Содержание процесса управления деятельностью организации

Общие функции менеджмента отражают общий порядок управления деятельностью организации. Все они должны неукоснительно исполняться в хозяйственной деятельности предприятия, в одинаковой степени важны и применяются как в оперативном, так и в стратегическом менеджменте. Общие функции образуют систему, их исполнение носит процессный характер (рис.6.2).

Процесс реализации системы общих функций начинается с целеполагания. Как мы уже говорили, бесцельных организаций не бывает. Корабль никогда не придет в гавань, если не знает, куда ему надо попасть – говорили древние. Целевые установки, которые стремится реализовать организация в целом относятся к блоку её стратегического менеджмента, это цели и задачи, основанные на стратегическом видении владельца компании (или её топ-менеджмента).

Для достижения поставленных целей и задач развития необходимо запланировать мероприятия, осуществление которых и приведет к реализации целей. Определение источников ресурсного обеспечения исполнения запланированных мероприятий. Таким образом «работает» вторая функция процессной модели – функция планирования.

Претворение запланированных мероприятий в жизнь требует провести организацию их исполнения работниками предприятия, нужно создать структуры (систему должностей и подразделений), распределить исполнение конкретных работ по плановым мероприятиям (специализация должностей и подразделений), установление взаимосвязей между исполнителями (системная координация работы), определение выполнения работ в пространстве и времени. Исполняется функция организовывания.

Как только началось организованное исполнение запланированных для достижения организационных целей мероприятий, сразу же оказывается необходимой функция учета. Учет – это фиксация параметров состояния системы в конкретный момент времени, установленный руководством для проведения контрольных операций. Например, к 29.12.2014 году в цехе должно быть изготовлено 240 швейных машин (это план), реально оказалось изготовлено 237 машин (это учет).

Очередная функция, реализуемая в соответствии с процессной моделью, функция контроля. Контроль – это соотнесение плановых параметров состояния системы с контрольными параметрами её состояния. В процессе такого соотнесения удается выявить наличие проблемы или её отсутствия. Проблема – отклонение контрольных параметров системы от их планового состояния на момент осуществления контроля. Так если плановый выпуск швейных машин на установленную дату был равен 240 шт., а реально выпущено только 237 шт., имеет место проблема – невыполнение планового задания.

Если в процессе исполнения контрольной функции выявлена проблема, то необходимо выяснить, в чем её суть, почему она возникла, установить время её возникновения. Такое «расследование» проводится в рамках исполнения функции анализа. Анализ – выявление глубинных причин, приведших к проблеме. Это важнейший элемент управленческой цепи, т.к. выяснение причин, приведших к проблеме, позволяет избежать появления их в будущем, а значит избежать производственных издержек, связанных с их ликвидацией, сохранить имидж фирмы у потребителей, а значит удержать занятые позиции в конкурентной борьбе на рынке.

Последняя функция, реализуемая в соответствии с процессной моделью – функция регулирования. Это функция обратной связи, без которой весь процесс управления оказался бы невозможным. Регулирование – это функция, связанная с разработкой и внедрение в практику системы мероприятий, направленных на устранение глубинных причин, приведших к проблеме, так, чтобы в будущем эта проблема больше не возникала.

Управленческий цикл замыкается.

Однако, как видно из процессной схемы на рис. 6.2, в контуре имеются несколько обратных связей. Так в контуре «формирование цели - планирование» обратная связь означает, что если запланировать необходимые мероприятия не удается (недостает необходимых для этого ресурсов), то поставленные цели должны быть откорректированы в соответствии с реальными возможностями предприятия. Имеющиеся ресурсы должны безусловно обеспечивать возможность достижения поставленных целей организационного развития.

Вторая обратная связь прослеживается в контуре «Планирование - организация». Если организовать безусловное исполнение запланированных мероприятий в установленные сроки не удается, то необходимо изменить плановые задания в сторону их большего соответствия реальному состоянию предприятия.

Обратные связи в контурах «Учет, контроль, анализ - организация» и «Учет, контроль, анализ - планирование» фиксируют невозможность реализации триединой функции контроллинга (учет, контроль, анализ). Такая ситуация возможна, в связи с недостатками в планировании и организации производственного процесса, их следует устранить.

Реализация общих функций менеджмента по содержанию сильно зависит от иерархического уровня менеджера (рис.6.3).

Высший уровень управления организацией в большей степени занят решением задач стратегического развития, целеполагания, им решаются задачи определения сроков реализации стратегий, осуществляется контроль исполнения принятых организацией обязательств, установленных подразделениям заданий. В меньшей степень топ-менеджмент занят организацией исполнения принятых решений. Этим в основном занимается менеджмент среднего звена, который участвует в разработке и планировании мероприятий по исполнению установленных заданий и ведет контроль хода их исполнения. Нижний уровень менеджмента (производственные мастера) в основном заняты организацией конкретного выполнения работы, планируют поставки необходимых ресурсов, контролируют ход производственного процесса.