Тема 2.1.Бронирование номеров

Понятие и сущность процесса бронирования. Бронирование – это предварительный заказ мест и номеров в гостинице. С этого процесса начинается обслуживание гостей.

Резервирование номеров - это бронирование номера, производимое отделом бронирования по заявкам клиентов. Бронирование определяет следующие показатели: срок проживания, количество человек, тип комнаты, цену.

Бронированием номеров занимаются менеджеры отдела бронирования или службы приема и размещения. Срок проживания измеряется ночами.

При определении количества человек, которые будут проживать в номере, необходимо отметить, есть ли среди них дети, так как во многих гостиницах дети до определенного возраста проживают бесплатно.

Определение типа и категории комнаты, в которой будет проживать гость, зависит от его предпочтений, а также от наличия номеров данной категории. Номера различаются по категориям, а, следовательно, и по цене, и по количеству кроватей. Наибольшим способом пользуются самые дешевые номера. Каждый номер характеризуется определенными особенностями, которые могут быть как привлекательными, так и отталкивающими для гостей. При бронировании желательно руководствоваться пожеланиями гостя при выборе комнаты.

Типы бронирования. Бронирование бывает следующих типов – гарантированное, негарантированное и двойное (сверхбронирование).

Гарантированное бронирование – бронирование, предполагающее, что номер держится до тех пор, пока гость не приедет, т.е. гость может приехать в любое время, и он гарантирует оплату номера даже в случае незаезда, либо отменяет бронирование до определенного часа, установленного гостиницей, дня заезда. Таким образом, если гость бронирует номер, но не приезжает и не отменяет бронирование вообще или до установленного срока, то на него налагаются штрафные санкции.

Работа на условиях безотзывного бронирования. Безотзывное резервирование является менее рискованной в сравнении с комитментами и элотментами формой сотрудничества туроператоров с отелями. Смысл ее состоит в резервировании туроператором определенного количества комнат на сравнительно небольшой временный период с указанием в заявке крайнего срока оплаты брони. При этом отказ туроператора от забронированных номеров без уплаты им штрафных санкций невозможен. На практике безотзывное бронирование осуществляется туроператором под фамилиями несуществующих клиентов, якобы заезжающих в указанные даты в отель. Гарантии своевременной оплаты брони не позднее указанного в заявке на резервирование срока подкрепляются соответствующим гарантийным письмом. После подтверждения бронирования гостиницей туроператор начинает реализовывать комнаты с единственной целью – аккумулировать необходимую для полной и своевременной оплаты зарезервированных комнат сумму денежных средств. В случае успешной продажи номеров, оператор, оплатив стоимость комнат, под различными предлогами меняет личные данные заезжающих, не соответствующие реальности, и реализует тур. В случае же неполной продажи комнат оператор либо оплачивает цену пустующих номеров хотельеру, либо, по согласованию с хотельером, отказывается от них с уплатой определенного размера штрафных санкций.Безотзывное бронирование выгодно для туроператоров, поскольку оно максимально снижает их риск, но при этом оставляет оператору возможность распоряжаться номерами от своего имени без постоянных проверок наличия в продаже комнат на интересующие даты у хотельера, к тому же безотзывная бронь не требует крупной предоплаты, давая туроператору отсрочку и шанс оплачивать зарезервированные комнаты за счет уже реализованных туров.С другой стороны, это выгодно и хотельеру, который, все-таки, перекладывает риск по реализации комнат на туроператора и, к тому же, не вынужден давать партнеру крупный дисконт.

Безотзывное бронирование бывает двух видов:

· строго фиксированное – резервирование комнат на конкретные даты без возможности туроператора изменять даты или длительность заездов;

· пролонгируемое бронирование – это безотзывное бронирование, при котором туроператор имеет возможность перенести на более поздний срок даты заезда без уплаты хотельеру штрафных санкций. Оператор прибегает к пролонгации резервирования в случаях, когда он реально оценивает риск неполной продажи номеров на первоначально установленные даты, однако считает, что, перенеся даты заезда, за счет появившегося дополнительного времени он реализует зарезервированные комнаты

Работа на условиях приоритетного бронирования. Приоритетное бронирование имеет не столько экономический смысл, сколько представляет собой фактор, значительно облегчающий повседневную работу оператора, связанную с разовым бронированием комнат в отеле. Под это формой сотрудничества оператора и хотельера подразумевается, что последний рассматривает и подтверждает заявки оператора вне очереди и с максимальным приоритетом. Приоритет заявки означает, что служба бронирования отеля может подтверждать заявки оператора в ущерб интересам других туроператоров, имеющих в этой гостинице забронированные, но неоплаченные комнаты. Право приоритетного бронирования обычно ничем не оформляется, в большинстве случаев им наделяют туроператоров, имеющих положительный опыт работы с данным отелем, налаженные личные связи с хотельером. Однако получение оператором такого права сильно способствует повышению эффективности его работы, поскольку дает оператору уверенность в подтверждении практически любой заявки.

Существует несколько способов гарантирования бронирования

перевод предоплаты гарантии под внесение гарантирование ваучер

в гостинице кредитную карту депозита компании

Рис. 3. Способы бронирования

Негарантированное бронирование – бронирование, при котором гостиница соглашается держать комнату непроданной до определенного часа. Этот тип бронирования не гарантирует, что гостиница получит оплату за номер в случае неприбытия гостя. Если гость не въезжает в номер до 18.00, то гостиница имеет право отменить для него бронирование и добавить комнату в список комнат, свободных для продажи. Используется следующие методы оплаты: наличный расчет, кредитная карта, оплата компанией.

Двойное бронирование (сверхбронирование) – бронирование мест сверх имеющихся в наличии, должно быть тщательно продумано и четко регулироваться.

Ваучер – документ – распоряжение туроператора своему контрагенту о предоставлении туристу туристического обслуживания с гарантией его оплаты последним в установленном порядке.