Режим автозаполнения

Ввод текста

Ввод числовых данных

Максимальное количество цифр в числах, используемых в таблице – 15. Числовые данные могут вводиться в виде:

– целых чисел: 39; -126; 30721;

– десятичной дроби: 0,29; -5,67; 78,8042; Здесь целая часть отделяется от дробной запятой;

– обыкновенной дроби: 4 1/3 ( четыре целых и одна третья ); 0 5/6 ( ноль целых и пять шестых). Обыкновенные дроби всегда должны содержать целую часть, даже нулевую. Это важно, потому что запись в виде 5/6 будет восприниматься как дата.

– действительные числа в экспоненциальной форме: 8,9Е- 07; 1,5Е+ 5;

Числовые данные выравниваются по правому краю ячеек.

Если количество цифр в дробной части вводимых чисел одинаково, то для облегчения ввода чисел целесообразно воспользоваться режимом автоматического формирования дробной части чисел. Для этого раскрыть пункт меню СЕРВИС, затем строку ПАРАМЕТРЫ, и в расрывшемся окне, на вкладке ПРАВКА, следует установить флажок перед строкой ФИКСИРОВАННЫЙ ДЕСЯТИЧНЫЙ ФОРМАТ ПРИ ВВОДЕ,а затем в расположенном ниже настраиваемом поле десятичных разрядов указать количество разрядов в дробной части числа. После этого можно вводить все цифры числа подряд, не задумываясь над тем, где ставить запятую. Она будет устанавливаться автоматически. Например, если в поле десятичных разрядов установлено количество разрядов 3, то ввод последовательности цифр 35719 приведет к формированию числа 35,719. Можно указывать и отрицательное количество разрядов в дробной части. Это будет означать, что к веденным цифрам числа следует дописать соответствующее количество нулей. Например, в поле десятичных разрядов установлено (–4). Тогда к введенной последовательности цифр 47297 будет дописано четыре нуля и получится число 472 970 000. Такой режим облегчает ввод чисел.

Текстовые данные состоят из букв, цифр и других символов. Начинаться текстовые данные должны с буквы или апострофа. Длина текста в ячейке не должна превышать 256 символов. Текстовые данные выравниваются по левому краю. Если текст должен начинаться с цифры, знака плюс или минус, то перед ними должен устанавливаться апостроф. Например, ‘396.

Тексты могут состоять не только из символов русского или латинского алфавита, но и из других символов. Вставлять их можно, используя таблицу символов. Для получения этой таблицы следует воспользоваться пунктами меню ВСТАВКА – СИМВОЛ, с последующим использованием предоставленной таблицы символов (как это делается в текстовом редакторе MS Word).

В MS Excel предусмотрен полезный режим автозаполнения значений ячеек. Под автозаполнением подразумевают автоматическое копирование содержимого одной или нескольких ячеек в выделенную группу ячеек или автоматическое заполнение последовательности ячеек какой–либо регулярной последовательностью названий, чисел, дат и др. Чтобы этот режим включить, следует выполнить цепь операций:

СЕРВИС–ПАРАМЕТРЫ

путем установки флажка перед строкой АВТОЗАПОЛНЕНИЕ ЗНАЧЕНИЙ ЯЧЕЙКИ.

Если этот режим включен, то программа сравнивает вводимый текст с тем, который вводился ранее. И если несколько первых символов вводимого текста совпадают с соответствующими символами ранее вводимого текста, то в ячейку копируется весь ранее вводимый текст. Дополненная часть текста остается выделенной. Если автозаполнение ячейки устраивает пользователя, он может закончить на этом ввод текста. В противном случае пользователю следует стандартным образом продолжать ввод текста, и первый же несовпадающий символ вводимого текста удалит из ячейки, выделенное автозаполнение.

Включение этого режима полезно в тех случаях, когда различные ячейки таблицы следует заполнять одним и тем же текстом. Для этого необходимо:

– при нажатой клавише Ctrl выделить все ячейки, в которые должно быть записано одинаковое значение,

– ввести это значение в последнюю выделенную ячейку,

– нажать комбинацию клавиш Ctrl + Enter.

Автозаполнением можно пользоваться при создании рада ячеек с автоматическим наращиванием значений дат, времени, дней недели, месяцев и др. Если какую–либо ячейку заполнить текстом «1 квартал», а затем переместить маркер выделения на соседние три ячейки, то они заполнятся текстами «2 квартал», «3 квартал», «4 квартал». Если одну ячейку заполнить текстом «Январь», а затем перетащить маркер на соседние одиннадцать ячеек, то они заполнятся последующими месяцами года.

Для автозаполнения таких названий как дни недели, месяца, года программа MS Excel использует готовые (стандартные) списки. Вместе с тем пользователю предоставляется возможность сформировать свой список названий для автозаполнения. Это выполняется следующей последовательностью операций:

СЕРВИС – ПАРАМЕТРЫ – СПИСКИ

В последнем окне следует щелкнуть по кнопке ДОБАВИТЬ, затем в открывшемся окне ЭЛЕМЕНТЫ СПИСКА ввести необходимую последовательность названий, отделяя их друг от друга, нажатием клавиши Enter. При этом каждое название не должно превышать 80 символов, а весь список 2000 символов. Элементы списка не должны начинаться с цифры, ошибочные значения и формулы игнорируются (выпадают из списка).