Хранение документации

Документы организации ВОИ, имеющие историческое, социальное, экономическое, научное, культурное и политическое значение, составляют часть архивного фонда РФ, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

Организация обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов, образующихся в ее деятельности. До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных законодательством об Архивном фонде РФ и архивах, хранятся в организации.

За утрату и порчу документов Архивного фонда РФ ответственные лица организации несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Здесь необходимо проверять:

- назначены ли ответственные лица по делопроизводству;

- условия хранение документации: наличие шкафов, сейфов, доступности для посторонних лиц и т.п.

Исполнительская дисциплина.

Членам комиссии необходимо обращать внимание на постановку в организации ВОИ системы контроля, цель которой - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контролю подлежат все зарегистрированные документы.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания или поступления и устанавливаются председателем организации.

Для некоторых видов документов сроки исполнения устанавливаются актами высших органов государственной власти. Срок исполнения документа может быть изменен только лицом, установившим этот срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем не менее чем за три дня до истечения срока исполнения.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после документированного подтверждения исполнения. На документе проставляется отметка об исполнении и подпись лица, подтверждающего исполнение.

Особое внимание необходимо обращать при проверке работы правления организации с документацией по запросам ЦП и ЦКРК ВОИ, отчетности проверяемой организации перед ЦП ВОИ и государственными органами.