Хранение дел

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения.

Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или специальных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.

Последовательность расположения дел на полке должна соответство-

вать последовательности дел в номенклатуре.

Для дел, содержащих особо ценные документы или сформированных по видам и сложных по содержанию, а также для дел ограниченного доступа составляется и постоянно дополняется внутренняя опись, в которую вписывается каждый подшиваемый документ. Она помещается в начале дела и содержит указание индекса документа, его даты, содержания и номера листа.

Документы, уже включенные в дело, могут потребоваться в течение года. В этих случаях они могут быть изъяты из дела, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано когда, кому и на какой срок выдан документ.

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов.

Карта-заместитель помещается на листе выданного дела.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (прокуратуры, суда и т. д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии или ксерокопии.

Вопросы для самопроверки

1. Для каких категорий дел заполняется внутренняя опись?

2. Что такое лист-заместитель и когда он используется?

3. Каков порядок изъятия документов из дел?

Тема 6. Обработка дел для последующего хранения

6.1. Экспертиза ценности документов

6.2. Оформление дел

6.3. Сдача дел в архив

Практическое занятие № 6

Ознакомление с положением о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК).