Ведение протоколов руководящих органов организации ВОИ

Ход заседаний конференции, собраний и выборных органов организаций ВОИ документируется с помощью протоколов. Протоколы оформляются с соответствующими реквизитами: наименование организации ВОИ, даты заседания, место заседания, заголовок текста, текст и подписей.

Текст заголовка протокола заседания пленума правления (пленум правления – это заседание правления при наличии кворума этого выборного органа) отличается от текста заголовка заседания президиума правления. Различие заключается в том, что правление организации ВОИ (Центральное правление ВОИ) формируется на очередной отчетно-выборной конференцией (на очередном съезде) на срок - до следующей отчетно-выборной конференции (до очередного съезда), то есть на 5 лет и в течении всего выборного срока практически остается неизменным.

Пленумы правления собираются не реже одного раза в год и от одной отчетно-выборной конференции до другой их должно быть не менее 5, поэтому в заголовке протоколов должен присутствовать номер заседания пленума соответствующего созыва.

В 2011 году во всех организациях ВОИ перед Y съездом ВОИ прошли пятые очередные конференции (собрания), на которых был сформирован 5-й состав правления организации (условно – пятый созыв).

Образец оформления протокола заседания пленума правления организации ВОИ приведен в Приложении № 9.

Образец оформления Постановления правления приведен в Приложении 10.

Для обеспечения работы руководящего органа организации ВОИ между заседаниями пленума правления, формируется президиум правления, в состав которого по должности входят председатель организации и его заместители и, избираемые на пленуме правления, члены правления, ответственные за конкретные направления работы организации ВОИ. Состав президиума правления в течении срока работы правления данного созыва может изменяться как в количественном отношении, так и в персональном.

Заседания президиума правления организации проводятся не менее одного раза в квартал. В период между пленумами их должно быть не менее 4, а в период между отчетно-выборными конференциями – не менее 20.

Необходимо помнить, что президиум правления - это форма работы правления организации в период между пленумами. Поэтому протоколы заседаний президиума правления организации оформляются от имени правления, но с присвоением порядкового номера, начиная с первого проведенного после отчетно-выборной конференции.

В протоколах необходимо указывать дату проведения президиума, численный состав президиума и перечислять присутствующих членов этого выборного органа.

Кроме того, текст протокола должен состоять из следующих частей:

Образец оформления протокола заседания президиума правления организации ВОИ приведен в Приложении № 11.

При проверке протоколов необходимо обращать внимание: все ли вопросы повестки дня были рассмотрены на заседании, не рассматривались ли второстепенные вопросы (вопросы с «голоса») не включенные в повестку дня, по всем ли обсуждаемым вопросам были приняты постановления или решения, кем подписаны протоколы.

Образец выписки из протоколов приведен в Приложении № 12.