Укласти таблицю №3 раціонального маршруту документів

Таблиця №3

Раціональний маршрут документів
Керівники	Канцелярія	Виконавці
•	•	•
•	•	•
•	•	•;
•	•	•
	•	•
	•
	•

Схематично зобразити рух документів.

Приймання вхідних документів

Попередній розгляд документів

Реєстрація документів

Розгляд документів керівництвом

Виконання документів

 

Індивідуальне завдання:

Документообіг – це рух документів в організації або фірмі з моменту їх створення або отримання до відправлення або передачі їх на зберігання до архіву.

Візування -це процес підписання компетентною особою документа, складеного іншим структурним підрозділом чи установою, що потребує відповідного узгодження.

Реєстрація документа – процес фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу та запис у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Контрольні запитання:

Які обов’язкові реквізити документів вводять в ПК під час комп’ютеризованої реєстрації документів?

У чому полягають особливості комп’ютеризованої реєстрації документів?

У чому полягає процедура розгляду документів керівниками?

Які реквізити вихідних документів перевіряє канцелярія, приймаючи їх від виконавців?

Який порядок надсилання чи передачі вихідних документів адресатам?

Список використаної літератури:

1. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян./ А.С.Головач. ‒ К.: Сталкер, 1997.- 349 с.

2. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб./ А.Н.Діденко. ‒К.: Либідь, 1998.‒256 с.

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. - 2-ге вид., перероб. і допов. / А.Н.Діденко. ‒К.: Либідь, 2000. ‒ 284 с.

4. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення: Навч. посіб. для вищ. і серед. спеціальн. навч. закладів / М.Зубков. ‒ Х.: Торсінг, 2001. ‒ 384 с.

5. Молдаванов М.І. Сучасний діловий документ: Зразки найважливіших документів укр. мовою / М.І.Молдаванов, Г.М.Сидорова. ‒ К.: Техніка, 1992. ‒399 с.

6. Паламар Л.М. Мова ділових паперів /Л.М.Паламар, Г.М.Кацовець. ‒К.: Либідь, 1995.- 207 с.

Оформити звіт

Вимоги до звіту

Звіт повинен містити:

1. мету роботи.
2. короткітеоретичнівідомості.
3. описосновнихдій, яківиконувалисьпротягомлабораторноїроботи.
4. Графічнийматеріал у виглядіPrintScreen з відповіднимикоментарями до всіхпунктів ходу роботи.
5. Висновки.

Оформлена робота повинна міститиверхні та нижніколонтитули, в якихзокремавказати:

• У верхньомуколонтитулі: групу, прізвище та ініціали, назвулабораторноїроботи.
• У нижньомуколонтитулі: дату створення та нумераціюсторінок.

 

 

Лабораторна робота № 3 (8год.)

Тема: Документування управлінської діяльності

Мета роботи: вивчитидокументування управлінської діяльності як сукупності процесів фіксації управлінських дій та набути практичних навиків

Лабораторне і методичне забезпечення:

персональні комп'ютери, роздатковий матеріал.

Теоретичні відомості

Документування управлінської діяльності – фіксація за встановленими правилами управлінських дій на паперових або магнітних носіях.

Формуляр-зразок – модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити.

Реквізити – це сукупність обов’язкових відомостей в документі, без яких він не може бути підставою для обліку і не має юридичної сили.

Постійний реквізит – реквізит, який друкують під час виготовлення бланка.

Змінний ревізит – реквізит, який фіксують на бланку в процесі заповнення.

Найменування установи – найменування, зазначене у її установчих документах.

Довідкові відомості про установу – індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку, адресу електронної пошти.

Назва виду документа –назва уніфікованої форми документа згідно з ДК 010 або назва інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу установи.

Датування документа – зазначення дати проведення управлінських дій на документі.

Дата документа – дата підписання документа; дата прийняття документа, який приймає колегіальний орган, та дата затвердження документа, який підлягає затвердженню.

Індексування документа – присвоєння документу умовного позначення – індексу, який надають документу під час реєстрації і вказує на місце складання, виконання та зберігання документа.

Індекс вхідного документа – умовне позначення, яке складається з індексу кореспондента, індексу структурного підрозділу та порядкового реєстраційного номера надходження документа за картотекою певної групи кореспондентів.

Індекс вихідного документа – умовне позначення, яке складається з індексу кореспондента, індексу структурного підрозділу, порядкового номера за картотекою ініціативної кореспонденції.

Індекс справи – умовне позначення, яке складається з індексу структурного підрозділу і номера справи за номенклатурою.

Адресат документа – установи, їх структурні підрозділи, конкретні посадові особи, громадяни, до яких скеровано документ.

Резолюція – напис на документі, зроблений керівником установи, що містить вказівки щодо виконання документа.

Заголовок до тексту документа – короткий зміст основного смислового аспекту документа.

Відмітка про взяття документа на контроль – позначка словом або шампом„Контроль” або літерою „К”.

Текст документа – інформація, заради фіксування якої було створено документ.

Суцільний складний текст документа – граматично і логічно узгоджена інформація про управлінські дії, яку викладають під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Текст у формі анкети – текст, який складають для викладення цифрової або словесної інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак.

Текст у формі таблиці – текст, який складають для викладення цифрової або словесної інформації про кілька об’єктів за рядом ознак.

Додатки – матеріали, які доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ загалом.

Підписання документа – форма засвідчення документа, який підписують посадові особи установи відповідно до їх компетенції, що встановлено чинними нормативно-правовими актами.

Погодження документа – офіційна оцінка, зафіксована на документі посадовими особами, щодо доцільності документа, його обгрунтованості та відповідності чинному законодавству.

Внутрішнє погодження (візування) – погодження, яке здійснюють в апараті установи (зі структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті).

Зовнішнє погодження документа – погодження, яке здійснюють поза межами установи.

Затвердження – спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб.

Завірення підпису на документі – прикладання печатки до документа, що вимагає особливого засвідчення.

Гербова печатка – печатка із зображенням герба, якою завіряють підписи відповідальних осіб на документах, які засвідчують юридичні або фізичні права осіб; а також фіксують витрати грошових коштів і матеріальних цінностей.

Проста печатка – печатка із найменуванням міністерства (установи), яку прикладають до документів, що виходять за межі установи.

Відомості про виконавця документа – відмітка, що складається з прізвища виконавця і номера його службового телефону.

Відомості про виконання документа – відмітка, що складається з посилання на дату і номер документа, коротку довідку про виконання, слова „До справи” і номер справи, в якій документ буде зберігатися; дату направлення документа до справи; найменування посади і підпис виконавця.

Відомості про наявність документа в електронній формі – відмітка, що мыстить ім’я файла і його місце зберігання, код оператора та інші пошукова відомості.

Відомості про надходження документа – відмітка, що містить скорочене найменування установи, дату (за потреби – годину і хвилину) надходження документа, реєстраційний індекс документа.

Відомості про державну реєстрацію – запис про державну реєстрацію нормативно-правових актів органів державної влади.

Бланк документа – це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією і місцем, відведеним для змінної інформації.

Визначаємо:

- мету документування управлінської діяльності.

-вимоги до мови, якою установи здійснюють діловодство

– законодавчі акти, які є підставою для прийняття розпорядчих документів;

– способи інформування установ про зміст документів органів вищого рівня.

– призначення формуляр-зразка;

– реквізити управлінських документів, які передбачені формуляр-зразком;

– постійні реквізити управлінських документів;

– змінні реквізити управлінських документів;

– реквізити, які друкують на бланку під час його виготовлення.

– місце розміщення зображення Державного герба України;

– місце розміщення зображення емблеми установи;

– місце розміщення зображення нагород;

– місце розміщення коду установи;

– місце розміщення коду форми документа;

– місце розміщення найменування організації вищого рівня;

– порядок відтворення на документі найменування установи;

– місце розміщення найменування структурного підрозділу;

–довідкові відомості про установу і місце їх розміщення;

– вимоги до формулювання назви виду документа, місце їх розміщення;

– поняття “датування документа”;

– елементи дати документа;

– місце розміщення дати на документі

– поняття “індексування документа”;

– елементи індексів вхідних, вихідних документів та індексів справ;

– місце розміщення посилання на дату та індекс вхідного документа;

– місце розміщення відомостей про місце складення або видання документа;

– місце розміщення грифа обмеження доступу до документа та порядок його проставлення;

– поняття “адресування документа”;

– правила адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, посадовій особі, багатьом однорідним установам;

– місце розміщення відомостей про адресата;

– призначення резолюції на службовому документі;

– обов’язкові елементи резолюції;

– відповідальність за виконанна резолюції;

– види резолюцій;

– правила написання резолюцій;

– місце розміщення резолюції;

– правила складання та розміщення заголовка до тексту документа;

– вимоги до тексту документа;

– особливості інформації, що викладають у суцільному складному тексті;

– особливості інформації, що викладають в анкеті;

– особливості інформації, що викладають у таблиці;

– рубрикація тексту документа;

– види додатків до документів;

– правила оформлення додатків до документів;

– елементи підпису і порядок їх розміщення;

– порядок підписання документів;

– порядок оформлення внутрішнього погодження документів;

– порядок оформлення зовнішнього погодження документів;

– порядок затвердження документів;

– документи, що підлягають затвердженню;

– документи, які завіряють гербовою печаткою;

– документи, які завіряють простою печаткою;

– правила оформлення копій документів;

– місце розміщення та склад відомостей про виконання документа;

– місце розміщення та склад відомостей про наявність документа в електронній формі;

– місце розміщення та склад відомостей про надходження документа;

– місце розміщення позначки про державну реєстрацію документа.

– мету використання установами бланків документів;

– нормативні документи щодо виготовлення бланків;

– поліграфічні вимоги до оформлення бланків;

– реквізити, які друкують на бланку під час його виготовлення;

– види бланків, які використовують в установах;

– способи розміщення реквізитів заголовної частини на бланках.

– перелік документів, які готують до засідань колегіальних органів;

– особливості підготування документів засідань колегіальних органів.

– порядок підготування відрядження;

– порядок оформлення документів про відрядження.

– вимоги до документів, що виготовляють машинописними засобами;

– порядок розміщення реквізитів на документах.

– посадові особи, які визначають порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки;

– підрозділи, де проводять розмноження документів;

– порядок розмноження великих за обсягом документів.

– правила обліку бланків;

– правила зберігання та використання печаток, штампів та бланків.

 

Хід роботи: