Тема: Заключение договоров покупки сырья

Объем аудиторных занятий: 8 часов

Объем СРС: 4 часа

Цель занятия: изучить документооборот, возникающий при взаимодействии с контрагентами.

По итогу занятий должны быть решены следующие задачи:

· определен объем и состав необходимых закупок;

· выбран поставщик;

· заключены договоры поставки сырья;

· составлены все сопутствующие документы (акт приемки-передачи, счета-фактуры, товарные накладные).

При осуществлении закупок необходимо следовать определенному плану. Первым шагом является определение состава и объема требуемых закупок. Определив свои потребности в закупках того или иного вида продукции, нужно обеспечить заключение сделки на максимально выгодных для фирмы условиях. Часто предприниматель идет по пути наименьшего сопротивления и закупает то, что ему необходимо, в одном и том же месте. Необходимо иметь в виду несколько поставщиков аналогичной продукции, чтобы была возможность закупать товар на максимально выгодных условиях.

Подбирать потенциальных поставщиков можно разными способами:

· при посещении торговых выставок;

· при использовании различных торговых справочников;

· при использовании различных рекламных журналов и газет;

· при использовании специальных каталогов;

· при встречах с торговыми представителями различных торговых фирм.

В результате можно составить список фирм, которые могут стать потенциальными поставщиками вашего предприятия. Подбирая оптимального поставщика, нужно учитывать объективные параметры фирм-поставщиков: их местонахождение, масштаб хозяйственной деятельности, деловую репутацию. Отобрав потенциальных поставщиков, нужно послать им свой коммерческий запрос с подробно изложенными в нем требованиями. Это позволит сравнить полученные ответы.

В запрос необходимо включить ряд обязательных пунктов:

· название и адрес вашей фирмы;

· подробное описание необходимых вам товаров и услуг;

· требуемое их количество;

· сроки поставки;

· место их доставки;

· вид упаковки;

· способ доставки;

· высылка необходимых чертежей или подробной спецификации.

Необходимо выяснить все самые мельчайшие подробности, чтобы исключить возможные ошибки и сомнения относительно той или иной фирмы-поставщика.

Принятие окончательного решения, связанного с выбором оптимального поставщика, зависит от множества факторов.

Оценка поставщика должна проводиться по нескольким важным для вашей фирмы факторам:

· качество продукции;

· цена;

· надежность поставок;

· качество обслуживания.

Окончательное решение следует принимать на основе самых важных для вашего бизнеса факторов.

Выбрав оптимального поставщика, нужно сделать ему заказ. В настоящее время заказы, как правило, оформляются письменно. Это позволяет четко зафиксировать права и обязанности каждой из сторон и избежать возникновения спорных вопросов, касающихся цены, спецификации, сроков и условий поставки продукции. Подписав договор, заказчик и поставщик будут твердо знать, что именно требуется, в каких количествах, когда и куда должен быть доставлен товар.

Текст заказа должен включать в себя определенные пункты:

· наименование, адрес и телефон вашего предприятия;

· наименование и адрес поставщика;

· дату отправления заказа;

· номер заказа;

· адрес доставки товаров;

· дата доставки товаров;

· требуемое количество товаров;

· максимально подробное описание необходимых товаров и услуг;

· условия закупки;

· согласованную цену.

Целесообразно иметь несколько экземпляров каждого заказа. Один экземпляр останется у поставщика, второй экземпляр потребуется для человека, сопровождающего товар, третий — останется у бухгалтера. Еще один экземпляр будет нужен кладовщику для приема товаров в строгом соответствии с заказом.

После доставки товара, необходимо проверить его и только после этого подписывать соответствующие документы о приемке товара и проводить окончательные расчеты с поставщиком.

На занятиях по данной теме каждая фирма параллельно со своей основной деятельностью выступает поставщиком сырья для других фирм. Каждой фирме дается 4 часа (т.е. два занятия) на заключение договоров покупки сырья. При этом в течение 4 часов две фирмы выступают покупателями требуемой для них продукции, а две оставшиеся выступают поставщиками этой продукции (то есть каждая фирма-поставщик может обеспечить поставки двух различных видов сырья – необходимых обеим фирмам-покупателям). Каждая из них может продать фирме-покупателю сырья 70% от его потребности (то есть 70% одного вида сырья и 70% другого вида сырья).

Каждая фирма-поставщик готовит коммерческое предложение, отталкиваясь при этом от информации о реальных поставщиках сырья и существующих ценах. Каждая фирма-покупатель составляет перечень условий, на которых она хотела бы сотрудничать, также отталкиваясь от информации о реальных поставщиках сырья и существующих ценах. На обзор реальных поставщиков и составление коммерческих предложений по сырью отводится 2 часа. Последующие два часа проходит рассылка коммерческих предложений, заключение договоров и оформление документов, сопровождающих оплату и поставку товара. Выбор поставщика должен основываться на его соответствии требованиям фирмы-покупателя. При заключении договоров поставки следует исходить из располагаемого объема собственных финансовых ресурсов, средств, полученных по кредиту и графика их притока и оттока. По итогу занятия фирмы заключают договоры на поставку годового объема требуемых ресурсов, но не единовременно, а по определенному графику, который они могут позволить исходя из объема располагаемых денежных средств. На следующих занятиях фирмы меняются ролями – теперь закупают необходимое для себя сырье фирмы, выступающие поставщиками на предыдущем занятии, а поставки им обеспечивают фирмы, выступающие покупателями на предыдущем занятии.

Каждой фирме по итогу занятия зачисляются на счет средства от продажи сырья. При этом зачисляют не стоимость проданного сырья, а сумму, полученную путем умножения доли, которой добилась данная фирма в продажах сырья, на ее квартальную выручку. Это связано с тем, что стоимость сырья необходимого различным фирмам может значительно различаться, и учет продаж от сырья, не имеющего отношения к основной деятельности фирмы, может значительно исказить итоговый показатель рентабельности.

На занятии с помощью правовой базы «Консультант» необходимо подготовить необходимые документы, сопровождающие отправку-приемку сырья (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, акты осмотра и приема продукции). Шаблон договора поставки приведен в приложении.

В рамках настоящего курса считается, что компания нуждается только в одном виде сырья (основном).