2015-05-15
649
2.1. Ведение в организации ВОИ документооборота.
Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Есть три основных потока документации:
| - | документы, поступающие из других организаций (входящие); |
| - | документы, отправляемые в другие организации (исходящие); |
| - | документы, создаваемые на предприятии и используемые в управленческом процессе (внутренние). |
2.2. Регистрация документов.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования. Поступающие документы регистрируются в день поступления или отправления, внутренние - в день подписания или утверждения.
Членам комиссий необходимо обращать внимание на наличие на зарегистрированных документах обязательный состав реквизитов:
| - | автора (корреспондента); |
| - | дату поступления; |
| - | названия документа; |
| - | даты написания документа; |
| - | резолюцию; |
| - | срок исполнения; |
| - | индекс; |
| - | отметку об исполнении; |
| - | номер дела. |
2.3. Номенклатура дел, формирование дел.
Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации в течении года, с указанием сроков их хранения. Заголовки дел должны быть краткими, четко сформулированными и полностью соответствовать смысловому содержанию документов. Не допускаются, например, такие заголовки как «Переписка по общим вопросам», «Разные документы» и т.п.
Формирование дел производится по следующим правилам:
| - | в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих документов; |
| - | вместе помещают документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; |
| - | в дело помещают только исполненные, правильно исполненные документы в соответствии с заголовком дел по номенклатуре; |
| - | каждое дело должно содержать не более 250 листов; |
| - | дело не должно содержать лишние экземпляры и черновики; |
| - | в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату; |
| - | все листы в деле должны быть пронумерованы и прошиты, в конце дела скреплены подписью и печатью. |
В номенклатуру дел включаются все документы, кроме технической документации и печатных изданий.
Номенклатура дел утверждается председателем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
При проверке дел, необходимо обращать внимание на наличие всех необходимых реквизитов.
Образец составления номенклатуры дел приведен в Приложении № 8.
