Улучшение процесса деятельности в офисе

Улучшение процесса – осуществляется путем картографирования процесса деятельности в офисе, представляя ее в виде потока материалов и информации. Картографирование выполняется, для того чтобы можно было понять и визуализировать:

- все информационные потоки;

- все материальные потоки;

- всю деятельность, которая добавляет и не добавляет ценность, а также потери;

Картографирование - это инструмент визуализации, коммуникации и управления, который позволяет:

- увидеть и понять весь процесс деятельности в офисе (подразделении) или всю систему бизнеса предприятия в целом;

- понять, как взаимодействуют информационные и материальные потоки;

- определить, какие улучшения необходимы.

Перед проведением картографии процессов, необходимо их правильно выбрать. При выборе процессов, требуется учитывать тот фактор, что регламентации и оптимизации подвергаются часто повторяющиеся процессы; этого не следует делать для разовых проектов, например, которые осуществляются реже 1 – 2-х раз в год.

Факторы, характеризующие значимость процесса при его выборе:

- продукт или услуга, получаемые в результате выполнения процесса, обладают большим удельным весом в работе предприятия или подразделения;

- процесс часто повторяется в течение года, месяца, дня;

- значения характеристик процесса (время, издержки, ресурсы) при повторном его выполнении существенно отличаются от предыдущих.

Описание процесса должно проводиться «сверху - вниз» - сначала процессы, которые происходят на верхнем уровне предприятия, после чего их детализируют на уровне подразделений.

Рассмотрим последовательность действий при картографировании процессов:

Описание текущего состояния бизнес-процесса

Для описания используются стикеры с символами, приведенными на Рис.29.

При проведении картографирования процесса (см. Рис.30а, 30б и 31) стикеры располагают на листе бумаги.

Слева друг под другом указывают участников процесса, т.е. те подразделения (отделы, службы, цеха и т.п.), которые задействованы в данном процессе

Стикеры с символами располагают горизонтально в хронологическом порядке процесса, сохраняя, таким образом, последовательность действия. Маркером на листе указывается направление действия.

	запасы, НЗП, ожидание
	контроль (потери времени)
	добавление ценности (реальная работа)
	передача, транспортировка (физическая и электронная)
	принятие решения
@	электронная почта
	Бумажный документ
	«Факсовый» документ

Рис.29 Обозначения, используемые при картографировании процесса

Каждый этап в процессе оценивается по его минимальной и максимальной продолжительности (оптимистический и пессимистический прогноз, например, ожидание подписи начальника цеха 5 мин. – 8 часов).

По ходу процесса, если возможно, идентифицируют потери стикерами красного цвета. На стикере отмечают вид потерь (например, звонок клиенту, формирование документа в Excel и т.п.).

Существует 3 больших вида потерь: узкие места процесса, циклы (например, для получения информации необходимо неоднократное напоминание), вариабельность ожидания, которые выявляются на этом этапе.

Примечание: Возможно оформление схемы описания процесса в файле Excel.

После описания процесса группой подводятся итоги полного времени исполнения процесса (LT) и времени добавления ценности (WT). Далее находят соотношение показателей – времени добавления ценности и времени прохождения (всего: включая потери и время добавления ценности) для того, чтобы получить показатель эффективности процесса.