Унификация и стандартизация в делопроизводстве

Унификация документов – установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Цели унификации документов:

• сокращение количества применяемых документов;

• типизация их форм;

• повышение качества;

• снижение трудоемкости их составления и обработки;

• достижение информационной совместимости различных систем документации;

• более эффективное использование вычислительной техники.

Стандартизация документов – форма юридического закрепления проведенной унификации.

Объекты унификации и стандартизации в управленческой деятельности:

• термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией;

• организационные структуры организаций, учреждений, предприятий;

• классификаторы управленческих функций;

• управленческая документация.

Унифицированная форма документа; УФД: совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Категории УФД:

• общероссийский;

• отраслевые (ведомственные);

• организации.

Классификация объектов осуществляется параллельно с унификацией их форм.

Национальные стандарты, входящие в систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД), нормативно упорядочивают информационные процессы, обеспечивающие доступ к информационным фондам.

В серию стандартов «Информационная технология» входит ГОСТ Р 52292 – 2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения», в котором закреплена терминология электронного обмена информацией.

Результатом классификации, унификации, стандартизации является создание:

· Номенклатуры дел предприятия, которая исполняет роль классификатора документов предприятия;

· Табеля форм документов и альбома форм (образцов) документов предприятия;

· Инструкции по делопроизводству