Хозяйственный учет, его виды и место в системе управления экономическими субъектами

Информационные потребности большинства предприятий с целью управле­ния хозяйственными процессами одинаковы — количественная и качествен­ная информация. Количественная информация выражена в конкретных чис­лах, а качественная — представлена визуальными впечатлениями, разговора­ми, телевизионными программами и газетными сообщениями. В свою оче­редь количественная информация подразделяется на учетную и неучетную. Первую получают на предприятии с помощью учета. Под учетом понимают­ся процессы наблюдения, сбора, идентификации, оценки, классификации, обработки и передачи информации о фактическом состоянии и изменениях экономического субъекта.

На базе учета строится динамичная модель функционирования объекта управления. Ее единство проявляется в органической взаимосвязи и взаимо­зависимости управленческого и финансового бухгалтерского учета и статис­тики. Они взаимно дополняют друг друга и часто используют одну и ту же ин­формацию. Многие формы статистической и управленческой отчетности составляются совместно работниками экономических и бухгалтерских служб (отчеты о себестоимости продукции, по труду и его оплате, объему производ­ства и т.п.).

Вместе с тем каждый вид учета играет свою, особую роль в информацион­ном обеспечении управления.

Оперативный учет (на многих предприятиях сегодня поглощен управлен­ческим учетом) используется для оперативного получения информации, ко­торая необходима для текущего управления предприятием и его подразделе­ниями, а также для контроля за процессами и фактами хозяйственной жизни на отдельных участках производственной и финансовой деятельности.

Информация оперативного учета с высокой точностью, объективностью и необходимой подробностью отражает многочисленные качественные и ко­личественные характеристики процессов и фактов хозяйственной жизни, не­существенных с точки зрения других видов учета. Эта информация формиру­ется на основе данных, взятых из первичных документов или получаемых устно, или передаваемых по телефону, телеграфу, факсу и т.д. При этом ис­пользуются все виды учетных измерителей, но наиболее часто применяются натуральные и трудовые.

К задачам оперативного учета относятся наблюдение и документальное оформление процессов и фактов хозяйственной жизни предприятия и пер­вичная обработка, накопление и представление данных для нужд оператив­ного управления и контроля. Оперативный учет отражает и контролирует от­дельные хозяйственные процессы и факты, как правило, непосредственно в ходе и на месте их совершения: учет выпуска продукции, учет поставок про­дукции по договорам с заказчиками, использование производственных мощ­ностей машин и оборудования, выполнение норм выработки, качество выра­батываемой продукции, ход выполнения товарооборота, реализации товаров и др. Особенностью показателей такого учета считается быстрота их получе­ния, оформление первичных документов непосредственно при выполнении фактов и процессов хозяйственной жизни, т.е. оперативность, а также конк­ретность информации, ее характер, зависящий от специфики отражаемых процессов и фактов. Однако, отражая их, оперативный учет не дает целост­ной картины функционирования экономического субъекта. Использование информации оперативного учета ограничено временным периодом. Как пра­вило, она теряет свое значение для управления после завершения процесса или хозяйственного факта.

Бухгалтерский учет создает информационную систему, оперирующую данными об активах предприятия, капитале и пассивах, отражает факты хо­зяйственной жизни по движению материальных ценностей, выпуску продук­ции и ее реализации. Только с помощью бухгалтерского учета возможно определить доходы и расходы по производству и реализации продукции, ис­числить конечный финансовый результат хозяйственной деятельности пред­приятия.

Бухгалтерский учет в отличие от оперативного учета и статистики приз­нан всеобъемлющим и наиболее достоверным видом учета в силу того, что с момента создания предприятия на протяжении всей его деятельности непре­рывно в хронологическом порядке организуется сплошное отражение всех фактов хозяйственной жизни на основании первичных учетных документов. Он представляет количественную информацию и отличается тем, что опери­рует данными только в денежных единицах измерения, хотя при необходи­мости для уточнения денежной информации применяется информация неде­нежного характера, выраженная в натуральных и трудовых показателях.

Бухгалтерская информационная система подразделяется на внешнюю (финансовый учет) и внутреннюю (управленческий учет). В финансовом уче­те формируется информация о текущих расходах и доходах предприятия, о размерах дебиторской и кредиторской задолженности, величине финансовых инвестиций и поступлений от них, состоянии источников финансирования и т.д., которая необходима для составления финансовой отчетности. Послед­няя открыта для публикации и предназначена как для администрации пред­приятия, так и для внешних пользователей: государственных налоговых орга­нов, бирж, банков, других финансовых институтов, поставщиков, покупате­лей, потенциальных инвесторов. Ведение финансового учета для хозяйству­ющего субъекта обязательно.

Вопрос о создании внутренней учетной информационной системы решает администрация предприятия. Данная система направлена прежде всего на по­лучение информации, необходимой для принятия управленческих решений. Она расширяет и детализирует данные финансового учета, охватывая производ­ственные операции. Так, если внешнюю финансовую отчетность составляют по всей хозяйствующей единице и в ней находят отражение факты хозяйствен­ной жизни, которые уже имели место в реальной действительности в денежной оценке на момент их совершения, то управленческий учет включает в себя ин­формацию о деятельности отдельных подразделений предприятия, себестои­мости различных видов выпускаемой продукции, прямых и косвенных затра­тах по их видам, местам возникновения и носителям затрат и т.д., и не обяза­тельно в стоимостной оценке. Часто для принятия управленческих решений используется предполагаемая денежная оценка (особенно в условиях гиперин­фляции), так как необходимо спрогнозировать информацию о величине буду­щих операций, объемах производства и реализации продукции, прибыли, ин­вестиций и т.д. Кроме того, в управленческом учете применяются и такие из­мерители, как тонны, метры, штуки, человеко-часы, машино-часы и прочие натуральные и трудовые (временные) измерители.

Внутренняя информация представляется в виде сводок и отчетов, в част­ности сметы расходов, калькуляции себестоимости продукции. Она исполь­зуется при определении продажной цены продукции, планировании ее про­изводства и реализации капитальных вложений и составляет коммерческую тайну предприятия.

Финансовый и управленческий бухгалтерский учет основывается на дан­ных оперативного учета, которые последовательно сводятся и группируются на взаимосвязанных счетах. Полученная таким образом информация на сче­тах характеризует состояние и движение средств предприятия и источников их образования. Это достигается путем применения различных действий, способов и приемов бухгалтерского учета, в том числе документирования, стоимостной оценки (калькуляции), классификации в номенклатуре плана счетов, инвентаризации, идентификации, двойной записи, баланса и отчет­ности.

Показатели первичного бухгалтерского учета обобщаются в сводные дан­ные, необходимые для статистических сводок и группировок, экономическо­го (и в первую очередь финансового) анализа, оперативного управления, уст­ранения недостатков в работе и для выявления неиспользованных внутрен­них резервов предприятий.

Статистический учет применяется для получения и обобщения данных, характеризующих массовые и отдельные типичные явления и процессы про­изводственной деятельности и общественной жизни. Их количественная ха­рактеристика рассматривается в неразрывной связи с качественной с целью раскрытия закономерностей развития в реально существующих явлениях и процессах (объем производства, товарооборот, себестоимость, использова­ние рабочего времени, динамика заработной платы и т.д.).

В части массовых явлений общественной жизни статистика изучает чис­ленность и состав населения, социально-демографические данные (о рожда­емости, смертности, среднем заработке и т.п.). При помощи статистики ис­следуются процессы в экономике, культуре, спорте и других областях с целью анализа и прогнозирования этих процессов (процент износа основных средств, фондоотдача, темпы инфляции и т.п.).

Статистика абстрагируется от конкретного факта. Ее информация стро­ится на обобщенных показателях, характеризующих совокупность объектов. В отличие от бухгалтерского учета, в котором применяется сплошное наблю­дение процессов и фактов хозяйственной жизни, статистическое наблюдение может быть как сплошным, так и выборочным. В нем применяются специ­фические способы и приемы получения и обработки данных: наблюдение, группировка, сравнение, индексы, средние величины и др. Для регистрации наблюдений используются натуральные, трудовые и денежные измерители. Материалы статистического наблюдения сводятся, группируются в необхо­димом порядке и обобщаются в определенную систему статистических пока­зателей.

Статистический учет использует агрегированные данные оперативного и бухгалтерского учета, а также сведения, полученные при комплексных и вы­борочных наблюдениях, проводимых органами статистики. Так, в торговых организациях статистическая информация характеризует величину запасов и движения товаров, реализацию товаров, вовлечение в хозяйственный оборот сверхнормативных и излишних товарно-материальных ценностей, выполне­ние плана поставок как в целом, так и по отдельным группам товаров, потре­бителям, наименованиям товаров и т.д.

Таким образом, дополняя друг друга, данные различных видов учета поз­воляют получить целостную картину состояния объекта.

Статистика поставляет информацию для управления экономическим субъектом в той части, которая не имеет стоимостной оценки, а также ин­формацию в виде специальных средних и иных статистических показателей. Она используется главным образом для управления крупными хозяйствен­ными структурами: предприятиями, комплексными программами, отрасля­ми, регионами и в целом общественно-экономической жизнью страны. Ста­тистика отражает экономические, демографические и иные аспекты, необхо­димые для управления на региональном и хозяйственном уровне страны.

Оперативный, бухгалтерский (финансовый и управленческий) учет и ста­тистика связаны между собой за счет общности методологии учета во всем хо­зяйстве государства, а также показателей прогнозирования, учета и отчетнос­ти; взаимной согласованности разных видов учета, обмена данными между ними; применения унифицированных первичных документов и согласован­ных форм первичного наблюдения, а в большинстве случаев и отчетности.