Лабораторная работа № 2. Унификация и стандартизация управленческих документов

Унификация и стандартизация управленческих документов

Ключевые понятия

¾ Организационно-распорядительные документы (ОРД)

¾ Документы по личному составу (кадровые документы)

¾ Производственно-управленческие документы

¾ Стандартизация документов

Теория

Служебные документы по своему виду условно делятся на несколько больших групп:

1. Организационно-распорядительные документы (ОРД) – уставы, положения, инструкции, приказы, решения, распоряжения, договоры и т.д. Эти документы регламентируют деятельность организации, определяют цели, принципы и правила её функционирования.

2. Информационно-справочные документы - письма, телеграммы, справки, акты, докладные и объяснительные записки и т.д. Эти документы содержат разнообразные сведения о производственных событиях, происходящих в организации и за её пределами.

3. Документы по личному составу (кадровые документы) - контракты, трудовые книжки, заявления, приказы по кадрам, личные карточки и дела и т.д. В этих документах фиксируются сведения о приёме, увольнении, перемещении работников, предоставлении им отпусков, поощрениях и взысканиях.

4. Производственно-управленческие документы - чертежи, схемы, технические инструкции, описания производственных операций, бизнес-планы, финансовые документы и т.д. С их помощью документируются технологические процессы, ведётся учёт работы предприятия, осуществляется внутренний и внешний контроль.

Унификация и стандартизация управленческих документов

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Стандартизация документов - форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов:

¾ государственные стандарты (ГОСТ).

¾ отраслевые стандарты (ОСТ);

¾ республиканские стандарты (РСТ).

Контрольные вопросы

1. Чем отличаются организационно-распорядительные документы от информационно-справочных?

2. Почему документы из личного состава выделяются в особую группу?

3. Что такое стандартизация документов?

Задания для самостоятельного выполнения

Отнесите приведенные управленческие документы в соответствующие группы:

Организационно-распорядительные документы	Информационно-справочные документы	Документы по личному составу	Производственно-управленческие документы

Приказ об увольнении, докладная записка начальника цеха, письмо от рекламного агентства, акт о списании оборудования, инструкция по эксплуатации станка, заявление на отпуск, должностная инструкция, письмо из министерства, приказ директора о реорганизации отдела, технический паспорт электродвигателя, положение о службе ОТК, контракт на поставку сырья, комплекс чертежей агрегата, письмо заказчику, личное дело работника N, акт проверки по вопросам техники безопасности.