Информационное обеспечение экономического анализа

Для эффективного управления предприятием необходимо иметь полную и правдивую информацию о ходе хозяйственных процессов и выполнения планов.

Учетная функция - важнейшая функция в системе управления, включающая систематический сбор и обобщение информационных данных для управления производством и контроля за ходом выполнения планов. Экономический анализ позволяет осмыслить такую информацию и использовать ее для оптимизации управления предприятием.

В обеспечении действенности предприятия определяющую роль играет состав, содержание и качество информации, используемой в экономическом анализе. Для анализа используется не только экономическая, но и техническая, технологическая и другие виды информации. Все источники информационных данных делятся на плановые, учетные и внеучетные.

К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (оперативные, текущие, прогнозные), а также нормативные материалы, сметы, проектные задания и т.п.

Источниками информации учетного характера являются все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.

Внеучетные источники информации включают документы, регулирующие хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к документальным. Внеучетными источниками являются:

1) законодательные документы федерального уровня. В частности: федеральные законы, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ.

2) приказы вышестоящих органов управления;

3) хозяйственно-правовые документы, созданные в процессе деятельности предприятия, и т.п.

Предприятие для производства продукции или услуг использует ресурсы – материальные и трудовые, услуги различных служб, здание и оборудование. Их необходимо финансировать, т.е. оплачивать. Информация о размерах этих ресурсов, способах и источниках их финансирования и достигнутых результатах необходима как управленческому персоналу предприятия для эффективной работы, так и «внешним» лицам для оценки деятельности предприятия. Бухгалтерский учет – это система, обеспечивающая такой информацией.

На рис.1.4 схематически показаны различные виды информации для лиц, интересующихся деятельностью предприятия. Как видно, информация может быть количественной и качественной. Количественная информация выражается в числах. Примерами качественной информации могут быть визуальные впечатления, разговоры, телевизионные программы и газетные сообщения.

Рис.1.4. Виды информации

Необходимая информация об источниках финансирования хозяйственной деятельности предприятия, а также результатах их использования может быть систематизирована следующим образом: оперативный учет, финансовый учет и управленческий учет.

Бухгалтерский учет в первую очередь представляет количественную информацию, выраженную в денежных единицах.

В системе управленческого учета подготавливается информация для руководителей внутри предприятия с целью помочь им принять правильные решения по руководству хозяйственной деятельностью предприятия.

Так как информация, подготовленная бухгалтерами-аналитиками, должна рассматриваться в свете ее конечного влияния на принятие решений, то необходимым условием для правильного восприятия управленческого учета является понимание процесса принятия решения. Процесс принятия решения или планирования состоит из пяти этапов:

1) определение целей и задач;

2. поиск альтернативных вариантов;

3) выбор оптимального курса действий из альтернативных вариантов;

4) осуществление принятия решения;

5) сравнение фактических и планируемых результатов и принятие мер в случае их расхождения.

В системе финансового учета подготавливается информации для внешних пользователей о финансовом положении предприятия на текущий момент времени.

Финансовая информация отражается в денежных измерителях, а управленческий учет характеризуют различные показатели – натуральные, трудовые, денежные.

Таким образом, по данным финансового учета определяются:

· себестоимость реализованной продукции;

· стоимость материальных запасов;

· прибыль (убытки) предприятия.

Результатами управленческого учета являются:

· учет накладных расходов;

· калькуляция себестоимости;

· анализ безубыточности;

· составление смет;

· контроль и анализ себестоимости по отклонениям.

Поиск альтернативных вариантов действий для достижения поставленных целей заключается в необходимости для управленческого персонала предприятия постоянно получать информацию о возможных положительных и отрицательных для предприятия тенденциях в развитии экономической обстановки. На практике принятие решений - это сравнительная оценка конкурирующих альтернативных способов действий и выбор варианта, который в наибольшей степени отвечает целям организации.

Выбранные решения являются отправной точкой для составления финансового плана, в котором концентрированно выражены намерения предприятия и ожидаемые результаты.

Сравнение фактических и планируемых результатов или оценка результатов будущей деятельности необходимы для того, чтобы изначальные намерения администрации предприятия были осуществлены.

Ежедневно для деятельности предприятия необходим значительный объем оперативной информации: о ежедневных затратах и результатах, задолженности заказчиков и поставщикам, сроках их уплаты и о сумме денег на счете в банке. Оперативная информация обеспечивает исходными данными финансовый и управленческий учет. Высший управленческий персонал пользуется краткими обзорами и другой информацией для выполнения своих управленческих обязанностей. Учетная информация, специально подготовленная в помощь менеджерам, называется управленческой учетной информацией. Она используется в процессе планирования, исполнения и контроля.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в отчетных документах и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на выполнение плана.

Традиционно источником информации для проведения финансового анализа являются стандартные формы бухгалтерской отчетности.

Бухгалтерский баланс – это отчетный документ, представляющий собой перечень ресурсов предприятия (активы) и источников их возникновения (пассивы). Информационные данные предоставляются в стоимостной оценке на конкретную отчетную дату.

Бухгалтерский учет является главным источником информации при анализе хозяйственной деятельности. Без данных бухгалтерского учета и содержания отчетности трудно подобрать для анализа необходимые материалы. Чтобы обеспечить анализ качественной информации, сделать ее более оперативной, точной и в необходимой степени детализированной, доступной и понятной, вся система бухгалтерского учета постоянно совершенствуется.

Основной целью бухгалтерского учета считается постоянное отражение в учете всех хозяйственных операций конкретного предприятия и выдача в определенные периоды необходимой информации пользователям. Завершающим этапом бухучета за отчетный период является составление ряда отчетов, формирующих отчетность предприятия.

Данные баланса дают представление о имущественном состоянии хозяйствующего субъекта. По данным баланса определяют, сумеет ли организация в ближайшее время выполнить свои обязательства перед акционерами, инвесторами, кредиторами, покупателями, или ей угрожают финансовые затруднения. На основании баланса определяют конечный финансовый результат, который отражается в виде чистой прибыли или убытка в пассиве баланса, он позволяет судить о способности управленческого персонала сохранить и приумножить вверенные ему материальные и денежные ресурсы.

На основе бухгалтерского баланса строится оперативное финансовое планирование любой организации, осуществляется контроль за движением денежных потоков. Данные бухгалтерского баланса используются не только налоговыми службами, кредитными учреждениями, но и органами государственного управления (Госкомимуществом), так как баланс служит материалом для изучения современной экономической жизни.

Данные финансового учета предназначается для управленческого персонала и внешних пользователей, включая акционеров, банкиров и других кредиторов, государственных организаций и т.п. Владельцы акций, вложившие капитал, должны иметь информацию о состоянии дел предприятии. Та же информация может заинтересовать и предполагаемых покупателей акций. Если предприятие захочет взять ссуду, банк потребует информацию о ее платежеспособности.

Финансовая отчетность служит основным источником информации о деятельности организации, как для руководства самой организации, так и для сторонних пользователей. На основе полученных данных финансовой отчетности осуществляется финансовый, технико-экономический анализ и принимаются управленческие решения.

Финансовые отчеты по своему назначению являются источником информации, поэтому они должны быть составлены по формам и в единицах, обеспечивающих возможность сравнения с показателями других организаций или той же организации за определенный период. Для всех организаций действуют единые формы бухгалтерской отчетности, эти формы и правила их заполнения утверждаются законодательно. Отчетным формам присуща как логическая, так и информационная взаимосвязь. В совокупности отчетные формы полностью с разных сторон отражают деятельность организации и финансовые результаты за отчетный период.

Финансовая отчетность - это единая система данных об имущественном и финансовом положении организации и о финансовых результатах ее деятельности за отчетный период (месяц, квартал, год). Бухгалтерская финансовая отчетность составляется по данным бухгалтерского учета нарастающим итогом с начала отчетного года.

Годоваяфинансовая отчетность организации (за исключением бюджетных) включает следующие документы:

• форма № 1 "Бухгалтерский баланс";

• форма № 2 "Отчет о прибылях и убытках»;

• форма № 3 "Отчет о движении капитала";

• форма № 4 "Отчет о движении денежных средств»;

• форма № 5 "Приложение к бухгалтерскому балансу";

• пояснительная записка;

• аудиторское заключение, подтверждающее достоверность финансовой отчетности организации, если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту.

Периодическаябухгалтерская отчетность состоит из бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и убытках, если иное не установлено законодательством или учредителями предприятия.