Правила по созданию и печати документов с грифом КТ. Журналы выдачи документов с грифом КТ

Конфиденциальная информация, как правило, содержится в документах — бумажных либо электронных.

Все документы в фирме делятся на три категории: входящие, исходящие и внутренние.

Первым шагом в обеспечении защиты информации является выявление из обшей массы документов, содержащих ценную для фирмы коммерческую информацию. Составляется перечень конфиденциальных документов. Затем вводятся степени конфиденциальности информации (или грифы ограничения доступа к документам) и каждому документу присваивается соответствующий гриф. Данный перечень составляется специальной комиссией (в крупных фирмах) либо секретарем-референтом фирмы (специальным сотрудником). Потом он согласовывается с начальниками отделов, служб и утверждается руководителем фирмы.

В перечне документов указываются категории работников, которые по должности могут пользоваться этими документами. Гриф ограничения доступа к документу устанавливается на определенный срок. Каждый документ, отнесенный к той или иной степени конфиденциальности, должен на титульном (первом) листе иметь в правом верхнем углу пометку о грифе.

Порядок работы с документами, составляющими коммерческую тайну, регламентируется специальной инструкцией по закрытому делопроизводству, которая регулирует порядок документирования и организации работы с конфиденциальными документами и содержит следующие разделы.

«Общие положения» — на основе действующего законодательства и нормативно-методических документов определяется понятие коммерческой тайны, устанавливаются цели данной инструкции, определяются сотрудники или подразделения, ответственные за работу с документами, составляющими коммерческую тайну.

«Документирование деятельности фирмы, составляющей коммерческую тайну» — определяются виды конфиденциальных документов, порядок их подготовки и оформления, присваиваемые грифы ограничения доступа к документам.

«Организация работы с документами» — устанавливается порядок присвоения грифов и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну.

Процесс обеспечения сохранности информации в документах, содержащих коммерческую тайну, осуществляется в соответствии с основными стадиями «жизненного» цикла документа. Этими стадиями являются:

1. получение (отправка) документа. Документ, поступающий в фирму и содержащий гриф конфиденциальной информации, должен быть передан только секретарю-референту или инспектору закрытого делопроизводства и зарегистрирован. Далее он передается руководителю, который определяет непосредственного исполнителя по данному документу, имеющему допуск к этой категории документов, и адресует документ ему. Аналогичный порядок соблюдается при отправлении документа — подготовка документа, подпись руководителя, регистрация в специальном журнале секретарем-референтом и отправка;

2. хранение документа. Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны храниться в специально отведенных закрывающихся помещениях, в запертых шкафах, столах или ящиках; документы, составляющие коммерческую тайну, — только в металлических сейфах, оборудованных сигнализацией. Все помещения должны опечатываться.

По истечении срока конфиденциальности документа возможны следующие действия:

§ продление этого срока;

§ гриф может быть снят и документ становится открытым;

§ уничтожение документа;

3. использование документа. Система доступа сотрудников, не имеющих соответствующих прав по должности, к конфиденциальным документам должна иметь разрешительный характер. Каждая выдача таких документов регистрируется (расписываются оба сотрудника — и тот, кто берет документ, и тот, кто его выдает) и проверяется порядок работы с ними (например, нарушением считается оставление конфиденциальных документов на столе во время обеда, передача другим лицам, вынос за пределы служебных помещений);

4. уничтожение документа. Конфиденциальные документы, утратившие практическое значение и не имеющие какой-либо правовой, исторической или научной ценности, срок хранения которых истек (либо не истек), подлежат уничтожению.

Для этого создается комиссия (в составе не менее трех человек), в присутствии которой производится уничтожение. Затем члены комиссии подписывают акт об уничтожении. Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу, а магнитные и фотографические носители — путем сожжения, дробления, расплавления и др.

Контроль над соблюдением правил хранения и использования документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется с помощью проверок. Они могут быть как регулярными (еженедельными, ежемесячными, ежегодными), так и нерегулярными (выборочными, случайными). В случае обнаружения нарушений составляется акт и принимаются меры, позволяющие в будущем предотвратить нарушения такого рода.

Следует осуществлять контроль не только в отношении документов, содержащих конфиденциальную информацию, но и бумаг с печатями, штампов, бланков.

Особое внимание следует уделять охране так называемых бланков строгой отчетности, содержащих номер (серию), зарегистрированных одним из установленных способов и имеющих специальный режим использования.

Рис. 6.1. Пример заполнения акта о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:

§ опись дел постоянного срока хранения;

§ опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;

§ опись дел по личному составу;

§ акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Документы в электронной форме включаются в самостоятельные описи.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут не передаваться в архив. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней (подробнее об описях дел см. раздел 6.2).

Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.

В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 2005 г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно должно быть включено в акт, составленный в 2009 г. (в этом случае срок хранения дела истекает к 1 января 2009 г.). Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел. Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме и подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов. После того как ЭПК архивного учреждения утвердит описи на дела постоянного хранения, акт должен быть утвержден руководителем организации. Пример акта приведен на рис. 6.1.

Если сведения из Перечня коммерческой тайны переносятся на документы, то документы будут конфиденциальными, а от того, как будет организована работа с ними, зависит успешная деятельность предприятия в конкурентной среде на рынке товаров и услуг.

Поэтому ведение делопроизводства, которое обеспечивает учет и утверждения документов коммерческой тайны (КТ) предусматривает выполнение таких рекомендаций.

Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо (лица), которая отвечает за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работа с документами КТ является основным служебным долгом.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальном обозначению. На документе проставляется гриф конфиденциальности в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра, например:

Коммерческая тайна Экз. №1 или

Конфиденциально Экз. №1 Такие грифы покажут, что право собственности на информацию, которую содержит документ, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

В тексте документа также может быть обусловлена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и др. Например, коммерческая тайна является результатом совместной деятельности с другим предприятием, то необходимость ее сохранения должно быть отражено в контракте. В случае отсутствия грифа "Коммерческая тайна" и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, которые подписали или утвердили документы, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом.

Надокументі с грифом "Коммерческая тайна" (конфиденциально) указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (после реквизитов "подпись" и "фамилия исполнителя"), например:

Составлен в двух экземплярах:

прим. №1-в адрес;

прим. №2-в дело №...

Отметка об число составленных экземпляров проставляется на втором экземпляре, если подшивается в дело.

На обратной стороне листа документа, который имеет гриф "Коммерческая тайна", руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом, например:

Разрешаю:

1. Василенко К. М.

2. Петренко П. П. Подпись руководителя Дата

Печать документов с грифом "Коммерческая тайна" проводится централизованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), которое исключает доступ посторонних лиц.

Напечатаны и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, отвечающему за их учет.

Черновики и варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходного документа: "Черновики (варианты) уничтожены. Подпись. Дата."

Все документы, которые содержат конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от другой документации в "Журнале регистрации документов с грифом "коммерческая тайна"".

При значительном объеме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, которые вмещают гриф "Коммерческая тайна". Все листы журналов, учитывая документы коммерческой тайны, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала указывается количество листов (цифрами и прописью).

Таблица

Журнал регистрации документов с грифом "Коммерческая тайна "

Номер	Дата	Дата и индекс	Короткий	Количество	Киль -	Викона -	При -
(индекс документа)	регистрации	документа (для входящих)	Содержание (заголовок)	листов	кость экземпляров	вец	метки
	документа

Все документы, которые поступают (входящие) с грифом "КТ" принимаются и раскрываются специально назначенным должностным лицом. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов с грифом "КТ" составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Документы, имеющие гриф "КТ", формируются в отдельное дело (или дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф "КТ". На внутренней странице обложки дела записывают список сотрудников, которые имеют право пользоваться этим делом. Все листы нумеруются карандашом в правом верхнем углу. Сначала дела подшивается внутренняя опись документов, в конце дела подшивается заверенный лист. Сохраняются такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, отвечающим за хранение документов с грифом "КТ". Другие работники предприятия не должны иметь доступа к этому сектору.

Движение (выдача и возврат документов с грифом "КТ" должен своевременно отражаться в "Журнале учета выдачи документов с грифом "КТ".

При выдаче документа работник, который получил документы с грифом "КТ", должен сверить № (индекс) полученного документа с № (индексом) в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.

Выданные для работы документы с грифом "КТ" подлежат возврату в этот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом " КТ" могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения хранения документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и др.).

При возвращении документа с грифом "КТ" звірюється № документа по журналу, проверяется количество листов документа и в присутствии работника ставится в графе "Отметка о возвращении" свою подпись и дату возврата документа.

Журнал учета выдачи документов с грифом "КТ

Индекс	Дата	Короткий	Киль -	Количество	Кому	Подпись	Отметка	При -
доку -	выдачи	содержание	кость	ь	выдано	за	о	метка
менту		(заголовок)	листов	экземпляров		полученный документ	возвращение (подпись и дата)

Запрещается изъятие из дела или перемещение документов с грифом "КТ" из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в "Журнале регистрации документов с грифом "КТ".

Документы с грифом "КТ" запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместитель могут позволить сотрудникам выносить такие документы из здания для согласования, подписания и др. с применением необходимых мер предотвращения.

На предприятии должен быть строгий порядок размножения документов с грифом "КТ". Они должны размножаться с разрешения руководства предприятия в специально отведенном помещении. Все копии документов "КТ" берут на учет в специальном журнале или в "Журнале регистрации документов с грифом "КТ". Количество экземпляров документов с грифом "КТ" должна быть ограничена, и каждый экземпляр готовится для ранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов нужно выполнять в присутствии должностного лица, которое отвечает за документ "ZAN" - интернет-магазин загородной недвижимости. Все некачественные копии документа ней убираются и подлежат уничтожению.

Все дела с грифом "КТ" журналы (картотеки) учета документов "КТ" в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия.

По окончанию года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:

• проверяет наличие всех документов с грифом "КТ";
• откладывает документы с грифом "КТ" для архивного хранения;
• откладывает документы с грифом "КТ" для уничтожения;

Проверка наличия документов с грифом "КТ" по решению руководства предприятия может проводиться с другой периодичностью, например, по окончании каждого квартала.

В случае установления факта утраты документов с грифом "КТ" сразу сообщается руководитель предприятия и принимаются все меры для розыска документа. Для выявления факта потери руководителем предприятия назначается комиссия.

При увольнении сотрудника, который отвечал за документы с грифом "КТ", проводится проверка документов, которые за ним закреплены и их передача новому назначенному лицу. Акт прийо-му-передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.

При прекращены трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к "КТ", обязательство о не-разглашение конфиденциальных сведений действуют в течение 2-х лет, если иной срок не установлен трудовым контрактом.

В некоторых фирмах сотрудника не увольняют 2 месяца после подачи им заявления. Такая отсрочка позволяет перевести сотрудника в другое подразделение, где он хотя бы 2 месяца не будет иметь доступа к документам "КТ".

При передаче дел в архив на документы с грифом "КТ" составляется отдельно описание.

Архивное хранение таких документов проводится в опечатанных коробах, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

На документы с грифом "КТ", отобранные для уничтожения, составляется акт, который утверждается руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии за помощью специальной машины или другим способом, который исключает возможность воспроизведения или восстановления информации которая есть в них.