Обработка информации и документов

Обработку информации обычно ведут по двум направлениям: по заранее установленной форме с целью учета и отыскания нужных сведений и по содержанию информации обработкой данных и фактов, содержащихся в документах.

Обработка по заранее установленной форме включает следующие стадии: регистрация, проверка, введение в каталог и составление библиографического описания.

Все многообразие воспринятых сведений о реальном объекте в процессе информационной деятельности должно быть преобразовано в систему однородных сигналов, способных перерабатываться в мозгу чело-вычислительном органе компьютерной системы.

Преобразование сведений в сигналы (символы) называется кодификацией, а система символов представляет собой информационный язык управления. В современных компьютерных системах обработки информации, когда сочетаются различные типы приемных устройств и вычислителей, могут применяться несколько систем символов, что требует перевода с одного языка на другой. Технические средства, реализующие эту цель, называются трансляторами.

Переработка информации состоит в таком изменении ее содержания, которое тождественно изменению сведений об управляемом объекте в процессе его функционирования при достижении заданной цели. Чтобы обеспечить требуемую тождественность, необходимо знать законы протекания управляемых процессов и преобразовать эти законы в порядок действий по изменению содержания информации, а цель процесса - в целевую функцию переработки информации. Этот порядок называется алгоритмом моделирования, а его определение - формализацией процесса. Средством формализации служит специально разрабатываемый математический аппарат, позволяющий отражать материальные явления в форме взаимодействия и взаимосвязи символов.

Процедура переработки информации непосредственно связана с процедурой выбора решения, которая строится на сравнении получаемых результатов с заданными ограничениями. Ограничения представляют закодированные сведения о таких состояниях управляемого объекта, которые в реальности невозможны или недопустимы. По степени обработки и роли в информационном процессе информация подразделяется на первичную и производную, а последняя - в зависимости от назначения - на промежуточную, командную и отчетную. Сама по себе первичная информация представляет собой лишь отражение воспринимаемых свойств управляемого объекта и не может быть использована для целенаправленного воздействия на него.

Производной называется та информация, которая получена не прямым восприятием свойств объекта, а путем переработки первичной информации.

Промежуточная информация представляет собой ту часть производной информации, которая обработана по алгоритмам, но не может быть использована в качестве управленческих решений, а должна быть для этого обработана по другим алгоритмам.

Командная информация представляет собой управленческие решения, переведенные на язык, доступный пониманию исполнительного органа.

Отчетная информация не используется непосредственно в управлении, а передается на вышестоящий иерархический уровень управления для использования в качестве промежуточной.

По времени получения и периоду использования информация делится на оперативную, нормативную и регламентирующую.

Оперативная информация возникает как отражение состояния объекта или окружающей среды в определенный момент. Длительность мо-мента определяется характером регулируемого результата и способностью органа управления к оперативному действию.

Нормативная информация характеризует возможные результаты протекания процесса в определенный период, обусловленный целевой функцией, ограничительными условиями, величиной и состоянием различных ресурсов.

Регламентирующая информация устанавливает требуемые результаты протекания управляемого процесса, которые определяются содержанием управленческого решения. Эта информация имеет директивный характер.

В зависимости от возможности использования и ценности информация подразделяется на полезную, избыточную и ложную.

Полезная информация характеризуется достоверностью, полнотой, своевременностью и доступностью для обработки.

Избыточность информации вызывается или наличием сведений, не имеющих отношения к содержанию принимаемых решений, или объемом, недоступным для своевременной обработки органом управления.

Ложная информация возникает при неисправности технических средств, искажениях в процессе восприятия, передачи и перевода информации, ошибках при ее переработке. Особый случай, когда информация ложна из-за ее недостаточности.

Пространственная характеристика информационного процесса;складывается из координат всех мест ее получения, обработки, хранении и передачи, определенных структурой аппарата управления.

Временные характеристики информационных процедур определяются временем нахождения информации в каждом пункте ее обработки, периодичностью операций, скоростью перемещения информации по каналам связи, структурой цикла обработки.

Объемные показатели информации определяются ее массой, выраженной в соответствующих единицах измерения.

При обработке документов по,характеру содержания главной является их классификация, цель которой состоит в создании условий, облегчающих нахождение нужной информации в документах и выполнение задач, связанных с их хранением, отбором, размножением и т.д.