2015-05-10
990
Поскольку Access обеспечивает хранение данных в табличном виде, необходимо сконструировать таблицу. С этой целью следует на вкладке главного меню «Создание» в группе «Таблицы» выбрать пункт «Конструктор таблиц».
Примечание: в общем случае, кроме создания новой таблицы самостоятельно, в режиме конструктора возможен вариант создания таблицы на основе шаблонов.
В результате выполнения указанных действий Access выводит на экран окно пустой таблицы в режиме конструктора (самостоятельного создания таблицы). После того как окно таблицы откроется, активизируется вкладка главного меню «Конструктор таблицы».
При определении полей таблицы для каждого поля необходимо ввести имя, тип данных и краткое описание.
Имя задается в столбце «Имя Поля», курсор должен быть расположен в первой позиции столбца; в имени поля не рекомендуется использовать пробелы. Переход к следующему столбцу – «Тип данных» – осуществляется клавишей Tab. При этом справа в столбце «Тип данных» обозначается кнопка со стрелкой вниз, наличие которой означает, что существует список выбора. Щелчок по данной кнопке открывает список возможных типов данных. Требуемое значение типа данных можно либо выбрать из списка, либо ввести непосредственно с клавиатуры, не прибегая к помощи списка. Основные типы данных приведены в табл. 1.
После выбора типа данных Access выведет свойства поля в левом нижнем углу окна таблицы в дополнительном окне Свойства поля. Это позволит установить свойства поля, набор которых различен в зависимости от выбранного типа данных, причем некоторые из них устанавливаются по умолчанию.
Столбец Описание содержит пояснительный текст для каждого из полей.
Таблица 1
| № п/п | Тип данных | Использование | Размер | Примечание |
| Текстовый | Алфавитно-цифровые данные | до 255 байт | Используется обычно для символьных данных | |
| Memo | Алфавитно-цифровые данные – предложения, абзацы, тексты | до 64000 байт | Используется только в тех случаях, когда размер текста > 255 байтов | |
| Числовой | Числовые данные | 1, 2, 4 или 8 байт | Точность значений данных зависит от значения свойства Размер поля | |
| Денежный | Данные о денежных суммах | 8 байт | Используется для хранения данных о денежных суммах | |
| Дата/время | Даты и время | 8 байт | Используется для хранения календарных дат или значений времени | |
| Счетчик | Уникальное целое, генерируемое Access при создании каждой новой записи | 4 байт | Разновидность числового типа, таблица не может содержать более одного поля данного типа | |
| Логический | Логические данные | 1 бит | Используется для хранения значений Истина или Ложь | |
| Объект OLE | Картинки, диаграммы и другие объекты из приложений Windows | до 1 гигабайт |
Для каждого поля могут быть заданы определенные свойства, зависящие от типа данных. К свойствам полей таблицы относятся следующие:
Размер поля – задает максимальный размер данных:
| для текстовых полей | от 1 до 255 символов (по умолчании – 50 символов) |
| для числовых – | |
| байт | целые числа от 0 до 255 (1 байт) |
| целое | целые числа от – 32768 до + 32767 (2 байта) |
| длинное целое | целые числа от – 2147483648 до + 2147483647 (4 байта) |
| с плавающей точкой | числа с точностью до 6 знаков от – 3,4 x 1038 до 3,4 x 1038 (4 байта) |
| с плавающей точкой | числа с точностью до 10 знаков от – 1,797 x 10308 до + 1,797 x 10308 (8 байт) |
Формат поля – задает формат представления данных при выводе на экран или печать.
Для типов данных Текстовый и Мемо может быть задан пользовательский формат, описание которого приведено в разделе справочной системы Access Форматирование текста.
Для типов данных Числовой, Денежный, Счетчик существует стандартный набор форматов:
| стандартный формат | устанавливается по умолчании (разделители и знаки валют отсутствуют, число тысяч десятичных знаков зависит от точности данных), |
| денежный | символы валют и два знака после запятой |
| фиксированный | один знак до запятой и два знака после |
| с разделителями тысяч | два знака после запятой и разделители тысяч |
| процентный | процент |
| экспоненциальный | экспоненциальный формат (например 1.05 x 103) |
Для типа данных Дата/Время существует следующий набор форматов поля:
| полный формат даты | устанавливается по умолчании, например, 30.10.96 10:30:10 РМ |
| длинный формат | Среда, 11 декабря 1996 г. |
| средний формат | 11 – дек – 96 |
| краткий формат | 11.11.96 |
| длинный формат времени | 05:30:10 РМ |
| средний формат времени | 05:30 РМ |
| краткий формат времени | 17:30 |
Для логического типа данных используется следующий набор форматов:
· Да/Нет – устанавливается по умолчании,
· Истина/Ложь, Вкл/Выкл
Формат поля – для большего удобства работы с данными можно создавать пользовательские форматы отображения информации. Пользовательские форматы создаются с помощью специальных символов, которые указывают на тип информации, отображаемой в поле.
Список специальных символов, используемых для создания пользовательского формата числового поля:
| «***» | отображает символы, заключенные в кавычки, не интерпретируя их как специальные символы |
| отображает цифру, если она была введена, в противном случае – ноль | |
| # | отображает цифру, если она была введена, в противном случае – ноль |
| . | отмечает местоположение десятичной точки |
| % | умножает значение поля на 100 и отображает результат и знак процента после него |
| , | вставляет разделитель тысяч |
| Е – или е- | отображает число в экспоненциальной форме, перед отрицательными порядками ставится знак минус, а перед положительными не ставится ничего |
| Е+ или е+ | отображается число в экспоненциальной форме, перед отрицательными порядками отображается знак минус, а перед положительными – знак плюс |
| - | отображается дефис как дефис |
| р. | отображает знак рубля |
| [цвет] | отображает число в цвете (Черный, Синий, Зеленый, Голубой, Красный, Розовый, Желтый, Белый) |
| * | заполняет поле символами, следующими за звездочкой |
Пользовательский формат числа включает четыре части, которые отделяются друг от друга точкой с запятой. Первая часть формата определяет способ отображения положительных чисел, вторая – способ отображения отрицательных чисел, третья – способ отображения нулей, четвертая – способ отображения незаполненных полей. По умолчанию все части используют первый формат.
Символы, используемые для создания пользовательского формата текстового поля:
| < | отображение всех букв строчными |
| > | отображение всех букв прописными |
| ! | выравнивание поля по левому краю (по умолчании – выравнивание по правому краю) |
| @ | отображение введенного символа или пробела |
| & | отображение введенного символа или оставление позиции пустой |
| [цвет] | отображение текста указанным цветом |
| * | заполнение поля символами, следующими за звездочкой |
Число десятичных знаков – для числового и денежного типов данных задает число знаков, выводимых после запятой. По умолчании устанавливается значение Авто, при котором для форматов Денежный, Фиксированный, С разделителем тысяч и Процентный выводятся два десятичных знака после запятой, а для формата Стандартный число выводимых знаков определяется текущей точностью числовых значений. Можно задать фиксированное число десятичных знаков от 0 до 15.
Маска ввода – для Текстового, Числового, Денежного типов данных, а так же для типов Дата/Время задается маска ввода, которую пользователь увидит при вводе данных в это поле (например, разделители (_/_ / _) для поля типа Дата).
Подпись поля – определяет описательное имя поля, которое Access выводит в элементах управления – подпись форм и в заголовках запросов, форм и отчетов.
Условие на значение – предоставляется возможность пользователю задать выражение, которое при вводе или редактировании значения этого поля всегда должно быть истинным. Выражение состоит из операторов сравнения и операндов (значений, используемых для сравнения). Если оператор сравнения отсутствует, Access использует оператор Равно. Символьные операнды заключаются в кавычки, например: «Россия» OR «Украина». Если в качестве операнда используется дата, то она заключается в символы номера «#», например: #15.01.97#. В качестве операторов сравнения используются:
| < (>) | меньше (больше) |
| <= (>=) | меньше или равно (больше или равно) |
| = (<>) | равно (не равно) |
| between | проверяет, что значение поля находится внутри заданного диапазона, верхняя и нижняя граница которого разделяются оператором AND, например: beetween 50 and 100; |
| in | проверяет на равенство любому значению из списка, т.е. операндом является список, заключенный в круглые скобки, например: in(«Москва»; «Вологда»); |
| like | проверяет соответствие текстового поля заданному шаблону символов, например: like «abc». |
В выражении можно использовать имена полей, заключенные в квадратные скобки, например: [Поле1]<=[Поле2].
Индексированное поле – задает индекс для полей типа Текстовый, Числовой, Денежный, Дата/Время и Счетчик в целях ускорения доступа к данным.
Каждая таблица в реляционной БД должна иметь первичный ключ. Для выбора первого поля первичного ключа таблицы следует «щелкнуть» по области маркировки, расположенной слева от имени поля в окне таблицы в режиме конструктора. При необходимости включить несколько полей в первичный ключ следует нажать клавишу Ctrl и, удерживая ее нажатой, «щелкнуть» по области маркировки необходимых полей.
После того как помечены все необходимые поля, требуется «щелкнуть» по кнопке «Ключевое поле», расположенной на вкладке «Конструктор» в группе «Сервис» главного меню. В подтверждение того, что ключ задан, Access выведет в области маркировки, слева от каждого указанного поля, символ ключа.
Созданное определение таблицы (структуру) необходимо сохранить. С этой целью необходимо выполнить команду «Сохранить». В появившемся в результате выполнения команды диалоговом окне Сохранение следует указать имя таблицы и «щелкнуть» по кнопке ОК.
Для ввода данных в таблицу следует щелкнуть по кнопке Режим на вкладке «Конструктор» (группа «Режимы») и выбрать «Режим таблицы», после чего произвести ввод данных.
