2017-12-14
1210
Одним из первых инициаторов организации ярмарок социальных проектов является Межрегиональный Общественный Фонд «Сибирский Центр Поддержки Общественных Инициатив» (МОФ СЦПОИ). Первая такая Ярмарка была проведена в 1996г. в г. Новосибирске. Сегодня Ярмарки социальных проектов, являющиеся ярмарками – презентациями НКО проводят в больших и малых городах Сибири.
Первая Ярмарка-презентация НКО в Иркутске прошла в 2004г. в День города и стала традиционной. Она имеет разные формы проведения, разных организаторов, разные названия, уже проводиться в разных городах и поселениях Иркутской области. Пошаговая инструкция организации ярмарки социальных проектов, разработанная специалистами МОФ СЦПОИ представлена ниже. Если в территории нет зарегистрированных НКО, или их мало, то исходя из местных условий, можно адаптировать эту технологию с привлечением к организации и работе инициативных групп и лидеров сообщества.
Шаг 1. Создание и организация работы оргкомитета по проведению ярмарки.
|
|
|
Оргкомитет необходим для того, чтобы разделить обязанности и ответственности, иметь возможность координировать усилия, эффективно выполнить задуманное. Для создания оргкомитета необходимо дать широкое объявление о его создании. Это можно сделать через СМИ, по телефону или любым другим дешевым и доступным способом. При этом важно обеспечить соблюдение ряда правил.
– На первое заседание комитета приглашаются все желающие лидеры НКО, инициативных групп, лидеры сообщества. Потом большая часть отсеется, и останутся только самые заинтересованные и энтузиасты. Если по каким – либо причинам инициаторы не могут работать с какими–либо организационно–правовыми формами НКО (например, политическими и религиозными организациями, движениями, инициативными группами), в объявлении сразу необходимо сказать об этом.
– На каждом заседании должен быть ведущий.
– Все решения, принятые на оргкомитете, должны быть записаны и розданы его членам. Ведение протоколов помогает избежать лишних дискуссий на следующем заседании. Доступ к протоколам для членов оргкомитета свободный.
– Повестка следующего заседания должна быть известна заранее.
– Длительность каждого заседания не должна быть больше полутора часов. Как показывает практика, при хорошей организации за это время можно обсудить очень много вопросов.
– Каждый член оргкомитета может входить только в один блок. Минимальное число блоков три: финансовый, организационный, информационный. Целесообразно к перечисленным включить также культурный и содержательный блоки.
– За работу блока ответственность несет один человек – руководитель блока. Он подбирает себе команду желающих работать в этом блоке из членов оргкомитета и привлеченных им добровольцев. Из команды выбирается заместитель руководителя блока. Они обязаны владеть всей информацией по работе своего блока, передавать ее в информационный блок и представлять на оргкомитете.
|
|
|
– О времени следующего заседания оргкомитета необходимо договариваться на предыдущем заседании, это сэкономит ваше время.
Шаг 2. Обучение членов оргкомитета, разработка плана ярмарки.
Для того, чтобы выработать общее понимание концепции ярмарки, ее целей, создать общее видение, определить целевые группы, необходимо провести семинар-тренинг для членов оргкомитета. Во время подобных семинаров можно наметить направления работы (блоки) оргкомитета, выбрать людей, отвечающих за работу этих блоков, определить приоритеты и составить календарный план, разработать логотип Ярмарки и бланк оргкомитета, анкеты и соглашения. Длительность семинара, как правило, один день. Следующие правила этого шага в организации обучения помогут провести его более эффективно:
– на семинарах необходимо присутствие тех, кто в дальнейшем будет работать в оргкомитете, поэтому приглашаются все, кто пришел на первую встречу;
– ведущий семинара должен быть профессиональным тренером–консультантом.
Шаг 3. Реклама, распространение информации о ярмарке.
Это скорее не шаг, а процесс, который начинается с первой встречи оргкомитета и заканчивается его последней встречей. За эту часть работы отвечает информационный блок. Очень важно во времяподготовки к ярмарке не забывать о взаимодействии со СМИ. Информационнаякампания позволит повысить интерес различных слоев общества к мероприятию, привлечь потенциальных спонсоров, расширить число участников. Как правило, СМИ ориентированы не столько на процесс, сколько на результат, на само событие. При этом важно соблюдение следующих правил:
– Для данного блока необходимо выбирать людей, имеющих достаточно свободный телефон. Может быть несколько контактных телефонов, которые используются на всех бумагах и официальных письмах, разосланных от имени оргкомитета.
– Все контактные персоны во время подготовки к ярмарке должны обладать полной и одинаковой информацией во избежание недоразумений.
– Информацию к распространению от имени оргкомитета лучше иметь в письменном виде на бланке оргкомитета и предварительно согласовать ее на заседании. Несогласованная информация не должна распространяться. Лучше не давать вообще никакой информации, чем давать не правильную.
– Человек, отвечающий за информацию, не может поручать это другим лицам.
Шаг 4. Планирование, бюджет.
Планирование бюджета – одна из основных частей при подготовке к ярмарке. Прежде всего, необходимо определить, без чего ярмарка вообще состояться не может. Для разных территорий это необходимое может быть разным. Например, в некоторых случаях самое важное – это помещение, а в других случаях ярмарка может проводиться под открытым небом. После определения основных статей бюджета добавляются те статьи, которые могут сделать мероприятие более красочным и интересным. При реализации этого шага целесообразно соблюдать следующие правила.
– Прежде чем составить общий бюджет, необходимо составить бюджет по блокам.
– Необходимо выбрать организацию, на чей счет будут переводиться финансовые средства от спонсоров и всех, кто готов поддержать ваше мероприятие, например, от местных органов власти. Важно, чтобы этой организации доверяли как члены оргкомитета, так и потенциальные спонсоры.
– Все решения об использовании средств принимаются только оргкомитетом, решение заносится в протокол и доводится до всех членов оргкомитета.
|
|
|
– Изменение статей бюджета также принимается коллегиально.
– Расходование наличных денег оформляется по всем правилам, с предоставлением кассовых чеков или других необходимых документов.
Шаг 5. Поиск средств.
Этот шаг может быть и четвертым, если планировать ярмарку предполагается в зависимости от собранных средств. Методы сбора средств хорошо описаны в любом пособии по фандрайзингу. Но, как показывает опыт многих сибирских городов, часто спонсорами ярмарок становятся представители местной власти. Их спонсорская помощь выражается не только в непосредственном финансировании, что иногда тоже происходит, сколько в предоставлении бесплатного помещения, необходимого оборудования, транспорта, печати пригласительных билетов, буклетов, грамот и т.д. Интересно также, что спонсорскую помощь могут оказать и представители местного бизнеса. Здесь также важно соблюдение определенных правил.
– Поиск средств необходимо начинать как можно раньше, скажем, месяца за три до планируемого события.
– Письма, официальные обращения в коридорах власти продвигаются очень медленно, по инстанциям, требуют тщательного оформления. Для ускорения процесса хорошо, когда в оргкомитет входят представители власти.
– Деньги никогда не бывают лишними, поэтому необходимо работать с большим количеством спонсоров. Просьба о финансовой и другой помощи имеет еще вторую сторону: она служит распространению информации о событии и проблеме, которую вы хотите решить.
– При поиске средств необходимо быть вежливым, но настойчивым. После рассылки писем необходимо позвонить в организацию и поинтересоваться о судьбе письма.
– Необходимо помнить, что члены оргкомитета, отвечающие за сбор средств, выступают от имени оргкомитета, а не от имени своей организации.
Шаг 6. Сценарий ярмарки.
После того, как определено место, сформирован бюджет и почти найдены все необходимые средства, необходимо подумать о сценарии ярмарки. Надо помнить, что без сценария во время проведения ярмарки будет царить хаос и неразбериха. Сценарий – это программа проведения ярмарки. Во время составления сценария, который обычно готовит организационный блок и обсуждают руководители других блоков, определяется время и место проведения тех или иных мероприятий в ходе ярмарки («круглых столов», дискуссионных клубов, пресс-конференции, конкурса на лучший стенд, концерта и т.д.). Определяется также порядок открытия и закрытия ярмарки, число выступающих. Во время обсуждения выявляются потребности в необходимом оборудовании: микрофонах, освещении, фото и видео камерах и т.д. Четко расписывается, чем будет заниматься каждый член оргкомитета во время работы ярмарки. При реализации этого шага важно выполнять следующие правила.
|
|
|
– Сценарий начинается с момента открытия и заканчивается моментом закрытия Ярмарки.
– Во время составления сценария удобно использовать следующий способ. Название и длительность всех желаемых событий пишутся на отдельных листках бумаги, которые затем располагаются в том порядке, который устраивает всех и соответствует целям Ярмарки.
– Чем более подробно расписан сценарий, тем легче будет работать во время Ярмарки.
– Формируя порядок выступления официальных лиц, нельзя забывать об иерархии. Для представителей органов власти это очень важно.
– Во время церемоний открытия и закрытия необходимо поблагодарить всех, кто поддержал данное мероприятие. При этом лучше перехвалить, чем недохвалить.
– Объявление о награждении победителей, благодарности спонсорам и организаторам ярмарки, членам оргкомитета и добровольцам лучше всего делать во время концерта (если на него нашлись деньги) между номерами. Если денег не нашлось и не нашлись волонтеры для участия в концерте, необходимо сделать награждение и благодарности отдельно.
Шаг 7. Проведение Ярмарки.
Опыт организации Ярмарок показывает: главное – это правильно разместить участников. Этим должен заниматься специальный блок размещения, который начинает свою работу с того момента, когда окончательно известно место проведения и число участников. Он делает план помещения и определяет размер площади для презентации каждой организации. Подсчитывает наличие стендов, столов, стульев и другого выставочного оборудования. Составляет план размещения. Можно использовать любой принцип: по алфавиту, по сроку работы, по районам города, по направлениям деятельности НКО (инициативных групп). Последнее позволяет легче общаться, находить будущих партнеров, удобнее для посетителей. Группа размещения – важная группа оргкомитета. Ее руководитель должен быть очень ответственным человеком, иметь возможность появиться на ярмарке на пару часов раньше открытия и уйти позже. Размещением могут заниматься специально привлеченные для этого добровольцы, не принимавшие участия в работе оргкомитета. На этом шаге важно соблюдать следующие правила:
– Разметка мест в помещении должна быть закончена за два-три часа до официального открытия ярмарки.
– Все участники должны получить свои номера для размещения прямо на входе. В экстренных случаях возможно перемещение участников, но лучше этого не делать.
– Все перемещения и изменения в размещении автоматически фиксируются на плане размещения.
– На ярмарке необходимо иметь постоянно действующий информационный центр, в задачу которого входит выдача любой информации относительно происходящего события. Сюда стекается вся информация об изменениях программы, порядка размещения и т.д. Информационный центр может быть частью группы размещения.
– Каждый участник и гость ярмарки должен иметь программу и план размещения стендов участников. Если нет возможности сделать достаточное количество копий, то сделайте план размещения на большом листе и вывесите его на входе или в информационном центре.
– Желательно, чтобы члены оргкомитета и другие организаторы имели именные таблички. Это позволит каждому участнику Ярмарки легко ориентироваться в поисках организаторов. Кроме того, так легче работать с лицами, отвечающим за помещение: комендантами, вахтерами, а также с представителями СМИ.
Шаг 8. Оценка проведенной ярмарки и подведение итогов.
Этот шаг не обязателен, если организаторы намерены ограничиться только одним подобным мероприятием. Но если предполагается, что Ярмарка не конец, а начало последующей деятельности, он крайне необходим. Во время этого шага составляется реальный бюджет ярмарки, анализируются анкеты, мнения прессы, собственные впечатления. Он важен еще и потому, что появляется лишний повод собраться членам оргкомитета и открыто высказать претензии друг к другу, если таковые возникли во время работы. Это помогает разрешить назревшие конфликты и преодолеть противоречия. Реальный бюджет ярмарки важен потому, что с этической точки зрения необходимо не только сказать спасибо спонсорам, но и показать, на что были израсходованы их деньги. Для всех участников ярмарки также важно знать, что проведенное мероприятие – это не «халява», а результат упорного и бесплатного труда многих людей. Для оценки результатов ярмарки можно использовать анкетирование участников и гостей, подсчет числа различных категорий посетителей, «Книгу отзывов» и другие методы. Здесь важно соблюдение нескольких правил.
– Заключительное заседание должно состояться не позже чем через 10 дней после окончания мероприятия.
– При составлении реального бюджета должен быть учтен труд всех добровольцев. Лучше всего это делать в человеко/часах, а затем пересчитать в рублях, исходя из средней зарплаты в регионе. Такая методика может быть использована и в других случаях работы добровольцев. Члены оргкомитета во время одной из первых встреч заполняют специальные анкеты,что облегчает подсчет их труда. Руководители блоков сами оценивают труд своих добровольных помощников.
– Результаты оценки ярмарки желательно размножить и разослать всем спонсорам, членам оргкомитета и другим заинтересованным лицам. Если есть возможность довести итоговую оценку работы ярмарки до всех участников, это необходимо сделать. Целесообразно, также, опубликовать ее в СМИ.
