Сбор информации

Бесперебойная и планомерная работа любого предприятия предполагает наличие хорошо налаженной системы информации, которая в свою очередь предполагает планомерную информационная деятельность, включающую организованный сбор, обработку, хранение информации и обеспечение своевременности ее получения.

В зависимости от источников информация делится на две группы: о внутренней деятельности предприятия и о внешних факторах и событиях, касающихся видов деятельности предприятия.

Сбор информации включает следующий комплекс видов деятельности:

получение документов от кого-либо, составление, запрос и прием;

копирование документов в размере оригинала и в измененных
размерах;

размножение документов;

перевод документов с иностранных языков.

Прямое или косвенное отражение внутренней или внешней среды предприятия позволяет вручную или машинным путем фиксировать, а затем воспроизводить и использовать широкий круг информации, необходимой для управления предприятием. Под составлением документов понимается регистрация в них информации.

Составление документов считается одной из главных задач информационной деятельности. Поэтому знание различных средств и методов этой работы одинаково важно для организаторов, и для руководителей информационной деятельности.

В настоящее время признано, что наиболее целесообразно с помощью ПЭВМ регистрировать и хранить данные. Такой способ позволяет без дополнительных затрат живого труда вводить в компьютер, размножать и передавать зафиксированные данные.

В информационной деятельности все большее значение начинает приобретать видеоинформация особенно с появлением сканирующих уст-

йств. Ее достоинства определяются, с одной стороны, наглядностью, по-(асольку значительную часть сведений люди получают посредством зри-тепьного восприятия, а с другой, - эффективностью. Для документирования технологических процессов и технических приемов с успехом может применяться видеосъемка. Основу изображений на магнитной ленте составляют световые сигналы, поддающиеся хранению.

В свою очередь магнитная звукозапись восстанавливает информационный смысл слов и предложений, вытесняет стенографию, изменяет характер переписки, облегчает хранение документов и т.п. Получили рас-пространение наряду с магнитофонами и диктофоны с магнитными дисками, обеспечивающие весьма хорошее качество записи и воспроизведение звука и удобные в применении.

Копирование документов осуществляется преимущественно с ис-нользованием ксероксов.

Для целей сбора информации важное значение имеет качество перевода с иностранного языка. Использование неудачной, неправильной специальной терминологии, нарушение грамматических правил могут значительно исказить действительный смысл информации, содержащейся в переводах. При переводе специальных текстов, помимо знания ино-странного языка, необходимо достаточное знакомство с областью науки, к которой относится переводимая информация, и умение стилистически грамотно излагать текст перевода. Для обеспечения этих требований целесообразно организовывать технический контроль и рецензирование переводов. В процессе технического контроля следует сравнить текст перевода с оригиналом и исправить выявленные ошибки. В отдельных случаях требуется так называемый юридически заверенный перевод.

Сейчас достигнуты определенные результаты в области компьютерного перевода, который уже находит широкое распространение.