Письмо-напоминание

Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действия (й) и мерах,

которые будут приняты в случае их выполнения. Ключевое слово – «напоминать» с пометкой «Вторично» на поле письма.

Текст письма-напоминания повторяет текст ранее высланного письма. Напр.:

Напоминаем, что согласно договору № 0 Ваше предприятие должно было закончить работы по … к 31.12.201_ г.

Предлагаем Вам закончить предусмотренные договором работы к 20.01.00 г. В противном случае мы будем вынуждены предъявить Вам иск.

Или

Несмотря на неоднократные напоминания с просьбой рассмотреть возможность участия Вашего предприятия в производстве сельскохозяйственной техники, комплектующих изделий, мы до сих пор не получили от Вас соответствующей заявки.

Срок предоставления заявки истекает…

Информационные письма

Цель такого письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте.

Объем информационного письма может варьировать от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Правом подписи, в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов, пользуются секретарь-референт, руководитель структурного подразделения, руководитель предприятия. Напр.:

Центр культуры Международного фонда социально-экономических и политологических исследований сообщает о выходе первого номера международного журнала «…».

Приобрести журнал Вы можете по адресу: 123000 Москва, Ленинградский проспект, д. 49. Справки по тел.: 943 94 50

Или

Учебный отдел Колледжа бизнеса и права Байкальского государственного университета экономики и права подготовил к изданию справочное пособие по делопроизводству в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.

Заказать пособие можно по телефону: 22-45-98.

Рекламное письмо

Это разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Его цель – побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полной информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно.