Унификация структуры текста

В процессе унификации тек­стов проводится унификация структуры текста, наиболее полно отвечающая назначению доку­мента, унификация языковых средств выражения содержания документа, разработка унифици­рованных текстов в виде типово­го связного текста, трафарета, ан­кеты или таблицы.

Типовым является связный текст, содержание которого может быть неоднократно использовано без изменений при реализации управленческих ситуаций по опре­деленной функции управления.

Трафаретом является форма представления унифицированно­го текста, содержащая постоян­ную информацию и пробелы, за­полняемые переменной информа­цией, характеризующей конкрет­ную управленческую ситуацию.

Составление документов с применением трафаретных текстов основано на использовании часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью письма. Трафарет­ная часть документов заранее отпечатывается на бланке или вводит­ся в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнитель­но заполняется от руки, печатается на пишущей машинке или на компьютере.

В компьютерных программах, предназначенных для набора и офор­мления текстов (текстовых редакторах), типовые (трафаретные) фор­мы документов называются template и переводятся словом “шаблон”.

Трафаретные тексты очень удобно использовать при рассылке однотипных писем широкому кругу адресатов. Это может быть при­глашение на конференцию, предложение услуг, поздравление посто­янных клиентов фирмы с праздником, напоминание об оплате и т.п. Например:

Господину (И. О. Ф.)

Уважаемый (имя, отчество)

Так как оборот Ваших закупок превысил объем... руб., мы рады сообщить Вам о введении дополнительной скидки в размере... %, действующей на закупки до 01.06.2000.

С наилучшими пожеланиями

Директор

Трафаретные документы значительно сокращают время на составление документа, так как исполнитель сосредоточивает внимание не на том, как написать, а что написать, т.е. лишь на переменной конкретной части информации, место которой заранее предопределено.

Таблица – это форма представления унифицированного текста, имеющего два уровня членения: графы и строки, и содержащего характеристики объектов по различным признакам­.

Требования к построению, изложению и оформлению таблиц перечислены в разделе ГОСТ Р 1.5-92.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в име­нительном падеже. Подзаголовки и графы строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерова­ны, и на следующих страницах можно дублировать только но­мера этих граф.

Если документ будет содержать несколько таблиц, а в тексте ссылки на них, то целесообразно дать каждой содержательный заголовок. Заголовок помещают над соответствующей таблицей и начинают с прописной буквы.

В настоящее время широкое распространение получили анкеты – “опросные листы для получения определенных сведений”. В анкете как форме представления унифицированного текста дается характеристика определенного объекта по различным признакам.

Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет.

Анкетирование – один из основных методов в социологических исследованиях. С его помощью удобно собирать любые сведения по заранее разработанной определенной программе. В анкете текст формализован, информация расположена строго зафиксированной последовательности.

Переменная информация в анкете может быть выражена ранее подготовленным ответом типа “да – нет”, развернутым ответом, числовыми показателями.

В унифицированных документах устойчивые языковые обороты различают­ся степенью компрессии (в трафаретах степень компрессии значительно меньше, чем в анкетах).

В документации, представленной в виде таблиц и анкет устойчивые обороты представляют собой перечень слов или словосочетаний, в которых опускаются служебные и вспомогательные слова, отдельные слова, несущие второстепенную часть информации, т. е. вместо развернутых конструкций используются более сжатые.

В трафаретных текстах устойчивый оборот представляет собой предло­жение, воспроизводимое каждый раз как самостоятельная речевая единица.

Например: “ Контроль за исполнением возложить на Кузнецова С. А. ”.

При составлении текста документа на основе трафарета следует учитывать, что заполняемая часть должна быть согласована с заданной постоянной информацией.

Например: “ В соответствии с приказом директора завода ”.

В таблицах, анкетах заполняемая переменная информация ставится в исход­ной форме, (т. е. существительное – в им. падеже, глагол – в неопределенной фор­ме и т. д.), за исключением отдельных случаев, которые должны быть оговорены в инструкциях по применению этих форм документов.

Для унифицированных текстов документов характерно использование сжатых синтаксических конструкций.

Для текстов документов, представленных в форме трафарета, наиболее ха­рактерны двусоставные (в составе предложения есть и подлежащее, и сказуемое) пол­ные распространенные предложения с прямым порядком слов.

Из односоставных используются безличные и определенно-личные (отсутствует подлежащее) распространенные предложения, которые наиболее четко передают управ­ленческое действие.

Например: “ Утвердить следующее распределение обязанностей... ”; “ Контроль за исполнением возложить на Сидорову Т. Г. ”.

В текстах документов, оформленных как анкета или таблица, употребля­ются нераспространенные двусоставные предложения. В таких предложениях в ка­честве подлежащего (подлежащее в анкете – вопрос, в таблице – наименование по­казателя) выступает имя существительное или словосочетание в роли существитель­ного. (Например: “ категория учета ”, “ дата заполнения ”); в качестве сказуемого (в ан­кете и таблице – конкретные данные) выступает глагол, существительное, прилага­тельное или числительное, выраженное словами и цифрами.

Контрольные вопросы

1. Чем определялась структура текста и наименование вида документа в XVI –XVII веках?

2. Назовите особенности внешнего оформления документа XVI – XVII веков?

3. Какие признаки помогают определить авторство документа XVI – XVII веков?

4. Как определить время составления документа XVI – XVII веков? Назовите особенности обозначения даты документа этого периода.

5. Как удостоверялись документы XVI – XVII веков?

6. Назовите особенности формы документа XVIII века?

7. В чем проявлялась тенденция к унификации документов в XVIII веке?

8. В чем проявилась тенденция к унификации формы и текста документа XIX века?

9. Что такое трафаретный и типовой тексты?

10. Назовите состав бланка документа XIX века?

11. Чем определялся характер адресования документа XIX века?

12. Перечислите виды нормативных актов, регламентирующих документирование управленческой деятельности?

13. Назовите основные виды бланков, применяемых в учреждениях.

14. Чем различаются общий бланк и бланк для письма?

15. Какой формат бумаги рекомендован для оформления служебных документов?

16. Перечислите реквизиты, входящие в состав бланка для письма.

17. Какие требования предъявляются к оформлению реквизита “наименование организации”?

18. Каковы порядок датирования документа и виды дат?

19. Каковы составные части регистрационного номера документа и порядок его проставления?

20. Каков порядок адресования документа?

21. Какими способами оформляется утверждение документа?

22. Какие требования предъявляются к резолюции, каков порядок ее оформления?

23. Какие требования предъявляются к заголовку?

24. Каков порядок оформления приложений к документу?

25. Каков порядок оформления реквизитов “подпись” и “отметка о заверении копии”?

26. Как оформляется согласование документа?

27. Каков порядок проставления на документах печатей?

28. Перечислите отметки, проставляемые на входящем документе, укажите порядок их оформления?

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Об электронной цифровой подписи: Закон РФ от 10.01.2002 г. №1-ФЗ.

2. Об информации, информатизации и защите информации: Закон РФ от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ.

3. О государственной тайне: Закон РФ от 21.07.1993 г. № 5485-1.

4. Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России: Указ Президента Российской Федерации от 17.03.1994 г. № 552. – М., 1994.

5. ГОСТ 13699-91. Запись и воспроизведение информации. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1991.

6. ГОСТ 6.10.-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. – М., 1985

7. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. – М., 1987

8. ГОСТ 7.69-95 “СИБИД. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения” // Вестник архивиста. – 1997. – № 5. – С. 67-71.

9. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998.

10. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Госстандарт России. – М., 2003.

11. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., 1991.

12. Банасюкевич В.Д., Устинов В.А. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов // Отечественные архивы. – 2000. – № 1. – С. 10-17.

13. Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. – М.: Информационно-издательский дом “Филинъ”, 1998.

14. Быкова Т.А., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб. пособие. – М., 1996. – 52 с.

15. Варадинов Н.В. Делопроизводство: Руководство к составлению всех родов бумаг и актов по данным формам образцов. – Т. 1, 2. – СПб., 1837.

16. Василевский Ю.А. Носители магнитной записи. – М.: Искусство, 1989.

17. Воробьёв Г.Г. Твоя информационная культура. – М., 1988.

18. Гедрович Ф.А. Цифровые документы: проблемы обеспечения сохранности // Вестник архивиста. – 1998. – № 1. – С. 120-122.

19. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): Учеб. для вузов / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова и др. – М., 2000.

20. Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России: Учеб. пособие. – М., 1993.

21. Илюшенко М.П. К понятию “документ” (Эволюция термина и предмет документоведения) // Советские архивы. –1986. – № 1. – С. 26-31.

22. Илюшенко М.П. Функциональный анализ документа // Делопроизводство. – 1999. – № 2. – С. 43-46; 2000. – № 1. – С. 20-23.

23. Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение: Документ и системы документации: Учеб. пособие. – М., 1977.

24. Илюшенко М.П. Организация документооборота: Учеб. пособие, МГИАИ. – М., 1981.

25. Исаев Г.Н., Фрайтаг Ю. Документальные источники научной информации (Теоретические основы): Учеб. пособие. – М., 1996.

26. История делопроизводства в СССР: Учеб. пособие. – М., 1974.

27. Истрин В.А. Возникновение и развитие письма. – М.: Наука, 1965.

28. Истрин В.А. История письма. – М., 1965.

29. Каштанов С.М. Русская дипломатика. – М., 1988.

30. Кузин А.А., Филиппов Н.Г. Техническое документирование: Учеб. пособие. – М.: МГИАИ, 1973.

31. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. – М., 2000.

32. Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Филиппов Н.Т. Делопроизводство и техническая документация. – М.: Высшая школа, 1991.

33. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). – М., 2002.

34. Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления: Учеб. справ. пособие. – М., 1998.

35. Кузнецова Т.В. Новый ГОСТ Р 6.30 97. Требования к оформ­лению документов // Секретарское дело. – 1998. – № 1. – С. 6-14.

36. Кузнецова Т.В. Организация и документирование работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан / Т.В. Кузнецова, О.В. Мосягина, Н.В. Овчинникова. – М., 1998.

37. Ларин М.В. Развитие понятия “документ” // Делопроизводство. – 2000. – № 1. – С. 5-9.

38. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. – М.: Научная книга, 1998.

39. Магидов В.М. Кинофотодокументы как объект источниковедения (историография вопроса) // Советские архивы. – 1991. – № 4. – С. 27-38; № 5. – С. 12-23.

40. Организация работы с документами. – М.: ИНФРА-М, 1998.

41. Павленко Н.А. История письма. – Минск, 1987.

42. Пигарев А.Ю. Курс современной стенографии: Учеб. – Новосибирск: ЮКЭА, 2000.

43. Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в современных условиях // Отечественные архивы. – 1999. – № 2. – С. 12-16.

44. Развитие советского документоведения (1917-1981). – М.: Главархив, ВНИИДАД, 1983.

45. Ракитов А.И. Философия компьютерной революции. – М.: Политиздат, 1991;

46. Рейсер С.А. Русская палеография нового времени. Неография. – М.: Высшая школа, 1982.

47. Санкина Л.В. Визирование и согласование // Секретарское дело. – 1997. – № 1. – С. 17-19.

48. Сборник законодательных актов по делопроизводству (1917-1970). – М., 1973.

49. Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов. – М.: Высшая школа, 1986.

50. Сквернюков П.Ф. Слово о бумаге. – М.: Московский рабочий, 1980.

51. Собрание законодательства Российской Федерации. 1994-2000.

52. Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет, основные задачи // Документирование управленческой деятельности. – М., 1986. – С. 5-30.

53. Составление и оформление служебных документов: Практ. пособие для коммер­ческих фирм, общественных организаций и государственных структур / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М., 1999.

54. Татиев Д.П. Бумага и переплётные материалы. – М., 1972.

55. Тихонов В.И. Сущностные характеристики, состав и классификация электронных документов // Делопроизводство. – 1999. – № 2. – С. 48-56.

56. Фотография: Энциклопедический справочник. –Минск, 1992.

57. Чибисов К.В. Фотография в прошлом, настоящем и будущем. – М.: Наука, 1988.

58. Чуковенков А.Ю. Требования к оформлению текстов документов // Секретарское дело. – 2000. –№ 1. – С. 6-10.

59. Янковая В.Ф. Русское делопроизводство в сборниках образцов документов конца XVIII – начала XX в. // Советские архивы. – 1989. – № 4. – С. 23-31.

60. Янковая В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения // Де­лопроизводство.– 1999. – № 1. – С. 41-46.