2015-05-27
787
Требования к ведению делопроизводства. Документы организационного характера (штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция работника).
ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИОННО – РАСПОРЯЛИТЕЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ
Организационно – распорядительная документация (ОРД) - это документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда.
ОРД - одна из подсистем управленческой документации. С ее помощью документируются действия организации и предприятий при выполнении всех управленческих функций на любом уровне управления и во всех отраслях.
Так как понятие «управленческая деятельность» весьма многогранно, то для документальной фиксации ее различных сторон используются различные виды документов. Это позволяет выделить в ОРД следующие группы документов:
–организационные (штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении организаций, должностная инструкция и др.);
–распорядительные (приказ, распоряжение, указание и др.);
–справочно-информационные (акт докладная записка, объяснительная записка, справка, сводка и др.).
В системе ОРД важное место занимает распорядительная документация. Это совокупность распорядительных документов, издаваемых коллегиальными органами управления, а также руководителями государственных и негосударственных организаций в целях реализации возложенных на них функций. В них в юридически значимой форме фиксируются основные управленческие решения. Единые требования к составлению и оформлению ОРД независимо от иерархической субординации и ведомственной специфики организаций достигаются применением единообразия на общегосударственном уровне. Эти требования реализуются через унификацию содержания и форм применяемых документов, информационных элементов (реквизитов), а также нормативное закрепление результатов унификации в процессе стандартизации. Стандартизация терминологий, применяемая в системе организационно - распорядительной документации, обеспечивает четкое и однозначное определение каждого термина.
Результатом проведения работ по унификации и стандартизации ОРД явилась разработка унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). В состав системы входят:
Ø СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
Ø Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-2004,утвержденные приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16 сентября 2005 г. № 4 I;
Ø классификатор унифицированных форм ОРД, являющийся разделом Общегосударственного классификатора Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы»;
Ø пояснительная записка по применению классификатора унифицированных форм ОРД;
Ø альбом унифицированных форм документов, разработанный Э.Н. Давыдовой. П.Л. Левчик. А.Е. Рыбаковым, A.C. Тереховым - 4-е изд.. перераб. - Минск: Бел НИИ ДА Д. 2006. разделенных по подсистемам в соответствии с решаемыми задачами.
Целью разработки и совершенствования УСОРД являемся обеспечение управления оптимальной информацией, повышение оперативности принятия управленческих решений. Основной принцип, заложенный в УСОРД,заключаетсяв постановке ряда типовых задач управления, которые выполняются с применением определенной цепочки унифицированных форм документов, построенных на базе единого формуляра. Первый документ цепочки содержит, как правило, исходную информацию, последний - формулировку управленческого решения.
Унифицированные формы, применяемые для работы с кадровой документацией систематизированы по следующим подсистемам:
Ø оперативно-информационному регулированию деятельности организации: приему на работу:
Ø оформлению изменений трудовых отношений; увольнению с работы;
Ø предоставлению отпусков и отзыву из отпуска; оформлению поощрений; оформлению дисциплинарных взысканий; оформлению командировок.
При разработкеУСОРД значительно сокращено число видов применяемых документов. В состав унифицированных форм документов сходят: акт, график, докладная и объяснительная записки,должностная инструкция, заявление, положение, представление, правила, письмо-запрос, протокол, приказ, штатное расписание, решение, уведомление, устав.
Унифицированные формы позволяют обрабатывать документы средствами вычислительной техники и использовать их в автоматизированных системах документационного обеспечения управления. Это достигается кодированием информации, содержащейся в документе. Поэтомудля функционирования форм ОРД разработан классификатор унифицированных форм ОРД, который является составной частью системы.
Комплектность подхода к унификации документов, включенных в УСОРД, выражается в том, что в пределах отдельных форм реквизиты располагаются в порядке соответствующем последовательности их оформления и обработки. При этом учитываются и способы оформления реквизитов. Некоторые из них оформляются вручную, другие - с помощью технических средств, третьи - с помощью механических приспособлений (штемпелей, печатей). Поэтому реквизиты, оформляемые одним способом, располагают рядом, чтобы упростить процесс их обработки.
УСОРД обеспечивает большую достоверность информации. Формы отдельных документов разработаны таким образом, чтобы информация, имеющая правовое значение, соответствовала требованиям, которые предъявляются к ней существующим законодательством, чтобы документы содержали все необходимые реквизиты.
Таким образом, УСОРД определяет пути совершенствования форм и содержания организационно - распорядительных документов,дает возможность обрабатывать их средствами вычислительной техники, регламентирует употребление формдокументов в зависимости от задач управления.
