Информационные и справочные документы: их характеристика, правила оформления. Ведение документации на клиента

Правила составления и оформления значительной части управленческих документов установлены и закреплены еще с 1970-х гг. в процессе проведения их унификации. В последующие годы было принято несколько поправок и новых редакций государственных стандартов. Документы подразделяют на три группы: организационные, распорядительные и информационно-справочные. К числу последних относят, прежде всего, письма, телеграммы, телефонограммы, а также докладные и объяснительные записки, справки, акты. Объединение в одну группу столь разных видов документов возможно по признаку их основного назначения – эти документы предназначены для фиксации какой-либо информации и ее передачи (пересылки) должностному лицу или организации. Нет организации (учреждения или предприятия), в котором не применялись бы эти документы.

Оформление различных информационно-справочных документов имеет много общего. Письма, докладные записки, справки, направляемые за пределы организации (например, в органы власти, в вышестоящие инстанции и др.), готовят исполнители по заданию руководителя. Оформляются эти документы на бланках, подписывают их руководители организации (или их заместители). Докладные и объяснительные записки, справки, которые используются в пределах одной организации, оформляются на обычном листе бумаги. В этом случае они могут быть даже рукописными; подписывают их либо сами исполнители (составители), либо руководители структурных подразделений. Но состав реквизитов, порядок расположения и правила оформления унифицированы, закреплены в ГОСТ Р 6.30-97 и являются едиными для всех документов.

Ведение документации на клиента — одна из основных форм организации деятельности социального работника, способ анализа состояния клиента и его проблем, процесса обслуживания. Ведение документации способствует появлению новых мыслей и идей, а значит, и совершенствованию деятельности, осуществляемой по отношению к клиенту или от его имени. Как знаковое выражение тех мер и действий, которые специалист должен вполне осознанно предпринимать для оказания эффективной индивидуальной помощи, процесс ведения документации (документирование) противопоставляется стихии неупорядоченных действий, проявлению спонтанности и некомпетентности в работе.

Однако анализ практики красноречиво свидетельствует о том, что специалисты, слабо владеющие методами социальной работы, не ведут никакой документации на клиентов. Не требуют от своих подчиненных ведения документации и многие руководители социальных служб. Исключение составляют записи на прием в общей книге регистрации, где фиксируются звонки и обращения тех, кто нуждается в помощи и кому еще только предстоит встреча с социальным работником. Некоторые специалисты считают вполне достаточным для себя произвольное «стенографирование» той информации, которую сообщает о себе посетитель во время приема или которую сам социальный работник суммирует в форме коротких заметок о встрече после ее окончания, так сказать, для личного пользования. Для определения того, что за человек побывал на приеме, в чем его проблема и как примерно ему можно помочь, этого, конечно, достаточно. Однако для рациональной организации и постоянного анализа предпринимаемых мер нужен другой подход, ибо фиксация информации в данной форме выполняет роль скорее «узелка на память», чем подспорья в работе, способствующего доведению дела до логического конца,

Какую роль для организации и проведения работы по оказанию помощи играет документация?

1. Документация является своеобразной «памяткой», «напоминанием» о клиенте, его проблемах, тех целях, которые социальный работник вместе с клиентом поставил для их разрешения. Письменно зафиксированные сведения служат стимулами в схеме стимул — реакция. Они становятся символами — носителями бессознательных побуждений к действию, выполняют роль сигналов в стремлении обеих сторон довести дело до конца.

2. Всесторонняя и тщательно подобранная документация может оказаться аргументом и доказательством того, что именно было проделано за определенные промежутки времени для решения проблем, насколько удалось или не удалось продвинуться в этом деле и почему и что еще необходимо сделать.

3. Документация фиксирует и определенные результаты, изменения, вносимые в планы действий, задачи обслуживания, а значит, выступает в роли отчетного документа.

4. При необходимости, если осуществляется контроль и инспектирование деятельности центров со стороны вышестоящих органов, документирование становится доказательством компетентности и добросовестного отношения к делу социального работника как специалиста.

5. В сложной системе социального обслуживания документации - способствует повышению квалификации социального работника. Запечатленная в «деле» клиента с помощью носителей естественного языка и определенных знаковых систем типа «форм», «карточек», «генограмм» и пр., информация выражает степень включенности социального работника в процесс деятельности по обслуживанию клиента, осознания им ее содержания, смысла, чувственной ткани, операциональной основы, а значит, степени сформированности индивидуального профессионального опыта.

6. В функциональном плане значение словесно выраженного действия выступает как единение общения и обобщения, коммуникативных и интеллектуально-предметных, идеальных и практических форм деятельности. Так, в процессе письменной фиксации социальный работник как бы заново анализирует и переживает состояние клиента, моменты непосредственного общения с ним, у него появляются новые соображения, позволяющие совершенствовать приемы и подходы, укрепляется критический стиль мышления.

Когда речь идет о той роли, которую документирование выполняет в процессе оказания непосредственной помощи клиенту, оно связывается, безусловно, не только с субъективным, но и с объективным целеполаганием и решает следующие его задачи:

1) накопление достоверной информации о клиенте, его проблемах, способах и методах работы с ним, остальными субъектами социальной помощи;

2) фиксация процесса оказания помощи, направленная на повышение его эффективности;

3) укрепление междисциплинарного сотрудничества, координации усилий разных специалистов, ведомств, институтов:

4) передача зафиксированной и закодированной информации о состоянии проблем клиента на все уровни управления и исполнения;

5) обобщение тех или иных методов, адаптация к идее инновационной деятельности;

6) развитие символической функции социальной деятельности, с помощью которой кодируются такие ее значения, как объективное содержание, нормы, методы, способы воздействия на других участников взаимодействия (использование схем, графиков, компьютерных программ, схематического перспективного планирования и пр.), информационных и деятельностных моделей обслуживания:

7) систематизация информации о формах и видах помощи, обеспечивающая доступ к ней каждому нуждающемуся;

8) типизация категорий клиентов и условий их обслуживания для банков данных информационных служб.

59. Социальная работа и СМИ: область соприкосновения.

Как известно, средства массовой информации (СМИ) неофициально являются четвертой ветвью власти наряду с законодательной, исполнительной и судебной ветвями. Газеты, телевидение и радиостанции обладают огромным информационным потенциалом, который при эффективном использовании превращается в средство воздействия на сознание, мировоззрение и миропонимание самых разных категорий населения.

Целью информационной политики органов и учреждений социальной защиты населения является обеспечение информационной открытости их деятельности для общественности и установление обратной связи с потребителями информации, касающейся деятельности органов по социальным вопросам

Взаимодействие средств массовой информации с институтом социальной работы происходит по нескольким направлениям.

1) СМИ отражают процессы, состояния и ситуации, происходящие в обществе.

2) Выполняют интеграционную роль, помогая адаптироваться нуждающимся социальным группам, поддерживая стабильность социума, сглаживая внутренние противоречия.

3) Содействуют формированию общественного мнения и гражданских инициатив.

4) СМИ обеспечивают публичность политики и осуществляют социальный контроль в обществе, который проявляется в мониторинге и анализе законодательных мер, оценке деятельности административных структур и организаций социального профиля, патронаже конкретных человеческих судеб в ходе решения их проблем на разных уровнях.

5) СМИ актуализируют социальные проблемы в сознании аудитории и, придавая социальной проблеме персонифицированный, личностный характер, создают чувство сопричастности.

6) СМИ становятся инициаторами акций по оказанию социальной помощи нуждающимся. Они помогают мобилизовать средства от благотворителей, обеспечивают общественный контроль, содействуют рекламе благотворительности как социально значимой ценности.

7) СМИ участвуют в профилактике негативных социальных явлений.

8) СМИ могут выступать в качестве субъектов социальной, координационной, юридической, психологической помощи.

Восстановление общественных связей в данный момент становится актуальной проблемой общества, а, значит, большое значение приобретают новые методы, помощью которых пользуются общество и социальные институты, стремясь обеспечить личностное равновесие.

К таким методам относится социальная реклама, поскольку помимо информационной функции, она имеет адаптивную и воспитательную функции. К тому же эмоциональная насыщенность позволяет быстро и корректно включать индивида в систему социальных отношений и связей, так что нет ничего удивительного в том, что роль социальной рекламы в вопросе формирования механизмов социальной защиты за последнее время значительно возросла.

Социальная реклама – это особый вид распространяемой некоммерческой информации, направленной на достижение государством или органами исполнительной власти определенных социальных целей. Основным источником появления социальной рекламы является современная общественная жизнь, которая изобилует конфликтными ситуациями и противостоянием на уровне социальных групп и поэтому остро нуждается в созидательных стимулах и процессах

Социальная реклама представляет общественные и государственные интересы и направлена на достижение благотворительных целей.

Цель социальной рекламы – изменить отношение общественности к какой-либо социальной проблеме.