Цель работы: Овладение навыками создания маршрутов документов на основании созданных поручений.
Системы маршрутизации документов занимаются непосредственно пересылкой документов на рабочие места исполнителей, сбор информации о текущем статусе документов, осуществляют консолидацию документов по завершению работы с ними на отдельных этапах, а также обеспечивают средства доступа к информации о текущем состоянии работ с документами.
Системы маршрутизации, как правило, содержат средства описания типовых маршрутов прохождения документов в организации. На основании разработанных маршрутных схем могут порождаться экземпляры бизнес-процессов работы с документами. В данном случае можно говорить о жесткой маршрутизации.
Альтернативой является так называемая свободная маршрутизация, при которой маршрут формируется “стихийно”. Каждый пользователь системы, обладающий соответствующими правами, может определить следующего или следующих исполнителей документа.
|
|
Маршрут представляет собой совокупность операций, производимых сотрудниками предприятия над документами в определенной последовательности. Маршрут документа состоит из элементов двух типов: узлов (операций) и переходов между ними (последовательность выполнения операций). Узлы маршрутов в системе ЕВФРАТ-Документооборот бывают двух типов: поручения и согласования.
Создавать новые поручения для документа, находящегося на контроле исполнения, могут только контролер и регистратор документа. Правами контролеров обычно наделяются руководители отделов и подразделений организаций. Создавать подпоручения могут ответственные исполнители соответствующих поручений.
Каждое из поручений в контрольной карточке имеет номер (поле №). Если поручение является следующим за каким-либо другим поручением, то в поле (после №) отображается номер поручения, по исполнении которого начнет выполняться данное поручение (так, например, поручение № 2 будет выполняться только по окончании исполнения поручения № 1).
Разноцветные значки указывают текущее состояние поручения. Также для поручения отображается список исполнителей, текст поручения, контрольная дата исполнения поручения и фактическая дата исполнения поручения.
Ознакомиться с полным текстом поручения можно, щелкнув мышью по расположенной справа вкладке Текст поручения.
На вкладке Ход исполнения в правой, нижней части окна пользователь в любой момент может просмотреть ход исполнения данного поручения.
Как только документ будет снят с редактирования, исполнителям и контролеру будут автоматически отправлены уведомления о поручениях по документу.
|
|
Уведомления появятся у них в папках Поручения и Контроль соответственно.
Полный текст уведомления можно прочитать в нижней части окна.
Все сообщения в папке, относящиеся к одному документу или поручению, такие, как уведомления и напоминания о сроках исполнения, отображаются в строках непосредственно под документом. Дерево сообщений данного документа можно свернуть.
Для сообщений в папках Поручения и Контроль отображаются Название и Исполнитель.
Для сообщений в папках Входящие сообщения, Исходящие сообщения и Отправленные сообщения отображаются такие реквизиты: тема сообщения, дата отправления и получения сообщения, от и кому, направлено сообщение.
Для документов и поручений задается также признак документа («скрепка»), название документа, регистрационный номер документа, текущее состояние документа или поручения, список исполнителей поручения, контрольная и фактическая дата исполнения документа (поручения), дата начала исполнения документа (поручения), контролер, поток, к которому относится документ.
В поле Контролер отображается фамилия сотрудника, зарегистрировавшего документ в системе, и фамилия контролера по документу (в скобках).
Просматривая папку Контроль, контролер следит за ходом исполнения поручений по документам. При получении уведомления или напоминания о приближении срока исполнения какого-либо поручения контролер может просмотреть документ или поручение, дважды щелкнув мышью по его названию.
Аналогично исполнитель, просматривая папку Поручения, читает уведомления и напоминания по назначенным ему поручениям, просматривает поручения и документы и т. п.