Роль информационных технологий в управлении фирмой

В словарях понятие «ресурс» определяют как запас, источник чего-либо. Рассмотренная в разделе I модель фирмы позволила определить фирму, во-первых, как сложную организацию, во-вторых, как открытую систему, выживание которой зависит от внешнего мира. Это и определяет роль информационного ресурса в деятельности фирмы (рис. 17.1). К целям фирмы относятся по­лучение прибыли, выход на новый рынок, увеличение ее доли рынка и др. В этой связи для управления фирмой важно вовре­мя получать информацию, которая может помочь найти опти­мальные пути достижения поставленных целей. Какая же инфор­мация необходима для управления фирмой?

Рис.17.1.. Структура информационных ресурсов

Для управления фирмой требуется информация из внешней и внутренней среды фирмы. В разделе 1 детально были рассмот­рены структура внешней среды фирмы и факторы прямого и косвенного воздействия на ее деятельность. Именно анализ этих факторов и прогнозирование их изменений позволяют эффек­тивно управлять деятельностью фирмы. В разделах II и III были рассмотрены элементы внутренней среды фирмы и факторы, влия­ющие на них. Анализ и учет этих факторов позволяют плани­ровать деятельность компании и контролировать выполнение ее планов. Таким образом, фирма — это сложная и динамичная система, характеризующаяся большим объемом, интенсивностью и разнонаправленностью информационных связей между подси­стемами и элементами, к тому же постоянно обменивающаяся с внешней средой различного рода информацией.

Система управления фирмой состоит из управляющей части и управляемых процессов. Чтобы управляющая часть могла осу­ществлять управление, ей требуется сопоставлять фактическое состояние управляемого процесса с целью управления, т.е. уп­равляемый процесс также оказывает воздействие на управля­ющую часть. Взаимовлияние и воздействие друг на друга обоих элементов системы управления осуществляются через передачу информации. Другими словами, в системе управления всегда присутствует замкнутый информационный контур (рис, 17.2)[24].

Рис. 17.2. Информационный контур

В рамках информационного контура передается информация о состоянии объекта управления (управляемого процесса) и уп­равляющих воздействиях. Информационный контур, средства сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также персонал обслуживающий информационный контур, являются элементами информационной системы фирмы. В задачи информационной системы организации входят:

· обеспечение процесса принятия решений;

· предоставление нужной информации в нужное время и в нужном месте;

· оптимизация системы управления, повышение ее эффективности;

· создание информационной и технической среды для осуществления управления организации;

· структурирование информации и др.

Вид и характер информационной системы зависят от ряда факторов, таких, как вид деятельности, организационная структура фирмы, корпоративная культура, состав персонала. Информационная система полностью повторяет структуру управления организации: в соответствии с уровнями управления выделяют стратегические и тактические информационные системы, а также информационные системы, оперативного управления. Соответственно пользователями этих систем являются высшее руководство, совет директоров, руководители подразделений и функциональных служб, менеджеры подразделений.

  Таким образом, информационные технологии управления позволяют решать множество задач управления фирмой, но прежде всего это- учет, анализ и принятие решений. В современных условиях ни одна компания не может быть эффективной вне использования информационных технологий в своей деятельности.30% времени работники тратят на поиск и согласование документов. При этом 6% документов в организации безвозвратно теряется. 80% времени руководитель тратит на работу с информацией. Производительность труда персонала при использовании электронного документооборота возрастает на 25-30%.

Западные аналитики ставят российских менеджеров на одно из последних мест в Европе по собственности правильно распоряжаться и управлять информацией. 80% российских технологий, бывшими передовыми 10 лет назад, не соответствуют современным требованиям.