Передача дел на архивное хранение

5.1. В архив Учреждения передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.

Передача дел в архив Учреждения производится по утвержденным описям дел.

5.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Учреждения, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

5.3. Передача дел в архив Учреждения осуществляется по графику, составленному ответственным за архив Учреждения, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному директором Учреждения.

5.4. В период подготовки дел в структурное подразделение к передаче в архив Учреждения ответственным за архив, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Учреждения. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного отдела обязаны устранить.

5.5. Прием каждого дела производится ответственным за архив Учреждения, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подписи ответственного за архив, и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив Учреждения передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

5.6. Сторонним организациям дела выдаются по актам на основании письменных запросов с разрешения директора Учреждения. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и с разрешения директора Учреждения с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

5.7. При упразднении структурного подразделения Учреждения работник данного структурного подразделения в период проведения организационно-штатных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в другое структурное подразделение Учреждения, являющемся правопреемником по исполнению функций упраздненного структурного подразделения или в архив Учреждения.

5.8. При реорганизации (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) Учреждения лицо, ответственное за архив, в период проведения реорганизационных мероприятий передаёт дела в другую организацию, являющуюся правопреемником по исполнению полномочий, независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел);

5.9. При ликвидации Учреждения лицо, ответственное за архив Учреждения, в период проведения ликвидационных мероприятий оформляет дела и передает их в архив Управления, независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел).

VII. Особенности работы с электронными документами