Учет расчетов с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами регулируется порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением банка России № 40 от 18.10.1993 гг.

Подотчетными лицами являются работники учреждения, которым выдаются наличные деньги на оплату хозяйственных расходов и оплату командировочных. Выдача наличных денежных средств в подотчет на хозяйственно-операционные расходы

производится в размерах и в сроки, определяемые руководителем учреждения. Авансы в подотчет выдаются только лицам, работающим в данном учреждении. Передача выданных в подотчет наличных денег другому лицу запрещается.

Средства в подотчет выдаются по распоряжению руководителя на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса. На заявлении о выданных суммах в подотчет проставляется код экономической классификации расходов и делается отметка об отсутствии задолженности по предыдущим авансам.

Подотчетное лицо обязано отчитаться по полученному авансу не позднее трех рабочих дней, по истечении срока, на который ему был выдан аванс или со дня возвращения из командировки.

К авансовому отчету подкладываются все первичные документы подтверждающие произведенные расходы.

Сданный в бухгалтерию авансовый отчет проверяется как арифметически, так и по обоснованности произведенных расходов, правильности оформления документов и расходованию средств по целевому назначению.

По результатам проверки проставляется корреспонденция счетов и авансовый отчет утверждается руководителем учреждения.

Неиспользованный остаток денежного аванса должен быть возвращен не позднее трех дней после сдачи авансового отчета.

В случае непредставления авансового отчета об израсходованных суммах или не возврата в кассу неиспользованного аванса учреждение имеет право удержать эту задолженность из заработной платы.

Выдача наличных денежных средств на командировку производится в пределах сумм по возмещению стоимости проезда к месту командировки и других расходов в соответствии с законодательством по приведенным расчетам.

Расчеты с подотчетными лицами по командировочным расходам производятся на основании Постановления Правительства от 13.10.2008г № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 208 00 000. Три последние цифры – код КОСГУ: 560 – увеличение дебиторской задолженности; 660 – уменьшение дебиторской задолженности.

Этот счет имеет следующие аналитические счета:

208 11 000 – расчеты с подотчетным лицом по заработной плате. Этот счет предназначен для учета расчетов с подотчетными лицами, когда выдается заработная плата одному подотчетному лицу (раздатчику) для всего учреждения;

208 12 000 – расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам; Этот счет предназначен для учета расчетов с подотчетными лицами по суточным и компенсионным выплатам;

208 13 000 – расчеты с подотчетными лицами по начислениям на оплату труда. Применяется в части выплат пособий по социальному страхованию через раздатчиков;

208 21 000 – расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи;

208 22 000 - расчеты с подотчетными лицами оплате транспортных услуг;

208 23 000 - расчеты с подотчетными лицами оплате коммунальных услуг;

208 24 000 –расчеты подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом;

208 25 000 - расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг по содержанию имущества;

208 26 000 - расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг прочих услуг;

208 29 000 – расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов;

208 31 000 – расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств;

208 34 000 – расчеты с подотчетными лицами по приобретению материалов.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в журнале операций № 3, который называется «Журнал операций по расчетам с подотчетными лицами», в разрезе каждого подотчетного лица ведется карточка учета средств и расчетов.

Бюджетное учреждение обязано обеспечить надлежащий контроль за целевым использованием подотчетных сумм, своевременным предоставлением отчетов и возвращением подотчетными лицами сумм неиспользованных авансов.

Хозяйственные операции:

1) выдача сумм подотчетным лицам:

Дебит: 208 00 560 – увеличение дебиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами

Кредит: 201 34 610 – выбытие из кассы;

2) на сумму израсходованных авансов денежных средств делается проводка:

Дебет: 105 00 340– уменьшение стоимости материальных запасов,

106 01 310 – капитальные вложения

Кредит: 208 00 660 – уменьшение дебиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами;

3) возвращен остаток неиспользованного аванса от подотчетного лица:

Дебет: 201 34 510 – поступление в кассу

Кредит: 208 00 660 – уменьшение дебиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами.