Процесс и система контроля управления

Контроль – процесс, обеспечивающий эффективное достижение целей организации.
В функцию контроля входят:

• учет (сбор, обработка) и анализ информации о фактических результатах деятельности всех подразделений организации;
• сравнение результатов с плановыми показателями;
• выявление отклонений и анализ их причин;
• разработка мероприятий для достижения поставленных целей.

Место и значение контроля определяется тем, что он является способом организации обратных связей, благодаря которым орган управления получает информацию о ходе выполнения его решения.

Существует 2 типа контроля:

• Стратегический (управленческий) – направлен на решение стратегических задач и тесно связан со стратегическим планированием и управлением.
• Тактический (административный) – призван систематически следить за обеспечением выполнения текущих задач, программ и планов.

В организации выделяют предварительный, текущий, заключительный контроль.

В “Энциклопедии современного управления” Р. Фалмер выделяет следующие формы контроля:

• производственный контроль;
• управление запасами;
• контроль качества;
• финансовый.

В литературе существует ряд других подходов к выделению форм контроля, н-р:

• контроль финансовых ресурсов;
• контроль материальных ресурсов;
• контроль человеческих ресурсов;
• контроль информационных ресурсов.

И.Н. Герчикова в книге “Менеджмент” классифицирует контроль как:

• финансовый;
• качества продукции;
• ценообразования;
• административный (текущий).

Наряду с выше указанными типами контроля Ю.В. Кузнецов и В.И. Подлесных выделяют следующие формы контроля:

• финансовый;
• производственный;
• маркетинговый;
• контроль качества.

1. Финансовый контроль

Осуществляется на основе получения от каждого подразделения финансовой отчетности по стандартным формам.
Этот контроль охватывает все аспекты жизнедеятельности организации (маркетинг, производство и само управление). Он включает в себя: бюджеты, анализ рентабельности, анализ относительных показателей, отдачу инвестиций.

2. Производственный контроль включает в себя 6 функций:

• последовательность операций;
• загрузка, т.е. распределение работ;
• производственные графики, определяющие время, когда должна производиться каждая операция;
• предварительная оценка стоимости выполнения работ;
• диспетчирование - процесс текущего упорядочивания работы;
• отправка - завершающая деятельность, в которой проверяется, выполнены ли планы.

3. Маркетинговый контроль базируется на:

• анализе возможностей сбыта;
• анализе доли рынка;
• анализе соотношения между затратами на маркетинг и сбытом;
• наблюдении за отношением клиентов.

4. Контроль качества
Включая новизну, технический уровень, отсутствие дефектов при использовании, надежность в эксплуатации, является одним из важнейших средств конкурентной борьбы, завоевания и удержания позиций на рынке.

Процесс контроля, где бы он ни осуществлялся, может быть сведен к трем этапам:

• Установление стандартов (норм), т.е. конкретных, поддающихся измерению, целей, имеющих временные границы. Для управления нужны стандарты в форме показателей результативности объекта управления всех его ключевых областей, которые определяются при планировании.
• Сопоставление со стандартами реальных результатов. На этом этапе сравнение показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. В соответствии в принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.
• Измерение результатов (корректирование). Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринять.

Контроль, как управленческая деятельность, должен отвечать таким требованиям:

• быть всеобъемлющим, каждый менеджер должен осуществлять контроль как неотъемлимую часть своих должностных обязанностей, даже если это ему не поручили);
• ориентироваться на конечные результаты, в этом контексте контроль рассматривается как средство достижения целей;
• должен носить непрерывный и регулярный характер;
• быть гибким, т.е. не мешать выполнению основной работы;
• отвечать содержанию тех работ, которые контролируются, проверять не только количество и срок, но и качество работы;
• быть понятным для тех, кого контролируют и проверяют;
• быть своевременным, чтобы иметь возможность вмешательства в корректирование происходящих процессов;
• обеспечить проверяющих полной, необходимой понятной и лаконичной информацией;
• быть экономным, т.е. затраты на его проведение не могут быть больше, чем результаты, которые достигнуты в процессе контроля;
• должен быть действенным, т.е. не ограничиваться выявлением фактического состояния объекта, но и сопровождаться соответствующими решениями.

В соответствии с этими требованиями, получила развитие система контроля - “контроллинг”.

Контроллинг – совокупность методов оперативного и стратегического менеджмента, учета, планирования, анализа, контроля на качественно новом этапе развития рынка; единая система, которая направлена на достижение стратегических целей фирмы.

Суть этой системы как маркетинга заключается в умении мыслить с позиции клиента. Контроллинг как целостная система ориентирован на выявление всех шансов и рисков организации как внешнего, так и внутреннего характера, которые связаны с достижением стратегической цели.

Системы контроля

Контроль и проверка выполнения работ по стратегическим планам и программам включает разработку взаимосвязанных систем контроля на предприятиях, которые включают в себя такие подсистемы контроля:

• по технологическим процессам;
• по качеству продукции и работы;
• по соответствию с действующим законодательством, регулирующим деятельность предприятия;
• по выполнению отдельных заданий, этапов, направлений и стратегических программ и планов в целом;
• по выполнению решений, указаний, приказов, распоряжений высшего руководства предприятия;
• по соответствию с установленными финансовыми и экономическими параметрами функционирования предприятия.

На предприятиях используют различные системы контроля, отличающиеся по целям, задачам, объектам, методам и формам контроля.

Классификация действующих на предприятиях систем контроля выполнения

Опыт предприятий, умеющих хорошо организовать информационное обслуживание аппарата управления, показывает, что много проблем решается одновременно с использованием и разработкой информационно-управленческих систем (ИУС) разного типа.
ИУС дает возможность:

Мотивация деятельности

Социально-психологические методы

Научные подходы в управлении организациями в менеджменте

Управление конфликтами и стрессами

Организация как большая открытая система

Вернуться в оглавление: Менеджмент