1.7. 1. Начало операционного дня
104. Перед началом операционного дня начальники (заместители) ЦОУ, ОПС обязаны:
1) вскрыть кладовые в соответствии с Инструкцией о ведении кассовых операций;
2) выдать на рабочие места:
· квитанционные тетради ф.1, ф.47, подписной полис (в автоматизированном – в случае отсутствия электроэнергии, технических неполадок и др.); в неавтоматизированном – с проставлением оттиска КПП на ф.1, реестре ф.10 (если она выдается в первый раз);
· именные вещи под расписку в журнале выдачи и приема именных вещей, шкатулок с предварительной проверкой оттиска ПШ на соответствие дате текущего дня с последующим контролем в течение операционного дня перевода часов на ПШ ежечасно (при наличии 8-колесного ПШ);
· шкатулки для хранения ценностей под расписку в журнале;
· наличные денежные средства под расписку в книге ф.55;
· обеспечить необходимым ассортиментом ГЗПО, филателистической продукции, конвертов, открыток, ТНП и др., эксплуатационными материалами и необходимой производственной документацией;
|
|
3) выдать для доставки по ф.23 заказные бандероли и мелкие пакеты.
105. До начала операционного дня работники операционных окон производственных объектов должны:
1) привести себя в порядок, переодеться в форменную одежду, прикрепить на одежду бейджи с указанием должности и Ф.И.О;
2) проверить готовность к работе компьютеров, кассовых аппаратов, почтового оборудования и т.д.
3) обеспечить порядок на рабочем месте;
4) получить квитанционные тетради, именные вещи и шкатулки в соответствии с пунктом 104.
106. В неавтоматизированных производственных объектах, кроме указанных в пункте 105, необходимо:
1) проверить наличие неиспользованных квитанций в соответствующих квитанционных тетрадях;
2) проставить оттиск ПШ с датой данного дня на копии первой выданной клиенту квитанции в ф.1 и ф.47. На последующих страницах квитанционных тетрадей, проставляются число и месяц от руки.
107. Работникам, предоставляющим услуги, выдается аванс ГЗПО, филателистической продукции, конвертов, открыток, ТНП и др. под расписку-обязательство для бесперебойного обеспечения предоставления услуг.
108. Расписка-обязательство хранится в кассе начальника производственного объекта как денежный документ и обновляется по мере необходимости.
109. Руководители структурных подразделений, начальники производственных объектов, (участков) и их заместители не реже одного раза в месяц проверяют наличие у работников авансов и своевременность их пополнения. О результатах проверки на обороте расписки-обязательства делается следующая отметка: «Проверено 25.05.05 г.» и ставится подпись.
|
|
1.7. 2. Окончание и подведение итогов операционного дня
110. В конце операционного дня работники операционных окон производственных объектов обязаны:
1) в квитанционных тетрадях ф.1, ф.47 на копии последней заполненной квитанции подвести итоги по видам почтовых отправлений с указанием количества и суммы и подтвердить запись подписью;
2) распечатать операционный дневник из ПК с итогами по всем видам;
3) составить кассовую справку ф. МС-42 в соответствии с Инструкцией о ведении кассовых операций;
4) сдать наличные деньги за принятые почтовые отправления начальнику или его заместителю;
5) передать на контроль извещения ф.22 на выданные почтовые отправления, которые ежедневно подбираются по возрастанию порядковых номеров;
6) подобрать и подшить входящие и исходящие накладные ф.16 и реестра ф.11, подвести итоги движения почтовых отправлений за операционный день. Итоги подводятся на последнем листе накладной ф.16, при отсутствии места итоги выводятся по ф.18 В производственных объектах, где ведется одна нумерация для всех регистрируемых почтовых отправлений, итоги подводятся по видам. Остатки выводятся в случае поступления (выдачи) регистрируемых почтовых отправлений;
7) сдать под расписку начальнику (заместителю) ЦОУ, ОПС именные вещи (предварительно очищенные), квитанционные тетради;
8) выключить электрооборудование и ПК, привести в порядок рабочее место и закрыть на ключ рабочий стол.
111. По окончании операционного дня начальники (заместители) ЦОУ, ОПС обязаны:
1) принять от работников под расписку квитанционные тетради, именные вещи, шкатулки, принятые почтовые отправления после отхода почты;
2) проверить правильность подведение итогов в ф.1, ф.47, кассовой справке ф. МС-42, правильность оформления производственной документации (реестров ф.10,ф. 11, накладной ф.16, извещений ф.22, книги ф.8 и ф.23);
3) проверить правильность подсчета и выведения по документам итогов принятых, полученных, выданных и отправленных почтовых отправлений и соответствия остатков по книгам и документам;
4) принять не доставленные заказные бандероли и мелкие пакеты в кладовую по ф.23;
5) факт проверки подтвердить подписью на всех документах и книгах ф.8 и ф.23;
6) занести данные с первичных документов в дневник ф.130 и заполнить ф.2а;
7) просмотреть книгу жалоб и предложений на наличие в ней записи;
8) заполнить журнал производственного контроля;
9) осмотреть рабочие места: приведены ли в порядок, не осталось ли на них почтовых отправлений и документов, а также не сданных на хранение шкатулок;
10) закрыть и опечатать кладовые в соответствии с Инструкцией о ведении кассовых операций.