Документационные средства коммуникаций

Коммуникации занимают до 80% рабочего времени менеджера. При этом затраты времени на документационные средства составляют в среднем 25 процентов.

Документирование информационных процессов включает операции по фиксации и оформлению необходимой для осуществления управленческой деятельности информации на различных носителях и по установленным правилам. Документ представляет собой предусмотренную законом или административными правилами материальную фор"му получения, хранения, распространения и использования информации. За год в Украине создается около 200 млрд документов, причем в основном на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Документы готовятся для реализации следующих целей:

- обеспечение доказательств, заверение гарантий;

- фиксация информации для принятия и передачи решений;

- регистрация хозяйственных операций и управленческих распоря
жений;

- поддержка нормативной базы для решения и корректировки задач.
Юридическими основаниями для создания документов и работы с

ними являются Конституция Украины, Законы Украины, нормативно-правовые акты Президента, органов исполнительной власти, местного самоуправления.

Основаниями для создания внутрифирменных документов являются удостоверения действительности и содержания управленческих действий, передача, хранение, переписка с руководящими органами и осуществление оперативных связей.

В процессе коммуникации важным является соблюдение режима доступа к документам, под которым понимается предусмотренный правовыми нормами порядок получения, использования, рассмотрения и хранения документов. Обычно документация бывает с открытым доступом и ограниченным. К первой относятся следующие виды: статистическая, массовая, о решениях органов власти, правовая, о персонале, справочная и социологическая. Ко второй - секретная и конфиденциальная. В свою очередь секретная делится на секретную, совершенно секретную и документацию особой важности. Конфидециальная - это коммерческая тайна, профессиональная тайна, для служебного пользования, патенты и ноу-хау.

По зарубежной классификации всю документацию делят на три класса:

деловая, в которую включают биржевую, финансовую,
коммерческую, экономико-статистическую, распорядительную,
торгово-транспортную;

для использования специалистами - научно-техническая и

специальная, предпринимательства, права, информатики, компьютерной технологии;

- для массового потребления.

Каждый документ характеризуется наличием жизненного цикла, включающего проектирование, создание, функционирование, хранение и уничтожение; основанием классификации, основными элементами которой, являются элементы и реквизиты.

Юридическая сила документа - это возможность быть доказательством, подтвердить какой либо факт или право на что либо, тесную связь с подлинностью.

Основные требования к оформлению документов, определяющих их юридическую силу условно разделяют на две группы:

создание единого перечня документов, отражающего компетенцию
предприятия;

соблюдение порядка подготовки, оформления и утверждения вы
пуска документов.

При этом перечень форм документов составляется на основе нормативно-правовых актов, учредительных документов предприятия, действующих классификаторов в разрезе структурных подразделений и утверждения имеющими полномочия для этого.

Правила подготовки, утверждения и выпуска документов устанавливают необходимость наличия у каждого официального документа следующих пяти элементов, определяющих его юридическую силу:

указание автора документа;

наименование формы документа;

дата издания;

регистрационный номер;

- удостоверение подлинности происхождения документа (подпись,
утверждение, печать).

Документ, как правило, оформляется на бланке, который отвечает требованиям соответствующего стандарта, а также имеет установленный комплекс обязательных реквизитов со стабильным порядком их расположения.

Нарушения законодательства Украины о работе с документами влечет ответственность: дисциплинарную, гражданскую, правовую, административную и уголовную.

Уголовная ответственность существует при утрате документов, которые содержат государственную или военную тайну, при краже, повреждениях, подделке документов, а также за внесение недостоверной информации в документы должностными лицами.

Подлежит наказанию незаконный сбор с целью использования сведений, которые являются коммерческой тайной, умышленное разглашение коммерческой тайны, если этим нанесен значительный материальный ущерб.

Документы на машинном носителе информации приобретают юри-|р1ческую силу при наличии обязательных реквизитов: код и наименование организации, автора документа, почтового адреса, кода формы документа, даты создания документа, кода лица, ответственного за правильность создания документа, ответственного за правильность создания до-[сумента и подписанного сопроводительного письма.

Документы из межотраслевых систем документации создаются на основе формуляров-образцов, которые утверждены соответствующими стандартами. Формуляр-образец представляет собой единую модель построения комплекса документов, и устанавливающую совокупность реквизитов, присущих документам этого комплекса, расположенных в установленном порядке.

Требование к формуляру-образцу включают:

1.Утверждение форматов бумаги и вариантов расположения
составляющих документа.

2.Служебные поля: левое и верхнее - 20мм, правое и нижнее 10мм.

3.Элементы конструкционной сетки, которые создаются на

4. Размещение пересечении вертикальных линий (расстояние меж
ду двумя линиями - 2,6 мм) и горизонтальных (расстояние ана
логично - 4,25 мм), частей и зон - заголовочной, основной и
оформляющей.

5. Перечень и размещение реквизитов унифицированной формы
документа.

Организация работы с документами - это создание условий, которые обеспечивают хранение необходимой информации и снабжение ею потребителя в определенное время с минимизацией затрат и включает организацию рационального документооборота, создание информационно-поисковых систем по документам, контроль исполнения и подготовку документов для передачи в архив.

В зависимости от количества документов и организационной Структуры доля документов, которые рассматривает и подписывает менеджер информационной деятельности может колебаться от 10 до 100 Процентов. Решения по схеме и условиям документооборота фиксируется в виде табеля документов, графика документооборота, должностных инструкций и положений о подразделениях организации.