Командировочные расходы

Трудовой Кодекс РФ статьей 166, 167 предусматривает гарантии и компенсации работникам при командировках. Согласно данной статье работники имеют право на возмещение расходов и получение иных компенсаций в связи со служебными командировками. Для целей бухгалтерского учета расходы на командировки, на основании пункта 5 и 7 ПБУ 10/99, признаются расходами по обычным видам деятельности в сумме фактически производственных затрат.

Командировка – поездка работника в другую местность, для выполнения работы вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя.

Не могут быть отправлены в командировку беременные женщины и работники моложе 18 лет.

Если период командировки включает выходные и праздничные дни, то другие дни отдыха по возвращении работника из командировки ему не предоставляется.

За рабочие дни в командировке работнику выплачивается средняя з/п

за все рабочие недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Для основания направления в командировку должен быть вызов, решение президиума или руководителя организации о направление в командировку. Без основания командировка не оформляется.

Перед тем, как направить работника в командировку, ему оформляется служебное задание.

На основании служебного задания составляется приказ о направлении работника в командировку.

На основании приказа выписывается командировочное удостоверение.

Все командировочные удостоверения регистрируются в журнале учета.

Работник, вернувшийся из командировки не позднее трех дней после возвращения должен составить авансовый отчет, и предоставить его в бухгалтерию.

Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а так же наличие всех оправдательных документов, подтверждающих расходы.

Для целей налогообложения расходами на командировку признаются в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией следующих видов затрат:

1. Проезд работников к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

2. Наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживания в барах и ресторанах, на обслуживание в номере, за пользованием рекреационно-оздоровительными объектами). Расходы на наем жилого помещения принимаются в полном объеме в размере документально подтвержденных фактических затрат.

При отсутствии документального подтверждения затрат по найму жилья в командировках компенсация указанных расходов в целях налогообложения не учитывается, так как расходы признаются обоснованными и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком (ст. 252 п.1 НК РФ).

3. Помимо расходов по проезду и по найму жилого помещения организация обязана возмещать командированному сотруднику дополнительные расходы, связанные с причиненными неудобствами проживания вне места постоянного жительства, то есть выплачивать так называемые суточные (ст 168 ТК РФ). Расходование суточных документально подтверждать не надо.

Размер суточных каждая организация устанавливает по своему усмотрению, и закрепляет выбранную величину в локальном нормативном акте (решение президиума, распоряжение руководителя, где основанием будет решение президиума). Суточные - возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные, нерабочие и праздничные дни, а так же за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (положение о командировках, утвержденных Постановлением Правительства РФ 13.10.08. № 749

Размер суточных, в пределах норм утвержденных правительством РФ, установлен - до 700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны, и 2 500 рублей - за пределами страны (выдаются в валюте и пересчитываются в рубли), которые не подлежат обложению НДФЛ.

Если организация установила размер суточных свыше этих сумм, то с превышения необходимо уплатить НДФЛ. Выплаты организацией суточных за командировку, длящуюся менее суток, облагают НДФЛ в полном объеме.

4. Оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов. В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ, в том случае, если паспорт не является служебным, расходы по его оформлению подлежат обложению налогом на доходы физических лиц.

5. Консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзиты автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Перечисленные в пп.12, п.1 ст. 264 НК РФ сборы и платежи касаются только командировочных расходов.

Размер возмещения затрат работника на наем жилого помещения при служебной командировке не лимитируются.

В случае не предоставления отчета об израсходованных подотчетных суммах и не возвращенных в кассу организации, остатки неиспользованных сумм авансов в установленные сроки, бухгалтер имеет право удержать из начисленной заработной платы данную задолженность в предусмотренном действующем законодательстве. Кроме того, необходимо помнить о включении таких сумм в облагаемый налогом доход работника.

Представительские расходы

Представительскими, считаются расходы организации по приему и обслуживанию представителей организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а так же участников прибывших на заседания организации.

Полный перечень представительских расходов, которые могут быть учтены при налогообложении «Прибыли», приведены в статье 264 НК РФ.

Затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а так же на оплату проживания участников, переговоров представительскими расходами не являются.

Для контроля за затратами по приему делегации, рекомендуется установить предельные размеры (нормативы) отдельных видов представительских расходов.

Нормативы и перечень лиц, ответственных за использование средств, утверждаются приказом руководителя.

После окончания приема, работник, ответственный за расходование средств на представительские расходы должен составить авансовый отчет по форме №АО-1.

К авансовому отчету прилагаются все первичные документы, подтверждающие расходы по приему делегации (чеки, товарные чеки, закупочные акты…)

Сумма представительских расходов, которая превышает этот норматив налогообложения, прибыль не уменьшает.

Сумма НДС по представительским расходам уменьшает налогооблагаемую прибыль, принимается к вычету (Только в тех случаях, если организация уплачивает НДС).

Пример: Н-ая организация» принимало делегацию. Для обеспечения приема делегации были оплачены расходы на проведение завтраков, обедов и ужинов на сумму 7 200 рублей, в том числе НДС.

Для оплаты представительских расходов Иванову был выдан аванс 15000 рублей.

Расходы актива на з\п работников в этом квартале составили 180 000 рублей, на представительские расходы можно направить не более 4% от этой суммы – 7 200 рублей.

Данную хозяйственную операцию в учете необходимо отразить проводками:

-	выданный аванс	Д71	К50	15 000
-	представительские расходы	Д26	К71	7 200
	Списаны затраты на представит.расходы			7 200

Комиссией организации составляется акт на списания представительских расходов, где указывается состав присутствующих со стороны организации и приглашенных.

Авансовые отчеты.

Комиссия проводит сплошную проверку авансовых отчетов и приложенных к ним документов путем сличения записей в накопительных ведомостях с авансовыми отчетами, утвержденными распорядителями кредитов.

В отдельных учреждениях допускается скрытое финансирование рабочих и служащих на личные нужды под видом выдачи авансов на хозяйственные и командировочные расходы. Комиссия выявляет, имеются ли командировочные удостоверения на командирование работника, указан ли ее срок, стоимость проезда, сумма на оплату суточных по действующим нормам, своевременно ли подотчетные лица предоставляют отчеты по авансам и сдают неизрасходованные остатки средств. Комиссия проверяет достоверность приложенных к авансовым отчетам документов и законность произведенных по ним платежей.

Необходимо выявить:

- определен ли руководителем организации круг лиц, которым предоставлено право получать деньги в подотчет;

- не выдаются ли подотчетным лицам авансы сверх установленных размеров или лицам, не отчитывающимся по ранее полученным суммам;

- не допускается ли оплата через подотчетных лиц расходов, которые могли быть оплачены непосредственно из кассы организации;

- имеются ли на авансовых отчетах отметки руководителей организации о целесообразности произведенных расходов;

- своевременно ли отражаются в учете расходы, произведенные из подотчетных сумм.