double arrow

Составление и оформление информационно-справочных документов

Ключевые понятия

¾ Служебные письма.

¾ Протоколы.

¾ Докладные и объяснительные записки.

¾ Акты.

¾ Справки.

Теория

Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Реквизитами докладной записки являются: наименование подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер (если в организации ведется регистрация внутренних документов), адресат, заголовок к тексту (если текст документа имеет более 4–5 строк), текст, подпись, визы.

Объяснительная записка – 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) представляемое вышестоящему должностному лицу сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие.

Объяснительные записки составляются в случае нарушения работником правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины (опоздание на работу, прогул, отсутствие на рабочем месте и др.).

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения (обычно он присутствует на законодательно установленных формах актов).

Протокол заседания (совещания) – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решения на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний.

Протокол имеет следующие реквизиты:

¾ вид документа – ПРОТОКОЛ

¾ вид заседания (совещания)

¾ место проведения заседания (совещания)

¾ дата протокола

¾ номер протокола

¾ подпись

Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой.

По характеру информации письма имеют много разновидностей:

¾ сопроводительное письмо;

¾ письмо-просьба;

¾ письмо-запрос;

¾ письмо-ответ;

¾ письмо-сообщение;

¾ письмо-подтверждение;

¾ информационное письмо;

¾ гарантийное письмо;

¾ письмо-извещение;

¾ письмо-приглашение;

¾ письмо-предложение;

¾ письмо-напоминание;

¾ письмо-требование;

¾ письмо-благодарность;

¾ письмо-поздравление.

Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – оттиск печати.

Справка — документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий.

Контрольные вопросы

1. Что такое докладная записка?

2. Что такое акт?

3. Перечислите реквизиты протокола?

4. Что такое служебное письмо?

5. Какие разновидности справки вы знаете?

Задания для самостоятельного выполнения

Составьте письмо – просьбу пользуясь примером. Недостающие данные и реквизиты укажите самостоятельно.


Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:  



Сейчас читают про: