Тема 11. Система управленческой отчетности

Управленческая отчётность – это комплекс взаимосвязанных данных и расчётных показателей, отражающих функционирование организации как субъекта хозяйственной деятельности и сгруппированных в целом по предприятию и в разрезе структурных подразделений.

Управленческая отчётность ориентирована на внутренних пользователей, её содержание определяется целями и задачами управления.

Создание системы внутренней управленческой отчётности требует определения перечня информации, которая необходима менеджерам различных структурных подразделений организации, а также частоты её представления.

Разработка форм управленческой отчётности должна осуществляться в соответствии со следующими принципами:

- Все отчёты должны быть адресными и конкретными;

- Текущие отчёты должны содержать оперативную информацию, полезную для принятия управленческих решений;

- Формы отчётов должны учитывать психологические особенности конкретного менеджера, для которого предназначен отчёт;

- Отчёты не должны быть перегружены излишними данными, в то же время вся представленная в них информация должна быть систематизирована;

- Затраты на подготовку внутренней управленческой отчётности не должны превышать экономического эффекта от её использования[14].

Кроме самих форм отчётности должен быть проработан регламент их представления, передачи и обработки. В целом, отчёты должны быть простыми для восприятия, содержащаяся в них информация точной и лаконичной, названия самих документов и их разделов – адекватными и понятными. Все данные, представленные в отчётах, не должны допускать неоднозначного толкования.

Требования о содержании отчётности должны сформулировать руководители центров ответственности и другие лица, относящиеся к управленческому персоналу и заинтересованные во внутренней управленческой информации. При этом управляющие должны разъяснить исполнителям, составляющим внутреннюю отчётность, какая информация, в каком виде и объёме и в какие сроки необходима.

Нужно отметить, что специфика деятельности каждой организации предъявляет свои требования и к содержанию управленческой отчётности.

В целом, всю информацию, отражаемую в управленческой отчётности, можно представить в виде следующих блоков:

- проекты решений по инвестициям и кредитам;

- прогнозы поступлений наличных средств;

- анализ источников финансирования, потребности в новых источниках и изменения в них;

- соотношение заёмных и собственных средств;

- результаты хозяйственной деятельности и прибыль;

-платежеспособность в краткосрочной и долгосрочной перспективе и движение денежных средств;

- возможные управленческие воздействия;

- интерпретация данных и пояснения для руководства.

Для каждого из направлений хозяйственной деятельности, осуществляемых организацией, целесообразно формировать отдельные формы управленческой отчётности, т.е. система отчётов должна быть реструктурирована. При этом минимальный объём отчётных форм должен включать в себя:

- Накопительные ведомости по структурным подразделениям, центрам ответственности, видам или группам продукции, статьям бюджета;

- Сводки – краткие сведения о деятельности подразделения на конкретную дату;

- Итоговые отчёты – отчёты, представляющие результаты деятельности организации в целом и её структурных подразделений за определённый период.

По формату представления выделяют управленческую отчётность:

-В табличном формате – наиболее распространённая и удобная форма отчётности, обеспечивает быстрое восприятие информации при наличии у пользователя определённого уровня экономических знаний. Таблицы, как правило, содержат отдельные комментарии и справочные данные о ключевых показателях;

-В графическом формате – в виде построенных (сформированных) графиков и диаграмм; отличительной чертой является наглядность представления данных при одновременной ограниченности количества показателей;

-В текстовом формате – в виде письменной пояснительной информации любой текстовой формы.

Система управленческой отчётности накладывается в организационную структуру организации исходя как из уровней организации, так и из видов протекающих производственных процессов.

В первом случае отчётность делится на: отчётность, представляемую для высшего руководства структурных подразделений и отчётность для менеджеров низшего уровня управления. При этом различают оперативные, текущие и сводные отчёты. Во втором все отчёты выделяют в зависимости от охваченных ими процессов: заготовления; производства; продажи [14].

Внутренняя отчётность каждой организации индивидуальна и не может быть стандартного набора внутренней отчётности с едиными формами и информационной структурой.