2015-10-14
911
Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями и организациями.
Обязательно издание распорядительных документов по следующим вопросам:
1) организационным;
3) строительства, материально-технического снабжения;
4) сбыта;
5) финансов и кредита;
6) труда и заработной платы.
Это, конечно, не все вопросы, по которым необходимо создавать распорядительные документы, но они являются наиболее характерными и стабильными основаниями для обязательного издания распорядительных документов.
Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.
Основными видами распорядительных документов являются: постановление; указание; приказ; решение; распоряжение.
Эти виды будут рассмотрены ниже.
Схема подготовки распорядительных документов следующая:
1) всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;
2) согласование текста и его подписание;
3) обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение).
Проект распорядительных документов может быть подготовлен отдельными специалистами или структурными подразделениями.
Основным распорядительным документом является приказ.
Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.
Приказами оформляют:
1) порядок деятельности предприятия;
2) решения и поручения по организации работы;
3) организационные мероприятия;
4) итоги работы;
5) результаты ревизии.
Приказы издаются только при необходимости.
Изменения, дополнения, отмена приказов производятся только приказами.
Подготовка проектов приказов включает следующие стадии:
1) изучение существа вопроса, законодательных актов, других документов, издававшихся по этому вопросу, проработка информационно-справочных документов предприятия;
2) подготовку текста документа;
3) согласование текста документа;
4) подписание приказа;
5) доведение до сведения исполнителей.
Подготовка приказа поручается структурному подразделению, группе специалистов, отдельному должностному лицу.
Текст приказа состоит из двух частей:
1) констатирующей, в которой излагаются факты, раскрываются причины, цели, послужившие основанием для создания приказа. Если в основу приказа был взят документ государственных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер и заглавие;
2) распорядительной.
Распорядительная часть текста приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ и пишется от нулевого положения табулятора. Текст делится на пункты. Распорядительные пункты строятся по схеме: исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, или организация) - действие - срок. Последний пункт приказа формулируется таким образом: контроль за исполнением приказа возложить на: наименование должности, инициалы и фамилия. Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле опускается.
Дата приказа - это дата его подписания, начала его действия.
Подписывает приказ руководитель организации.
Внесение изменений и дополнений в подписанный приказ не допускается без разрешения подписавшего документ.
К проекту приказа составляется список рассылки подразделениям, должностным лицам, которых касается приказ.
Проект приказа до подписания визируется руководителями структурных подразделений, должностными лицами, которые отвечают за его исполнение, юристом.
Может осуществляться и внешнее согласование с другими организациями, если приказ затрагивает их интересы. Согласование оформляется грифом “Согласование”.
Реквизиты приказа:
1) наименование министерства или ведомства;
2) название организации;
3) наименование вида документа - ПРИКАЗ;
4) дата, номер;
5) место составления;
6) заголовок;
7) текст;
8) подпись;
9) визы согласования.
С приказов для удобства пользования внутри организации делаются копии и выписки.
Выписка из приказа - копия основной части текста документа, которая необходима для работы.
Констатирующая часть текста пишется полностью.
Реквизиты выписки из приказа:
1) наименование министерства или ведомства;
2) название организации;
3) наименование вида документа - ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;
4) дата, номер (те же, что и у приказа);
5) место составления;
6) заголовок;
7) часть текста;
8) подпись (кроме личной подписи);
9) заверительная надпись (отделяется от подписи 2-3 интервалами).
Приказы оформляются на общих бланках.
Следующим видом распорядительного документа является распоряжение.
Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым он адресован.
Их издают предприятия, организации, правительства, администрации районов и т.д.
Выделяют следующие виды распоряжений:
длительного действия;
касающиеся конкретного вопроса.
Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную часть.
Констатирующая часть текста распоряжения - часть, в которой указываются цели и причины распоряжения. В ней целесообразно использовать следующие формулировки: “В соответствии”, “В связи”, “В целях”.
Распорядительная часть текста распоряжения начинается словом ОБЯЗЫВАЮ, в ней указываются предписываемые действия.
Формуляр распоряжения состоит из реквизитов:
1) наименование организации;
2) наименование вида документа;
3) дата, номер;
4) место издания;
5) заголовок;
6) текст;
7) подпись;
8) отметка о согласовании.
Текст оформляется на бланке формата А4.
Проект распоряжения согласовывается с заинтересованными в этом документе лицами.
Исполнителями распоряжения могут быть учреждения, структурные подразделения, должностные лица.
Еще один вид распорядительного документа - указание.
Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, организациями по вопросам организационно-методического характера.
К вопросам организационно-методического характера относятся следующие:
а) организация исполнения приказов;
б) организация исполнения инструкций.
Право издания указания в организациях предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделений, которые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции.
Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей; распорядительной.
Констатирующая часть текста указания раскрывает причины издания документа и начинается: “Во исполнение...”, “В целях...”, “В соответствии...”.
Распорядительная часть текста указания начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, в ней указываются предписываемые действия. Текст может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже после слова ПРЕДЛАГАЮ - действие - срок исполнения.
В последнем пункте указания возлагается контроль за исполнением документа на определенное должностное лицо.
Датой указания является дата его подписания.
Указание оформляется на бланке формата А4.
Формуляр указания состоит из реквизитов:
1) наименование министерства или ведомства;
2) название организации;
3) наименование вида документа;
4) дата, номер;
5) место издания;
6) заголовок;
7) текст;
8) подпись;
9) отметка о согласовании.
Следующий вид распорядительного документа - решение.
Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами.
Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части излагаются причины издания документа, цели, которые достигаются при его выполнении.
В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем - слово РЕШИЛ на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже - действие - срок исполнения.
Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.
Формуляр решения состоит из реквизитов:
1) название организации;
2) наименование вида документа;
3) дата, номер;
4) место издания;
5) заголовок;
6) текст;
7) подписи (председатель, секретарь);
8) визы.
Следующий вид распорядительного документа - постановление.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п.
Протоколы оформляются на бланках организаций формата А4.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию.
Постоянная - слова “Председатель”, “Секретарь”, “Присутствовали”. Пишутся от начала левого поля.
Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших. Пишется от второго положения табулятора.
Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) - по каждому вопросу отдельно. От левого поля без знаков препинания.
Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько.
С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже. Затем печатают содержание доклада, сообщения.
После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.
Завершающая часть текста протокола - постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие - исполнитель - срок.
Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. Протокол подписывают председатель и секретарь. Последний редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись.
Датой протокола является дата проведения заседания.
Формуляр протокола состоит из реквизитов:
1) наименование организации или ведомства (если есть);
2) НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ- крупно;
3) наименование структурного подразделения(если есть);
4) наименование вида документа - ПРОТОКОЛ;
5) дата заседания, номер (в течение календарного года);
6) место составления (город);
7) заглавие (вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа);
8) текст вводной и основной части;
9) подписи;
10) гриф утверждения, согласования (если нужно).
Постановление издается высшими органами государственной власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти.
Информационно-справочные документы,
их назначение и основные виды
Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными.
Информационно-справочные – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.
Виды информационно-справочных документов:
1) справка;
2) докладная записка;
4) акт;
5) письма;
6) телеграмма, телефонограмма.
Одним из видов информационно-справочных документов является акт.
Акт - информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий.
Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей.
Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно-ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом.
Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ.
Текст акта состоит из двух частей: вводной; констатирующей.
В вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.
Констатирующая часть текста акта содержит описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки); в ней фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта. Текст акта может быть разделен на пункты, составленные в виде таблицы. Если есть я, то отметка о их наличии проставляется после текста.
Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.
С актами ревизии и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются.
Акты составляются на общем бланке.
Формуляр акта состоит из реквизитов:
1) наименование министерства или ведомства;
2) название организации;
3) наименование структурного подразделения;
4) наименование вида документа;
5) дата, номер;
6) место издания;
7) заголовок;
8) текст;
9) приложение;
10) подписи (членов комиссии);
11) гриф утверждения, согласования.
Реквизиты отделяются друг от друга 1,5 - 3 интервалами.
Следующий вид информационно-справочного документа - докладная записка.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.
По содержанию докладные записки бывают:
информационные;
отчетные (по результатам командировки и т.д.).
В зависимости от адресата докладные записки бывают: внутренние; внешние.
Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор-составитель.
Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации.
Датой записки является дата её подписания.
Докладные записки составляются как по инициативе автора, так и по указанию руководства.
Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение.
Информационные докладные записки о ходе выполнения работ представляются руководству постоянно.
Текст докладной записки делится на две части:
1) изложение фактов, послуживших причиной её составления;
2) выводы, предложения организации или должностного лица.
Формуляр внутренней докладной записки состоит из реквизитов:
1) наименование структурного подразделения(если есть);
2) наименование вида документа - докладная записка;
3) дата, номер;
4) адресат;
5) заголовок;
6) текст;
7) приложение;
8) подпись.
Формуляр внешней докладной записки состоит из реквизитов:
1) наименование министерства или ведомства;
2) название организации;
3) наименование структурного подразделения (если есть);
4) наименование вида документа - докладная записка;
5) дата, номер;
6) место издания;
7) адресат;
8) заголовок;
9) текст;
10) приложения;
11) подпись.
Следующий вид информационно-справочного документа - объяснительная записка.
Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.
Объяснительные записки, являющиеся ем к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках.
Подписывает их руководитель.
Объяснительные записки, объясняющие причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, составляются отдельными работниками на стандартном листе бумаги. Подписываются составителями.
Формуляр объяснительной записки состоит из реквизитов:
1) наименование министерства или ведомства;
2) название организации;
3) наименование структурного подразделения (если есть);
4) наименование вида документа;
5) дата, номер;
6) место издания;
7) адресат;
8) заголовок;
9) текст;
10) подпись.
Следующий вид информационно-справочного документа - справка.
Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.
Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации.
Текст справки состоит из двух частей:
в первой излагаются факты, послужившие поводом для её написания;
во второй - приводятся конкретные данные.
Выводы и предложения в справке не даются. Это и отличает её от докладной записки.
В справке фиксируют сведения определенного периода времени.
Датой справки является дата её подписания.
Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т.д.
При составлении справок, удостоверяющих юридические факты, используются унифицированные трафаретные бланки формата А5.
Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.
Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй - подшивается в дело.
Формуляр справки состоит из реквизитов:
1) наименование министерства или ведомства;
2) название организации;
3) наименование структурного подразделения (если есть);
4) наименование вида документа;
5) дата, номер;
6) место издания;
7) адресат;
8) заголовок;
9) текст;
10) подпись;
11) печать.
Текст справки начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) работника (или иного лица - учащегося, пенсионера и т.д.), о котором сообщают сведения.
Следующий вид информационно-справочного документа - доклад.
Доклад - последовательное изложение на собрании, заседании и т.п. информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом работникам определенного подразделения или всей организации.
Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления.
Цели доклада: информирование и убеждение.
Элементы доклада:
вступление (показ целей и назначения доклада);
основная часть - изложение основных фактов;
выводы (в виде положений);
рекомендации.
Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.
Следующий вид информационно-справочного документа - телеграмма.
Телеграмма - официальное сообщение, переданное по телеграфу.
Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются.
В первой части телеграммы указываются:
отметка о категории телеграммы;
адресат;
текст;
фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму.
Во второй части телеграммы - под чертой - указываются:
адрес и наименование организации - отправителя телеграммы;
наименование должности;
подпись лица, от имени которого телеграмма исходит;
печать;
дата.
Следующий вид информационно-справочного документа - телефонограмма.
Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону.
Этот вид информационно-справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи.
При передаче телефонограммы полагается придерживаться следующих установок:
передавать только краткую, срочную информацию;
проверять правильность записи обратной связью;
текст - не более 50 слов;
не использовать трудно выговариваемые и редкие слова;
записывать в специальный гроссбух факт передачи телефонограммы.
Формуляр телефонограммы состоит из реквизитов:
1) наименование министерства или ведомства;
2) название организации-отправителя;
3) наименование вида документа;
4) дата, номер;
5) место составления;
6) адресат;
7) заголовок;
8) текст;
9) подпись;
10) должность, фамилия передавшего телефонограмму, номер телефона, время передачи;
11) должность, фамилия принявшего телефонограмму, номер телефона, время приема.
Самым значительным видом информационно-справочных документов являются деловые письма.
Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами.
Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо.
Виды служебных писем:
1) письмо - просьба;
2) письмо - предложение;
3) письмо - претензия;
4) письмо - запрос;
5) письмо - извещение;
6) информационное письмо;
7) письмо - отказ;
8) письмо - напоминание;
9) сопроводительное письмо и т.д.
Формуляр письма состоит из реквизитов:
1) наименование министерства или ведомства;
2) название организации;
3) наименование структурного подразделения (если есть);
4) адрес организации (почтовый, телеграфный);
5) номер телефона, факса, телетайпа;
6) номер счета в банке;
7) дата, номер;
8) ссылка на индекс и дату входящего документа;
9) адресат;
10) заголовок;
11) текст;
12) приложения;
13) подпись;
14) печать;
15) фамилия и телефон исполнителя;
Требования к тексту письма следующие: краткость; лаконичность; последовательность; убедительность; корректность; одноаспектность; объективность; ясность.
Текст письма состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части излагаются факты, послужившие поводом для его написания.
В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ и т.д.
А теперь рассмотрим отдельные виды писем.
Сопроводительное письмо - документ, информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов, отправленных материальных ценностей.
Оно составляется лишь в том случае, когда содержит пояснения о характере исполнения или цели направления приложенного документа. Текст начинается словами: НАПРАВЛЯЕМ, ВОЗВРАЩАЕМ.
Например:
НАПРАВЛЯЕМ НА УТВЕРЖДЕНИЕ ПРОГРАММУ.
Письмо-приглашение - документ, содержащий приглашение на заседание, совещание, конференцию и т.д.
Письмо-приглашение может содержать:
полную повестку дня мероприятия;
фамилии докладчиков по вопросам повестки дня;
фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия;
способ проезда и другую информацию.
Например:
ПРИГЛАШАЕМ ВАС НА ЗАСЕДАНИЕ...
Информационное письмо - документ, в котором сообщается о каких-либо фактах или мероприятиях, пропагандируются деятельность организаций, продукция.
Рекламное письмо - документ, содержащий описание рекламируемых услуг, товаров.
Цель письма - побудить воспользоваться предложенными услугами, заказать товар.
Текст рекламного письма должен содержать полную, четкую, конкретную информацию.
Письмо-извещение - документ, являющийся ответом на запрос.
Письмо-извещение составляется для конкретного адресата, начинается словами: “Ставим Вас в известность...”.
Письмо-подтверждение - документ, уведомляющий отправителя о получении документов, ценностей, подтверждающий факты, действия.
Направление письма-подтверждения относится к обязательной части деловых отношений.
Письмо-подтверждение начинается словами: ПОДТВЕРЖДАЕМ УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ...
Письмо-напоминание - документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия
Письмо-напоминание направляется адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров.
Например:
НАПОМИНАЕМ, ЧТО СРОК АРЕНДЫ ЗАЛА ИСТЕКАЕТ 16.02.2015.
Гарантийное письмо - документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т.д.).
В гарантийном письме организация-адресат берет на себя определенные обязательства, поэтому такое письмо имеет правовую нагрузку.
Например:
ПРОСИМ ИЗГОТОВИТЬ И ВЫСЛАТЬ КОМПЛЕКТ МЕБЕЛИ. ОПЛАТУ ГАРАНТИРУЕМ.
Такие письма подписывает директор и главный бухгалтер предприятия..
Письмо-претензия - документ, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии, основания требований.
Письмо-претензия подписывается руководителем организации и визируется главным бухгалтером.
Письмо-ответ - документ, являющийся реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа.
Ответа требуют письма-запросы, просьбы, обращения, требования, предложения, претензии.
Письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного письма. В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу:
принятие предложения;
отказ от предложения;
выполнение просьбы;
ответ на запрос.
Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме.
Отказ должен быть убедительно аргументирован.
Письмо иностранному партнеру должно иметь четкую структуру.
Структура письма иностранному партнеру:
1) эмблема и наименование фирмы (возможно указание рода деятельности);
2) адрес фирмы (почтовый, телеграфный, номера телефона (ов), факса, название банка, адреса представительств и филиалов);
3) номер документа в цифровой или буквенной форме;
4) дата в буквенно-цифровой форме;
5) адрес получателя;
6) вступительное обращение;
7) заголовок;
8) текст;
9) заключительная формула вежливости;
10) личная подпись автора письма;
11) ниже подписи - её расшифровка;
12) на следующей строке - должность лица, подписавшего документ.
Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи.
Факс всегда будет являться копией переданного документа.
Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма.
Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются:
1) указание (код) отправителя;
2) дата и время передачи;
3) длительность передачи;
4) номер телефакса, с которого передана информация;
5) количество страниц.
Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного пользования, их необходимо скопировать, так как факсовая бумага недолговечна.
В дорогих факсимильных аппаратах при использовании обычной бумаги копирование не обязательно.
Модем - средство передачи информации с помощью электронной почты между двумя адресатами - пользователями ПК.
Документы, полученные с помощью модема, всегда будут являться копией переданного документа.
