Постановка документа на контроль

Выполняется: секретарем-делопроизводителем.

Функциональные обязанности: регистратор.

Полученное письмо необходимо поставить контроль.

Чтобы внести какие-либо изменения в документ, необходимо его взять на редактирование. Для этого щелкните мышью по кнопке Начать редактирование (для тех же целей служит пункт меню Редактирование→Взять на редактирование).

Очевидно, что одновременная работа нескольких пользователей системы с одним и тем же документом может привести к рассогласованию в данных. Для того чтобы предотвратить это, в системе ЕВФРАТ-Документооборот реализован механизм блокирования документа. Забирая документ на редактирование, пользователь тем самым лишает других пользователей возможности вносить в этот документ изменения. Пока он не завершит работу с документом, никто, кроме него, не сможет редактировать этот документ (вносить изменения в регистрационную карточку документа, добавлять или редактировать присоединенные к документу файлы, создавать или изменять поручения по документу). Заблокированный документ доступен другим пользователям лишь для просмотра.

Для блокирования документа следует щелкнуть мышью по кнопке Начать редактирование (пункт меню Редактирование®Взять на редактирование). Для разблокирования документа следует щелкнуть мышью по кнопке Закончить редактирование с сохранением (пункт меню Редактирование ® Закончить редактирование).

Для завершения редактирования документа без сохранения изменений щелкните мышью по кнопке Закончить редактирование без сохранения или выполните команду Редактирование®Отменить редактирование и закройте окно документа (пункт меню Документ ®Выход).

Получив доступ к документу, введите в поле Контроль возложен на имя контролера, который в дальнейшем будет следить за исполнением документа.

Нажмите на расположенную справа от поля кнопку и выберете в открывшемся окне вкладку Контролеры, в списке пользователей, имеющих право быть контролерами.

При выборе вкладки Роли, секретарь-делопроизводитель может назначить контролером не конкретного сотрудника, а роль, которая в свою очередь присваивается какому-либо сотруднику фирмы.

Назначение даты исполнения документа.

Контрольную дату исполнения документа (дату, к которой исполнение документа должно быть завершено) укажите в поле Срок исполнения регистрационной карточки документа.