Понятие «формуляр» документа

Тема 7. Формуляр, реквизит и бланк документа

Основные понятия: формуляр документа, типовой формуляр, формуляр-образец, реквизит документа, бланк

Понятие «формуляр» документа

«Формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности» (ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Набор обязательных реквизитов, составляющих формуляр документа, зависит от вида документа. Различают несколько видов формуляра документа:

· типовой,

· индивидуальный,

· формуляр-образец.

 

Формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта, протокола, называется типовым формуляром .

Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в определенной последовательности. Например, в формуляр заявления входят: адресат, автор, наименование вида документа, текст, подпись, дата.

Индивидуальный формуляр присущ какому-либо отдельному документу, например, формуляр приказа по основной деятельности, формуляр приказа о командировании и пр.

Индивидуальным может быть как произвольный, так и регламентированный формуляр. Например, доверенность, расписка, объяснительная записка, заявление могут быть написаны в произвольной форме, если автором документа является лицо не официальное или не знакомое с правилами оформления документов. Однако формуляр большинства официальных документов является объектом унификации и стандартизации. Поэтому формуляры официальных документов являются регламентированными. В результате унификации форм документов появились так называемые формуляры-образцы.

Формуляр-образец – это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов данной системы.

Расположение реквизитов в формуляре-образце учитывает последовательность операций по составлению, оформлению, обработке и дальнейшему использованию документа. Формуляр-образец устанавливает место и границы расположения каждого реквизита.

Формуляры-образцы служат основой для конструирования формуляров и бланков всех видов служебных документов. На основе формуляра-образца бланки документов строятся с учетом межстрочных интервалов и шага письма пишущих машин. Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом, применить метод однократной записи. На базе формуляров-образцов разрабатываются унифицированные формы большинства управленческих документов с учетом возможности их машинной обработки и изготовления бланков.

Стандарты и другие документы на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. В нормативных документах представлены графические модели или схемы построения образцов документов.

Метод построения формуляра-образца предусматривает разработку единого формуляра с фиксированным расположением реквизитов для всей совокупности документов, что существенно облегчает их визуальное восприятие, позволяет сократить многообразие форм документов и процесс их создания с помощью средств автоматизации.

Специалисты по ДОУ установили совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности, и установили местоположение каждого элемента информации в организационно-распорядительных документах.

Для унифицированных форм управленческих документов государственным стандартом 2003 г. (ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») установлены два формата бумаги - формат А4 (210х297 мм) и формат А5 (148х210 мм). Для технической, бухгалтерской, отчетной и др. документации могут быть использованы также форматы А3 (297х420) и А6 (105х148).

Формуляр-образец представляет собой графическую модель построения документов, является шаблоном, по которому должны составляться документы. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей реквизитов, характерное именно для этой группы документов, определяет необходимые для их размещения площади. Формуляр-образец может быть представлен как в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, так и в виде описания реквизитов с указанием последовательности их оформления и взаимного расположения в границах выделяемых площадей.

Формуляры-образцы, как правило, приводятся:

· – в стандартах;

· – в инструкциях и регламентах;

· – в методических пособиях по делопроизводству;

· – в программах автоматизации делопроизводства;

· – в книгах и учебных пособиях и т.п.

Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку служебного документа, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет: 1) организовать централизованное изготовление бланков для служебных документов; 2) сократить трудозатраты на составление и оформление служебных документов; 3) облегчить визуальное восприятие необходимой информации; 4) расширить возможности использования технических средств при составлении и обработке служебных документов.

Формуляр-образец организационно-распорядительного документа – типовая модель, содержащая совокупность обязательных реквизитов, свойственных документам унифицированной системы организационно-распорядительной документации и расположенных определенным образом.

Формуляр-образец ОРД применяется как основа для построения любого вида организационного, распорядительного, информационно-справочного документа. Формуляры конкретных видов документов определяются назначением документов и правилами их составления, оформления, разработки и введения в действие.

В первом разделе ГОСТ Р 6.30-2003 «Область применения» подчеркивается, что «...стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000)».

Распространение действия стандарта на документы, включенные в ОКУД, говорит о том, что правила оформления документов, изложенные в стандарте, относятся к документам как государственных организаций, так и негосударственных коммерческих компаний. Организационно-распорядительная документация (ОРД) фиксирует процесс принятия решений по административным и прочим вопросам и создается во всех организациях независимо от их организационно-правовой формы, права собственности и вида деятельности.

К организационно-правовым документам, оформление которых должно соответствовать стандарту, относятся: устав, учредительный договор, свидетельство о регистрации, положение, правила, штатное расписание, структура и штатная численность (в настоящее время такой документ оформляется редко), должностная инструкция. Именно такие наименования можно увидеть в ОКУД класс 0200000:

Система распорядительной документации представлена в ОКУД такими документами, как постановление, решение, приказ, распоряжение, указание.

В Общероссийском классификаторе хорошо представлена и система информационно-справочной документации: протокол, акт, служебное письмо, докладная и объяснительная записки, представление, заявление.

Система плановой документации также находит отражение в классе 0200000 в ОКУД и представлена одним документом – графиком отпусков.

Формуляр-образец организационно-распорядительного документа – это модель унифицированной формы документа. Все поле формата формуляра-образца в ГОСТ Р 6.30-2003 условно можно разделить на три части:

· служебное поле документа - часть площади формата, предназначенная для полей документа, для закрепления документа в технических средствах хранения, для нанесения специальных изображений;

· поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов - в левом верхнем углу формата при угловом расположении реквизитов или в верхней его части по центру при продольном варианте расположения реквизитов бланка;

· рабочее поле документа -остальная, большая часть площади формата; площадь унифицированной формы документа или бланка, предназначенная для заполнения реквизитами.