Вопрос 9. Юридическое значение документа

1. Понятие юридического значения документа

2. Юридически -точимые реквизиты документа

3. Юридическое значение электронного документа

4. Заверение копии документов

1. Юридическое значение - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридического значения (например, нет подписи или да­ты). Если же в нем не будет заголовка к тексту или отметки об исполнителе, то это приведет лишь к определенным трудно­стям в работе с документом, но не повлияет на его юридическую силу.

2. Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическое значение документов, являются:

• наименование организации (должностного лица) — автора до­кумента;

• наименование вида документа;

• дата документа;

• регистрационный номер;

• гриф утверждения документа;

• текст;

• подпись;

• печать.

Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Должностное лицо, проставляя подпись в документе, берет на себя ответственность:

• за достоверность документа;

• за все возможные последствия исполнения (введения в действие) документа.

Право подписи предоставляется определенным лицам и может быть закреплено:

• в уставе предприятия;

• в положении о предприятии (о структурном подразделении);

• в инструкции по делопроизводству;

• в должностной инструкции работника;

• в приказе о распределении обязанностей.

Документы организации подписывает директор или его замес­тители.

Документы структурных подразделений подписывают их руко­водители.

По ряду вопросов правом подписи могут обладать другие ра­ботники, например ведущие специалисты предприятия.

Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необ­ходимости — на других экземплярах, например при заключе­нии договора.

Дата документа — один из важнейших реквизитов документа. Отсутствие даты на документе делает его недействительным. Печать — юридически значимый реквизит и применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важ­ных (или финансовых) документах. Печать свидетельствует:

• о подлинности документа;

• о принадлежности документа к указанной на печати организации

Печать проставляется на документах, издание которых влечет за собой:

• какие-либо правовые последствия, например создание, реорганизацию предприятия;

• материальные последствия, например передачу материальных ценностей, удостоверение права организации или отдельного лица на что-либо.

Гриф утверждения — некоторые документы приобретают юри­дическое значение только с момента их утверждения руководи­телем или вышестоящим органом.

Гриф утверждения — это реквизит официального документа, при­дающий нормативный или правовой характер его содержанию. Обязательному утверждению подлежат:

• уставы, положения о предприятиях (филиалах);

• штатные расписания;

• акты проверок, акты приема-передачи;

• должностные инструкции;

• сметы, бизнес-планы, отчеты и т. п.

Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности документа. Он свидетельствует о том, что доку­мент прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем са­мым является официальным документом предприятия.

3. Для придания юридического значения электронному документу используется электронная цифровая подпись.

Электронный документ признается юридически значимым только при положительном результате проверки подлинности электронной цифровой подписи.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — реквизит электронного документа, предназначенный для зашиты данного электронно­го документа от подделки, полученный в результате крипто­графического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позво­ляющий идентифицировать владельца сертификата ключа под­писи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении следующих условий:

• сертификат ключа подписи, выданный удостоверяющим центром, действует в момент подписания электронного документа;

• подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

• электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Благодаря этой технологии получается электронный документ:

• имеющий юридическое значение;

• подтверждающий авторство документа;

• подтверждающий отсутствие искажения информации в документе.

4. Для того чтобы копия бумажного документа имела юридическое значение подлинника, ее необходимо заверить в установленном порядке.

С этой целью проставляется реквизит "отметка о заверении копии", который содержит:

• заверительную надпись "Верно";

• должность лица, заверившего копию;

• его подпись;

• дату заверения;

• печать (для наиболее важных или внешних документов).

Заверение проводится самим предприятием или при необхо­димости нотариусом.

В соответствии с нормативными правовыми актами или по со­глашению сторон бумажный документ, имеющий печать, при преобразовании в электронный документ может заверяться электронной цифровой подписью должностного лица.

Предприятиям разрешается заверять:

• копии документов, представляемых гражданами при приеме на работу, учебу;

• копии документов для решения социальных проблем работников.

На предприятии копии заверяются:

• руководителем организации;

• должностным лицом (начальником отдела кадров).