Автоматизированный учет имущества организации

- Заполнение справочников в программе «1С:Бухгалтеря 8.1», Ввод начальных остатков

Когда учет в программе «1С: Бухгалтерия 8.0» собирается вести вновь созданная организация, то в базу последовательно вводятся операции и документы, отражающие формирование уставного капитала, внесение вкладов учредителями и т.д.

Чаще на практике случается ситуация, когда на компьютерный учет переходит фирма, которая уже вела деятельность до приобретения компьютеров и установки программы. Следовательно, возникает необходимость внести в информационную базу начальные остатки, имевшие место по данным бухгалтерии на дату начала компьютерного учета.

Прежде всего в данной ситуации следует определиться с датой начала компьютерного учета. На автоматизированный учет можно переходить с начала отчетного года, начала квартала, начала месяца и даже с произвольной даты. Идеальным вариантом начала автоматизированного учета было бы начало отчетного года, так как этот вариант дает возможность анализировать данные за весь отчетный период и использовать при составлении квартальной и годовой отчетности регламентированные отчеты. Однако при этом может возникнуть необходимость ввода очень большого количества проводок за период с начала года до текущего квартала или месяца.

Выбор конкретной даты начала учета предполагает, что остатки вводятся по состоянию на эту дату, далее учет уже ведется на компьютере. Это означает, что датой операций по вводу начальных остатков должна быть последняя календарная дата предыдущего периода. Например, при вводе остатков на 1 января 2006 года, датой ввода остатков будет 31 декабря 2005г., при вводе остатков на 1 июля датой ввода будет 30 июня и т.д. Это делается для того, чтобы на дату начала учета остатки уже имели место и с этой даты уже начали бы накапливаться обороты по счетам. Для удобства работы перед вводом входящих остатков дату их ввода следует задать в качестве рабочей даты (пункт меню «Сервис – Параметры»).

Ввод остатков осуществляется вручную проводками с использованием вспомогательного счета 000. Для этого в Журнале операции с помощью добавления новой строки (или клавиши INS) открываем новую операцию, заполняем поля даты и содержания, а затем вводим в табличную часть операции проводки типа Д А – К 000 или Д 000 – К П, где А – активный счет, а П – пассивный счет, по которым вводятся остатки. Таким образом, дебетовые сальдо на активных счетах и кредитовые сальдо на пассивных попадают в базу в корреспонденции с вспомогательным счетом 000.

- Отражение в электронной среде операций с внеоборотными активами

Аудиту внеоборотных активов подлежат:

Источниками информации для аудита внеоборотных активов являются:

физические объекты;учетные книги, карточки, листы;статистическая отчетность;финансовая отчетность;данные синтетического и аналитического учета внеоборотных активов.

Методика аудита внеоборотных активов предприятия включает в себя следующие процедуры:законность зачисления средств в состав внеоборотных активов;проверка метода оценки основных средств;аудит ведения первичного учета;проверка синтетического и аналитического учета;проверка правильности амортизации;проверка правильности отражения ремонта основных средств.

Задачи аудита операций с внеоборотными активами делятся на основные и дополнительные.

Основные задачи аудита внеоборотных активов предполагают выполнение следующих контрольных действий:

за наличием и сохранностью основных средств и нематериальных активов;

за правильностью оценки основных средств и нематериальных активов;за соответствием документального оформления и отражения в учете операций по движению основных средств, нематериальных активов и прочих доходных вложений в нематериальные ценности действующему законодательству;за правильностью начисления амортизации основных средств и нематериальных активов и отражения операций в учете;за законностью организации синтетического и аналитического учета операций с основными средствами и нематериальными активами;за подтверждением достоверности показателей в бухгалтерской отчетности организации.

В качестве дополнительных задач аудита внеоборотных активов следует выделить:

проведение аудита переоценки основных средств и отражения ее результатов в бухгалтерском учете и отчетности;инспектирование операций по ремонту основных средств, в том числе подтверждение правильности документального оформления операций, связанных с ремонтом основных средств;проверку операций, связанных с арендой основных средств, в том числе правильности признания доходов и расходов от арендных операций;анализ эффективности использования основных средств.

- Формирование и анализ отчетов

Организация должна составлять бухгалтерскую отчетность за месяц, квартал и год нарастающим итогом с начала отчетного года, если иное не установлено законодательством Российской Федерации. Формы бухгалтерской отчетности организаций, а также инструкции о порядке их заполнения утверждается Министерством финансов Российской Федерации. Бухгалтерская отчетность должна давать достоверное и полное предоставление об имущественном и финансовом положении организации, о его изменениях, а также о финансовых результатах ее деятельности. Отчетным годом считается период с 1 января по 31 декабря календарного года включительно. При этом последний календарный день года признается отчетной датой. Годовая бухгалтерская отчетность организации является открытой для заинтересованных пользователей: банков, инвесторов, кредиторов, покупателей, поставщиков и др., которые могут, знакомится с годовой бухгалтерской отчетностью и получать ее копии. Бухгалтерская отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером предприятия, учреждения. Когда бухгалтерский учет ведется на договорных началах специализированной организацией или специалистом, бухгалтерская отчетность подписывается руководителем предприятия, учреждения и специалистом, ведущим бухгалтерский учет. Годовая бухгалтерская отчетность до предоставления в адреса, предусмотренные законодательством, рассматривается и утверждается в порядке, устанавливаемом учредительными документами.

Аналитическую работу на предприятии возглавляет заместитель генерального директора по экономике. Анализ проводится ежеквартально. По результатам анализа проводятся корректировки с целью улучшения финансово-экономических показателей работы.

Контроль за аналитической работой осуществляет генеральный директор и Совет директоров.

Аналитическая работа проводится по следующим этапам:

1. Сбор информации по статьям доходов и расходов.

2. Сравнение фактических результатов с нормативными.

3. Выводы и предложения по улучшению эффективности использования товарно-материальных, финансовых и трудовых ресурсов.

Результаты анализа оформляются отчетами по технико-экономическим

показателям и оценкой финансовой деятельности за квартал и т. д.

- Отражение в программе «1С:Бухгалтеря 8.1» операций по учету затрат, формирование себестоимости продукции

Существуют несколько определений себестоимости продукции. Все они сводятся к тому, что себестоимость - это стоимостная оценка затрат организации по производству и реализации продукции.

В зависимости от расходов, включаемых в себестоимость, принято различать следующие ее виды:

цеховая - сумма затрат цехов основного производства;

производственная - сумма затрат на производство продукции и управленческие расходы. Производственная себестоимость представляет собой цеховую себестоимость, увеличенную на сумму общехозяйственных расходов. Как правило, это себестоимость, по которой продукция сдается на склад;

полная - сумма затрат по производству и реализации продукции. То есть к производственной себестоимости добавляются суммы затрат, осуществляемых при реализации продукции.

- Отражение в электронной среде операций по реализации продукции

Целью проверки реализации продукции является определение достоверности отражения в бухгалтерском учете процесса продажи продукции.

Источниками для проверки являются первичные документы (счета-фактуры, товарно-транспортные накладные и прочие), учетные регистры, бухгалтерская отчетность (отчет о прибылях и убытках, приложение к балансу).

В ходе аудиторской проверки реализации продукции (работ, услуг) должно быть подтверждено, что:

· операции по продаже надлежащим образом санкционированы;

· на счетах бухгалтерского учета отражены все реально совершенные сделки по продаже;

· продажа своевременно отражена на соответствующих счетах учета, суммы продажи правильно классифицированы;

· стоимостная оценка операций по продаже правильно определена;

· суммы дебиторской задолженности по расчетам за поставку продукции (работ, услуг) правильно отражены на соответствующих счетах.