Деловое письмо

Деловые (официальные, коммерческие) письма – документы для внешнего пользования. Они служат важнейшим средством связи данной организации с внешним миром: с их помощью устанавливаются и поддерживаются контакты, выясняются отношения, происходит обмен информацией, ведутся предварительные переговоры, предъявляются претензии. Оформляются деловые письма согласно ГОСТ, однако практически из 31 реквизита используется не более 17.

Постоянные:

1. Государственный герб

2. Эмблема организации

3. Код предприятия

4. Код документа

5. именование организации

6. Почтовый и телеграфный адреса

7. Номер телефона

8. Номер факса, электронной почты, адрес в Интернет

9. ИНН (идентификационный номер налогоплательщика), номер расчетного счета в банке и другие банковские реквизиты (наименование банка, БИК – банковский идентификационный код, корреспондентский счет).

Переменные:

1. Дата составления письма.

2. Индекс документа - его номер, который обычно состоит из трех частей: индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре для классификатора корреспондентов, исполнителей, порядковый номер документа (например: № 131-84/598 – документ внесен под номером 598 в систему регистрации корреспонденции, исходящей из организации, где составлялась).

3. Ссылка на индекс и дату получения входящего документа (делается в ответном письме и помещается ниже индекса и даты получения исходящего документа, что значительно упрощает поиск нужных писем и ускоряет обмен информацией); рекомендуемая форма: На №___ от________ (нельзя употреблять «лишние» слова или помещать этот реквизит в самом тексте).

4. Адресат. Если письмо адресуется официальному лицу, то вначале отмечается должность, затем фамилия и инициалы и только потом адрес предприятия:

Ректору ТвГУ

Белоцерковскому А.В.

Россия, 170100, Тверь,

Желябова ул., д.33

Если документ адресуется частному лицу, то вначале указываются почтовый индекс и адрес, а потом фамилия и инициалы получателя:

170024, Тверь, ул. Академическая,

д. 20, кв. 37

Смирнову А.Н.

В переписке может использоваться обращение господин (перед фамилией пишется г-ну). Употребление обращения гражданин возможно только в сфере правовых и административных отношений (в судебных и правоохранительных органах). Письменное обращение товарищ вышло из употребления.

5. Заголовок к тексту. Составляется к любому документу формата А4, без заголовка разрешается составлять только короткие документы на формате А5. Употребляется только конструкция с предлогом о (об) - О проведении международной научной конференции.

6. Текст. Документ строят в соответствии с назначением письма. Текст, как правило, состоит из трех логически связанных частей: введения, доказательства и заключения. Во введении указывают события или факты, послужившие основанием для составления письма. Во второй части приводятся разъяснения, соображения, расчеты и т.п., вызванные необходимостью принятия тех или иных решений. В заключении формулируют выводы, предложения или просьбы, составляющие цель письма. Вторая часть (доказательство) не является обязательной и может быть опущена. Письма составляют только по одному вопросу. Служебные документы часто имеют приложения, которые дополняют, разъясняют отдельные вопросы документа. В приложении указывается число занимаемых им страниц и количество экземпляров: Приложение: на … л. в … экз.

7. Подпись. Этот реквизит состоит из указания на должность лица, подписывающего письмо, его личной подписи и ее расшифровки:

Ректор ТвГУ подпись А.В.Белоцерковский

В отсутствие лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, его подписывает должностное лицо, его замещающее, при этом желательно указывать должность фактически подписывающего лица и его фамилию, а не ограничиваться отметкой в виде косой черты перед наименованием должности отсутствующего руководителя.

В случае особой важности документа, относящегося к финансовым или другим обязательствам организации, на письме ставятся две подписи – её руководителя и главного бухгалтера.

8. Фамилия и номер телефона исполнителя.

Как правило, деловые письма пишутся на специальных бланках формата А4 или А5 (в зависимости от объема), в которых реквизиты с 1 по 9 уже напечатаны типографским способом. Используется формат А5, если объем письма не превышает 7-8 строк независимо от того, кому оно адресовано. ГОСТ допускает два варианта расположения реквизитов на бланке – угловое и продольное. Наиболее экономичным и удобным в обработке считается угловой бланк.

Схема оформления делового письма с угловым расположением реквизитов.

Герб РФ

Наименование министерства

Наименование предприятия

Адрес Адрес получателя

Телефон

ИНН, банковские реквизиты

Дата №_______________

на №___________ от_____

Заголовок письма

Текст

Должность Подпись _______________

инициалы, фамилия

Фамилия исполнителя,

номер телефона

В зависимости от содержания и объема деловые письма разделяют на простые и контрактные.

К простым деловым письмам относятся несложные по содержанию и небольшие по объему документы. В них может отсутствовать заголовок к тексту и обращение.

1. Письмо-просьба. Содержит просьбу о присылке образцов товара, каталогов, какой-либо информации.

Возможно использование определенных стандартных выражений:

- Обращаемся (к Вам) с просьбой	прислать
- Прошу (просим) Вас	выслать
- Мы просили бы Вас	направить
- Не могли бы Вы	сообщить
- Мы будем благодарны, если Вы сможете	подтвердить
- Мы хотели бы	получить
- Желательно было бы	ознакомиться с
- Сообщите нам, пожалуйста

Если документ направляется в организацию в ответ на ее письмо, в письме-просьбе должна быть соответствующая отсылка.

Образцы текстов писем-просьб.

1. Направляем наши предложения о поставках Вашему предприятию канцелярских товаров. Просьба в двухнедельный срок рассмотреть наши предложения и дать ответ.

2. К сожалению, нами не получены Ваши предложения по дальнейшему сотрудничеству, что затрудняет подготовку к переговорам. Просим сообщить ориентировочный объем оборота между нашими предприятиями за последние 3 года.

2. Письмо-сообщение. Содержит извещение, уведомление, информацию о предмете, представляющем взаимный интерес. Возможно использование стандартных выражений:

- Извещаем, уведомляем, информируем, сообщаем,
- Ставим в известность, доводим до Вашего сведения,	что…
- Нам приятно сообщить,

Образец.

Доводим до Вашего сведения, что последний срок оплаты предоставленных Вам фирмой услуг – 1 марта. По истечении этого срока мы будем вынуждены подать на вас иск в судебные инстанции.

Письмо-сообщение может быть реакцией на полученное письмо, содержать согласие или отказ от чего-либо. В этом случае дается ссылка на предшествующую переписку. Если в письме содержится отказ в просьбе, то оно должно обязательно содержать тир части: в первой повторяется просьба, на которую дается ответ; во второй части дается обоснование отказа; в третьей части приводится собственно формулировка отказа.

Например: Мы получили Ваше письмо с просьбой о включении Вашей рукописи в тематический план нашего издательства.

По оценке рецензента, с которой редакция согласна, рукопись написана не в соответствии с заявленной темой и содержит большое количество фактических ошибок.

В таком виде рукопись не может быть принята к изданию. Мы возвращаем ее Вам вместе с рецензией и заключением редактора.

3) Письмо-приглашение. Содержит приглашение на какое-либо мероприятие (выставку, ярмарку, предварительные переговоры и т.п.) Стереотипные выражения:

- Приглашаем (Вас), имеем честь пригласить Вас на..., посетить…, принять участие в…

- Мы будем (Вам) благодарны, признательны, обязаны, если Вы можете посетить…, принять участие в…

Образец.

Уважаемый__________________

Приглашаем Вас принять участие в торжественном заседании, посвященном 40-летию преобразованию Калининского государственного педагогического института в Калининский (Тверской) государственный университет. Торжественное заседание состоится 14 декабря 2011 года в 14.30 в актовом зале 2-го корпуса. Начало регистрации в 14.00.

Ректорат ТвГУ

При официальном приглашении используются письма, отпечатанные типографским способом, а также трафареты – формализованные тексты, в которых заранее предусмотрена типовая ситуация, используются типовые языковые формы выражения и в то же время имеются пробелы, которые заполняются переменной информацией – конкретными данными (фамилия, имя отчество приглашаемого) от руки.

4. Письмо-благодарность. Содержит благодарность за что-либо (за полученные образцы товара, каталог, информацию, приглашение и т.п.) Используемые выражения:

- Благодарим (Вас)
- Мы признательны Вам	за…
- Выражаем благодарность	за то, что
- Заранее благодарим Вас
- Выражая благодарность за Ваше приглашение сообщаем, что…

Мы получили Ваше сообщение по электронной почте от…,

	за который Вас благодарим.
	за который Вам очень благодарны.
	За который Вам очень признательны.

Образец.

Мы признательны Вам за приглашение принять участие в международной научно-практической конференции и обязательно в ближайшее время свяжемся с представителями оргкомитета, чтобы уточнить условия нашего участия в работе конференции.

5. Сопроводительное письмо. Содержит сообщение о направлении адресату каких-либо материалов, продукции, образцов товара и т.д. и направляется в том случае, если содержит новую информацию по сравнению с дорожными документами. Используемые стандартные выражения:

- Направляем, посылаем, высылаем Вам…

- Мы рады направить, послать, выслать Вам…

- Выражаем удовлетворение по поводу Вашего письма №… от… и направляем, посылаем, высылаем Вам…

- Направляем, посылаем, высылаем в приложении,… с этим письмом…, отдельным пакетом…, экспресс-почтой…, отельной почтовой посылкой…

- В связи с этим направляем вам на утверждение, для сведения, для рассмотрения, на заключение, на подпись, для дальнейшей проработки…

Образец.

Техническое управление направляет вам для руководства Инструкцию по ведению делопроизводства в российских торговых компаниях.

Приложение: Инструкция.

В сопроводительном письме могут быть отсылки на предшествующие контакты:

- В ответ на Ваш запрос (на Ваше письмо №… от…)

- В соответствии с нашей договоренностью (выраженной Вами просьбой, с дополнительным протоколом на … год) направляем, высылаем, посылаем, отсылаем…

6. Письмо-подтверждение. Содержит подтверждение получения запрашиваемой информации, материалов, важной корреспонденции. Используемые стандартные выражения:

- С благодарностью подтверждаем получение…

- Благодарим за письмо №… от…

- Образцы материалов Вашего производства нами получены. Благодарим за оперативность и благожелательность.

Образец.

Подтверждаем получение Вашего письма №… от … принимаем меры к выполнению заказа.