Расходы на компенсацию за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок

Часто происходят ситуации, когда сотрудник использует свой личный транспорт для служебных целей, а организация выплачивает компенсацию такому сотруднику.

Существует два подхода к оформлению отношений между работодателем и работником, при использовании последним личного автомобиля в служебных целях:

При первом варианте оформления отношений заключается договор аренды между организацией и сотрудником. Согласно ст 642 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа, арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное пользование. Такой договор, заключается в письменной форме независимо от его срока. К такому договору не применяются правила регистрации договоров аренды, предусмотренные п.2 ст.609 ГК РФ (ст.643 ГК РФ).

Арендатор в течении всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, в том числе производить текущий и капитальный ремонт. Кроме того, арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию. Арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, а также расходы, которые возникают с его эксплуатацией.

По второму варианту, выплачивается компенсация за использование личного транспорта. Обращаем Ваше внимание на то, что расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов сотрудников учитываются в пределах норм, установленных Правительством РФ..

Основание для выплаты является приказ руководителя организации, в котором предусмотрен размер компенсации. Для получения компенсации работник должен представить в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке. Компенсация выплачивается один раз в месяц. За время нахождения сотрудника в отпуске, командировке, на больничном, а также в других случаях, когда его личный автомобиль не используется, компенсация не выплачивается (письмо Минфина РФ от 21.07.1992 №57, «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных целей», от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140 и МНС РФ от 02.06.2004 №04-2-06/419, от 22.02.2007 № 20-12/016776).

Для целей бухгалтерского учета признаются расходы по обычным видам деятельности в сумме фактически произведенных затрат.

Для целей налогообложения согласно п.11, п.1 ст. 264 НК РФ в качестве прочих принимаются расходы на компенсацию, в пределах норм, установленных Правительством РФ. В настоящее время действуют нормы в редакции от от 30 декабря 2011 г. N 1199

Согласно абз.9 п.3 ст.217 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат в пределах норм, предусмотренных в соответствии с законодательством РФ, связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых отношений. Исходя из выше изложенного, не подлежат обложению НДФЛ сумма компенсации, выплачиваемая работникам за использование ими личных автомобилей, в пределах норм, установленных Правительством РФ. Все выплаты, произведенные свыше указанных норм, подлежат обложению НДФЛ в общеустановленном порядке.