Пятое. Отбор сильных идей

Важным заключительным этапом воркшопа является верификация найденных идей и распределение задач по их доработке среди участников группы. Это значительно упрощает дальнейший процесс координации внедрения для руководителя проекта. Кроме того, эта работа снижает вероятность возникновения в дальнейшем бюрократических препон, за счёт участия в ней представителей всех вовлеченных в решение проблемы подразделений заказчика.

 

В случае с банком было отмечено, что утверждение задач всеми участниками группы, а также распределение задач среди исполнителей, позволило избежать сложностей дальнейшего согласования, и способствовало скорейшему их выполнению. Некоторые из отсутствующих на мероприятии руководителей (делегировавших своих представителей) пытались оспорить принятые решения, что, безусловно, стало бы проблемой, если бы не заблаговременная договорённость об окончательности принятых делегированными представителями решений.

 

Проведение воркшопа

 

Установочные встречи

Фундамент, на котором будет строиться вся дальнейшая работа – установочные встречи, в рамках которых мы вместе с заказчиком формулируем проблему, определяем формат, количество дней, и согласовываем состав участников. Ключевым является наличие в рабочей группе людей, наделенных полномочиями принимать решения за свое направление.

 

Ключевыми являются два фактора:

а) должны присутствовать представители всех подразделений, которые вовлечены в проблему,

б) люди, делегированные на воркшоп, полномочны принимать решения от имени своего направления.

 

Разработка дорожной карты решения

По результатам установочных встреч, когда сформулирована проблема и понятен состав группы, мы разрабатываем алгоритм решения и прорабатываем сценарии применения инструментов.

 

Проведение воркшопа. Установка правил и управление процессом.

На начальном этапе воркшоп-сессии мы вместе с участниками формулируем правила и в дальнейшем жёстко контролируем их соблюдение. Важный аспект любой групповой работы - ее организация: течение нескольких дней нам нужно управлять сложным процессом коллективного мышления, обеспечивать ее продвижение к решению проблемы в достаточно жестких логических рамках.

 

Наша задача во время проведения воркшопа – обеспечить движение по ранее разработанному плану, а в случае необходимости, иметь возможность оперативного внесения корректировок.