Як підготувати та провести презентацію? Які вимоги висуваються до комп’ютерної презентації?

У діловій сфері часто виникають ситуації, коли треба представляти або рекламувати споживачам чи потенційним клієнтам товар або вид послуги. У такій ситуації необхідно володіти вмінням проводити презентацію.

Для презентатора важливими є професійна компетентність (знання товару

або виду послуги) та знання аудиторії (інтересів клієнтів,

їхніх потреб, ставлення до товару).

Метою презентатора, як правило, є:

ü передача знань про предмет презентації та обмін

досвідом;

ü пробудження інтересу до нової продукції (виду

послуг тощо);

ü переконання аудиторії прийняти вашу точку зору;

ü спонукання до певних дій, рішень;

ü пропонування своєї допомоги у прийнятті рішення.

Найчастіше презентація проводиться в малих групах до 10 – 12 осіб, хоча кількість слухачів може бути й більшою.

Готуючи текст презентації, дотримуйтесь правил:

1. Не перевантажуйте виступ зайвою інформацією. Дотримання цієї умови дозволяє:

ü зробити повідомлення більш організованим;

ü полегшити сприйняття та запам’ятовування інформації;

ü концентрувати увагу слухачів на більш важливому.

2. Підготуйте комп’ютерну презентацію або ілюстративний матеріал до основних моментів виступу (малюнки, діаграми, моделі та ін.).

Схема 1. 11 – Етапи підготовлення презентації

Ефективності виступу сприяє комп’ютерна презентація. Текстові матеріали становлять електронний текст – писемний текст, що розміщений на електронному носії та може бути поданий у комп’ютерній мережі. Використання електронних презентацій дає змогу підвищити інформативність і ефективність повідомлення, адже одночасно задіюються зоровий і слуховий канали сприйняття.

Слайд презентації може складатися з таких елементів:

ü фон;

ü текстові об’єкти (заголовки, звичайний текст, мар ковані списки, цитати);

ü графічні об’єкти (фотографії, малюнки, таблиці, діаграми, відеофрагменти);

ü звукові файли (звукові ефекти, музика, мовленнєвий супровід).

Для збереження презентацій використовуються файли з такими розширеннями:

ppt – звичайна презентація Microsoft PowerPoint; pps – презентація, яка відкривається лише в режимі показу слайдів; pot – шаблон презентації; htm, html – презентація у форматі веб-сторінки; mht, mhtml – презентація як веб-сторінка у вигляді одного архівного файла, що містить також усі допоміжні файли.

Слайдова презентація є послідовністю слайдів, тобто зображень, що по черзі відтворюються за вказівкою користувача.

Потокова презентація — це набір кадрів, які відтворюються автоматично, змінюючи один одного через чітко визначені проміжки часу (як правило, менше секунди). У потоковій презентації всі об’єкти розміщуються на часовій шкалі.

Під час підготовлення комп’ютерної презентації потрібно керуватися такими принципами:

Ø Оптимальність обсягу слайдів. Велика кількість слайдів викликає втому і відволікає від суті дослідження; слайди мають виконувати функцію доповнення, уточнення інформації; не повинно бути не коментованих слайдів.

Ø Урахування вікових особливостей та рівня підготовки аудиторії. Потрібно словесно забезпечити розуміння смислу кожного поняття, схеми, графіка, малюнка тощо.

Ø Науковість і достовірність. Яскраві картинки не мають суперечити реальним фактам.

Ø Урахування особливостей сприйняття інформації з екрана. Бажано текстову інформацію звести до мінімуму, скористатися схемами, діаграмами, рисунками, фотографіями тощо. Текст на екрані повинен бути не більше шести рядків достатньо великим шрифтом. Текстове повідомлення бажано поділити на смислові частини (пункти, підпункти).

Ø Естетичність. Кольорова схема має бути однаковою на всіх слайдах. Це створює відчуття зв’язності, наступності, стильності та комфортності. Фон є елементом другого плану і повинен виділяти, відтіняти інформацію на слайді, але не заступати її.

Схема 1. 12 – Етапи проведення презентації

1. Використовуйте мовленнєві засоби виразності (цитати, приклади з життя, порівняння), вони роблять презентацію цікавою та емоційною.

1. Залучайте слухачів і робіть їх активними учасниками презентації. Для цього:

ü ставте питання до аудиторії, наприклад: Чи не так? Ви погодитеся зі мною? Як зміниться ситуація? Продовжуємо?;

ü використовуйте дієслова дійсного способу теперішнього та майбутнього часу ІІ особи множини: Розглянемо таку ситуацію…. Вернемося знову до проблеми…. Не будемо поки робити висновків;

ü застосовуйте різні форми звертання до учасників презентації типу: Шановні слухачі, зараз ми з вами…. Шановні колеги, спробуймо разом…. Шановні друзі, ви можете заперечити…;

ü підкреслюйте значення предмета презентації для слухачів за допомогою фраз типу: Ваша вигода очевидна: витрати знизяться і помітно. Ви переконаєтеся, що це особливо корисно для…;

ü використовуйте фрази, що коментують емоційний та інтелектуальний стан учасників спілкування: Ми чекаємо…. Ми з вами добре розуміємо…. Ви бачите…. Ми з вами переконаємося… та ін.