Документация в системе социальных служб, учреждений и организаций

Документация в системе социальных служб — это совокупность как обяза­тельных, так и необязательных (в ряде случаев инициативных) документов, которые ведутся в различных социальных службах.

Происходящие в течение послед­него десятилетия значительные социально-экономические изменения в стране, а также быстрый прогресс техники обработки и хранения информации привели к масштабному внедрению систем автоматизированной обработки данных в сфере социальной защиты.

Для успешного функционирования учреждений социального обслуживания населения, исключения дублирования функций смежных ведомств (органов образования, здравоохранения, культуры и др.) серьез­но изменена и дополнена нормативно-правовая документация социальных учреждений:

1) основополагающим документом, определяющим тип социального учреждения, его цели, задачи, принципы и предмет деятельности, ведомственную принадлежность и подчиненность, закрепляющим имущественные отношения и определяющим источники финансирования, перечень социальных услуг, оказываемых населению, является Устав, который разрабатывается на основе Типового положения соответствующего вида учреждения, утверждаемого постановлением Правительства Российской Федерации;

2) перспективный план работы учреждения: на год, квартал, месяц — определяет содержание его деятельности, формы, методы, направления; требует тщательного анализа, исполнения, внесения при необходимости поправок; обеспечивает совершенст­вование деятельности учреждения;

3) коллективный договор между администрацией и коллективом — регламентирует правила внутреннего распорядка учреждения, трудовую дисциплину, меры социальной защищенности сотрудников, правила премирования и наказания сотрудников;

4) должностные инструкции — представляют собой четко обозначенные и закрепленные за каждым сотрудником функциональные обязанности, квалификационные требования, которые необходимо добросовестно исполнять; при их нарушении сотрудник подвергается наказанию вплоть до увольнения;

5) книга приказов — приказом директора учреждения оформляется любая деятельность, составляющая внутреннюю жизнь учреждения;

6) личные дела сотрудников — ведутся отделом кадров на каждого сотрудника по общепринятой форме делопроизводства;

7) учетная документация — в зависимости от вида учреждения (стационарное или нестационарное), объема оказываемых услуг документация может значительно отличаться.

Стационарное учреждение:

1) личное дело проживающих (детей, подростков, престарелых, инвалидов, лиц, оказавшихся в кризисной ситуации) — содержит все паспортные данные, причинно-следственные мотивы пребывания в учреждении, информацию о родственниках, паспорт или свидетельство о рождении (подлинник), другие сведения или необходимые документы. В личное дело включается приказ директора о зачислении на содержание и выписке из стационарного учреждения после окончания реабили­тационного процесса либо устранения причины, по поводу которой возникла необходимость помеще­ния в данное учреждение;

2) журнал приема граждан (или книга движения детей) — отражает сведения о принятых клиентах, причинах обращения, объемах и видах оказанных услуг, принятии на стаци­онарное обслуживание, движение внутри учреждения, выписки из учреждения, полученный результат реабилитации, рекомендации на будущее и другие сведения;

3) регистрационные журналы по направлениям реабилитационных процессов (в зависимости от типа и вида учреждения);

4) реабилитационные документы (карты) — отражают планы необходимых реабилитационных мероприятий, наблюдения в динамике, результативность принимаемых мер, качество и эффективность реабили­тации, другие сведения;

5) медицинская документация — ведется аналогично стационарным учреждениям органов образования, домов-интернатов и др. Включает в себя,- амбулаторную карту ребенка (форма 0-26); журнал диспансеризации; карту профилактических прививок (форма 0-63); журнал регистрации заболеваемости (форма 60-леч.); журнал осмотра на педикулез и чесотку; книгу санитарного состояния учреждения (форма 153); журнал бракеража сырых продуктов; журнал бракеража готовой продукции; журнал учета вита­минизации блюд; журнал анализа накопительных ведомостей (качества питания); журнал врачебного контроля за физическим воспитанием.

Нестационарное учреждение:

1) социальный паспорт района;

2) банк данных граждан, нуждающихся в социальной поддержке (по категориям);

3) журнал первичного приема граждан;

4) регистрационные журналы по направлениям реабилитационных

процессов (в зависимости от оказываемых учреждением социальны; услуг);

5) индивидуальные реабилитационные документы (карты);

6) некоторые другие документы в зависимости от профиля учреждения.

Отчетная документация:

1) отчетная Форма 1-СД «Терри­ториальные социальные службы» — ежегодно;

2) анализ деятельности по на­правлениям работы — ежемесячно, ежеквартально, по итогам года.