Лабораторна робота № 2

Тема: Організація документообігу(2год.)

Мета роботи: дізнатись про сутність документообігу,параметри потоків документів, раціональний маршрут документів та рух документів.

Лабораторне і методичне забезпечення:

персональні комп'ютери, роздатковий матеріал.

Теоретичні відомості

Документообіг — рух документів в організації з мо­менту їх отримання чи створення до завершення ви­конання чи відправки.

Документообіг здійснюється у вигляді потоків доку­ментів, які циркулюють між пунктами обробки інфор­мації (керівники установ та їх структурні підрозділи, спеціалісти тощо) і пунктами технічної обробки власне документів (експедиція, машбюро, канцелярія тощо). По відношенню до апарату управління виділяють вхідні, вихідні й внутрішні документи.

Для кожного виду документів створюється своя схема обігу, якою бажано передбачати прямоточний рух доку­ментів, одноразове перебування документа в будь-якому пункті роботи над ним, а його появу там суворо мотиво­ваною. Опробовані схеми документообігу включаються в інструкції з діловодства

Удосконалення схем документообігу можливе за умови суворо документованого розмежування функцій між мрійництвом установи та його секретаріатом, керівниками структурних підрозділів з їх секретаріатами, вико­навцями, канцелярією шляхом створення інструкцій та інших документів, які фіксують розподіл праці.

ЄДСД встановила основні принципи організації документообігу - проходження документів має бути оперативним, цілеспрямованим, тобто, виключати зворотні, зигзагоподібні та інші маршрути. Має діяти принцип одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або у одного виконавця.

 

Існує чітка система послідовних операцій з документами:

- приймання та реєстрація;

- розгляд керівником;

- порядок проходження в організації;

- виконання;

- контроль виконання;

- формування справ;

- підготовка і передача справ до архіву.

Організація документообігу значною мірою залежить від обсягу кореспонденції. Обсяг документообігу є одним з найважливіших показників управлінської діяльності підприємства. Прийом і опрацювання вхідних документів здійснює секретар-референт. Документи, що надходять на підприємство, проходять такі етапи:

- первинне опрацювання;

- попередній розгляд;

- реєстрація;

- розгляд документів керівництвом;

- направлення на виконання;

- контроль виконання;

- виконання документів;

- підшивка документів до справи.

Первинне опрацювання кореспонденції полягає у перевірці правильності доставки та цілісності вкладень; фіксуванні факту надходження документа та підготовці кореспонденції, доставленої не за призначенням.

При перевірці цілісності вкладень всі конверти, за винятком тих, що мають позначку (особисто) та листів на адресу громадських організацій, розкриваються.

При цьому перевіряється цілісність конверта та вкладення. При виявленні пошкоджень, відсутності документів чи додатків до них, слід повідомити кореспондента.

Сортування здійснюється на:

- листи, заяви, телеграми;

- документи, які належать до переписів по заявах;

- інші документи.

Анонімні звернення не реєструються.

Хід роботи:

Відкрити Microsoft Word.

Створити текстову сторінку

Створити таблицю №1 документообігу в установі.

Таблиця №1

Документообіг в установі
Потік	Зміст потоку
Вхідних документів
Вихідних документів
Внутрішніх документів

 

Укласти таблицю №2 основних параметрів потоків документів.

Таблиця №2

Основні параметри потоків документів
Потік	Чим визначають
Напрям потоку
Обсяг потоку
Структура потоку
Режим потоку