Організація роботи операційної каси в операційний та післяопераційний час

 

Вступна частина                             

2.1.1. Касове обслуговування клієнтів та обробка готівки в установах банку покладаються на відповідний підрозділ (відділ/сектор), який у філії очолюється начальником операційного відділу (завідувачем сектора), а в ТВБВ касове обслуговування клієнтів та обробка готівки здійснюється завідувачем касою або касиром, що виконує функції завідувача касою. До складу операційних кас можуть входити прибуткові, видаткові, прибутково-видаткові та інші каси, визначені керівником установи банку або уповноваженою ним особою, залежно від переліку банківських операцій та впровадженого технологічного процесу їх виконання. Доцільність створення тих чи інших кас та їх кількість визначаються за узгодженням керівником філії або уповноваженою ним особою (начальника операційного відділу).

2.1.2. Керівник установи банку зобов’язаний здійснити організаційні заходи щодо забезпечення робочих місць касирів необхідним касовим обладнанням для перерахування готівки, приладами для контролю захисних елементів банкнот для забезпечення контролю за платіжністю і справжністю банкнот (монет) під час приймання та оброблення готівки, індивідуальними засобами зберігання цінностей (сейфами, металевими шафами та інше) для належного забезпечення схоронності цінностей у касах, відповідними нормативно-правовими актами. Забезпечити контроль за недопущенням випадків перевищення у сховищах цінностей сумарної максимально можливої норми обсягів цінностей, що зберігаються в сховищах цінностей залежно від їх класу опору за ДСТУ4012.1-2001. Робоче місце з приймання готівки має бути обладнане так, щоб клієнт міг спостерігати за перерахуванням готівки.

 (змінено постановою правління

Від 06.02.2007 № 27)

2.1.3. Режим робочого дня операційно-касових працівників встановлюється згідно наказу керівника філії банку.

2.1.4. Операції з касового обслуговування клієнтів здійснюються в установах банку протягом робочого дня, а у разі необхідності з урахуванням встановленої тривалості операційного та післяопераційного часу для кожної конкретної установи банку.

2.1.5. Для організації належного касового обслуговування клієнтів установи банку забезпечують:

- раціональний обіг готівки та її використання;

- мінімально можливі витрати на здійснення касового обслуговування клієнтів;

- своєчасне і повне оприбуткування готівки, що надійшла до каси установи банку, та зарахування її на зазначені клієнтами рахунки згідно з вимогами нормативно-правових актів;

- формування та зберігання первинних документів;

- конфіденційність інформації про кожну операцію та її клієнтів;

- своєчасну видачу клієнтам придатних до обігу банкнот національної та іноземної валют;

- обмін клієнтам непридатних до обігу банкнот (монет) національної валюти на придатні до обігу банкноти (монети), їх розмін та вилучення сумнівних банкнот (монет) на дослідження;

- документальне оформлення руху готівки в операційній касі;

- своєчасне відображення касових операцій у бухгалтерському обліку;

- належний внутрішній контроль за касовими операціями;

- здавання надлишків готівки національної валюти до територіальних управлінь НБУ, передача готівки до інших банків на підставі укладених з ними договорів на купівлю-продаж готівки;

- створення безпечних умов роботи з готівкою та її зберігання;

- задоволення потреб клієнтів у готівці;

- систематичний аналіз стану надходжень і видачі готівки в національній валюті;

- ідентифікацію клієнтів, які здійснюють операції з готівкою без відкриття рахунку на суму, що перевищує 50000 гривень або еквівалент цієї суми в іноземній валюті;

- належний рівень оновлення банкнот в обігу тощо.

2.1.6. Для організації робочого дня наказом керівника установи банку необхідно:

-визначити самостійно перелік касових операцій та інших послуг, які надаються клієнтам, при цьому необхідно мати дозвіл на їх виконання;

- визначити та затвердити тривалість операційного дня, розподіл обов’язків та повноважень щодо здійснення операцій;

   - забезпечити надання послуг в післяопераційний час за потреби;

- визначити перелік операцій, що підлягають додатковому контролю, та посадових працівників, яким надано право виконувати контрольні функції;

- визначити відповідального виконавця, якому надається право підписувати документи за касовими операціями та визначати систему контролю за їх здійсненням;

- призначити посадову особу, яка забезпечує контроль за наявністю та своєчасною передачею в каси установ банку зразків підписів працівників, які мають право підпису касових документів, а також за своєчасністю вилучення анульованих зразків підписів;

- встановити ліміт готівки та інших цінностей для належної організації роботи касового вузла.

(змінено постановою правління

Від 06.02.2007 № 27)

2.1.7. Усі реквізити в касових документах мають бути заповнені чітко і повністю згідно з правилами викладеними в додатку 14 до Інструкції Про касові операції в банках України, затвердженої постановою Правління НБУ від 14.08.03 № 337 (із змінами та доповненнями).

2.1.8. У грошовому чеку суми записуються з великої літери, обов’язково з початку рядка, а також чітко, без скорочень, вільне місце прокреслюється.

(Доповнено відповідно постанови правління

Від 06.02.2007 № 27)

2.1.9. Крім обов'язкових реквізитів, касові документи можуть містити й інші реквізити, потрібні для здійснення окремих операцій з готівкою.

2.1.10. Касові документи заповнює клієнт від руки ручкою (чорнилом темного кольору) чи за допомогою технічних засобів або працівник банку за згодою клієнта, із застосуванням технічних засобів або системи автоматизації банку (САБ).

2.1.11. На прийнятих і виконаних касових документах протягом операційного часу проставляється дата проведення касової операції, а на прийнятих і виконаних касових документах після операційного часу проставляються поточна дата і час приймання документів, або напис чи штамп “ вечірня ”, або “післяопераційний час”.

(нова редакція постанова правління

Від 15.04.2004 № 28-3)

2.1.12. Прибуткові, видаткові та прибутково-видаткові касові ордери, заяви на переказ та видачу готівки оформляються установою банку за допомогою технічних засобів із зазначенням номера примірника в правому верхньому кутку або виписуються з використанням копіювального або самокопіювального паперу.

(Доповнено постановою правління

від 06.02.2007 № 27)

2.1.13. Відповідальний виконавець, який підписав документ, несе відповідальність за правильність здійснення по ньому касової операції в установі банку.

2.1.14. Первинні документи з виправленням обов’язкових реквізитів або документи, які не мають необхідних реквізитів установою банку до виконання не приймаються.

2.1.15 Касові документи, крім грошового чека, виписуються в тій кількості примірників, яка потрібна для учасників розрахунків.

2.1.16. Передача касових документів до кас через клієнтів забороняється, за винятком документів за якими проводиться приймання платежів від платників готівкою. Передача до каси прибуткових і видаткових касових документів здійснюється виключно працівниками установи банку.

(Доповнено відповідно постанови правління

Від 06.02.2007 № 27)

2.1.17. Відповідальність за організацію збереження первинних документів покладається на керівника філії банку.

2.1.18. Касові документи у ТВБВ формуються та без брошурування передаються через підрозділ перевезення валютних цінностей та інкасації коштів або підприємства поштового зв’язку у складі щоденної звітності до балансової установи банку або ТВБВ для обробки і зберігання їх у відповідності до вимог Положення про організацію бухгалтерського обліку та звітності в установах ВАТ “Ощадбанк.”

(Доповнено відповідно постанови правління

Від 06.02.2007 № 27)

2.1.19. Керівники філій банку повинні забезпечити місце (архіви) для подальшого зберігання документів та надати відповідні інструкції працівникам установи банку (зберігання документів у шафах та інших місцях до передавання їх в архів на постійне зберігання, порядок і черговість перенесення документів), зокрема визначити в письмовій формі та довести до відома працівників установи банку порядок зберігання документів до передавання їх в архів на постійне зберігання.

(змінено постанова правління

Від 06.02.2007 № 27)

2.1.20. Касові документи можуть вилучатися з установи банку у випадках та порядку передбачених чинним законодавством України. Касові документи можуть бути вилучені із установи банку за рішенням слідчих або судових органів та на виконання рішення суду чи вищестоящої установи банку. На місце вилученого оригіналу касового документу підшиваються засвідчена відповідальною особою установи банку копія вилученого документу, все листування про вилучення документу, протокол вилучення, розписка особи, що одержала оригінал документа або поштова квитанція про відправлення документа і т.п. У випадках, коли вилученню одночасно підлягає декілька документів за різні дати одного календарного року, на місце одного із вилучених документів вкладається його копія та документ, який є підставою вилучення, а замість інших документів –копії з відмітками про місце знаходження документів.

2.1.21. У первинних документах мають зазначатися номери кореспондуючих рахунків за дебетом і кредитом, сума операції в грошовому виразі, дата виконання, підпис відповідального виконавця, підпис контролера (якщо операція підлягає додатковому контролю), підпис уповноваженої особи (якщо підставою для здійснення операції було відповідне розпорядження).

2.1.22. Під час приймання від клієнтів банку касових документів за операціями з готівкою без відкриття рахунку на суму, що перевищує 50000 гривень або еквівалент цієї суми в іноземній валюті працівник банку здійснює ідентифікацію клієнта, перевіряє належність клієнту пред'явленого паспорта або документа, що його замінює, та відповідність даних документа тим даним, що зазначені в касовому документі. 

(змінено постанова правління

Від 06.02.2007 № 27)

2.1.23. Якщо в документі, що посвідчує особу, немає реквізиту "адреса особи ", то в касовому документі зазначаються:

- для резидентів (у разі отримання від клієнта відповідних даних) - місцезнаходження особи або (у разі відмови в наданні таких даних) те, що місцезнаходження не визначено;

- для нерезидентів - країна проживання особи.

Документом, що посвідчує особу, є:

- для фізичних осіб-громадян України віком 16 років і старше – паспорт громадянина України;

- для неповнолітніх осіб, які не досягли 16 років – свідоцтво про народження;

- за відсутністю паспорта – тимчасове посвідчення особи громадянина України, яке видається паспортною службою;

- для громадян інших держав, які тимчасово перебувають на території України – національний паспорт громадянина відповідної держави з відміткою про право на в’їзд і перебування в Україні;

- для біженців-іноземців (іноземних громадян, осіб без громадянства) – посвідчення біженця, яке видається міграційними службами Державного комітету національностей та міграції України;

- для осіб без громадянства – український документ- посвідчення на постійне проживання в Україні.

2.1.24. У разі ненадання клієнтом документів або відомостей, потрібних для з’ясування його особи, суті діяльності, фінансового стану, або умисного надання неправдивих відомостей установа банку відмовляє клієнту в проведенні операції з готівкою та повертає йому касовий документ без виконання. На зворотному боці касового документа відповідальний працівник установи банку робить напис про причину його повернення (з обов’язковим посиланням на статтю 64 Закону України “Про банки і банківську діяльність”) і зазначає дату його повернення (із засвідченням підписами виконавця та/або працівника, на якого покладено функції контролера, і відбитком печатки (штампа) установи банку).

2.1.25. Якщо операція з готівкою, яку здійснює клієнт, містить ознаки такої, що підлягає фінансовому моніторингу, то установа банку має право відмовити клієнту в її проведенні та повернути касовий документ без виконання. На зворотному боці касового документа відповідальний працівник установи банку робить напис про причину його повернення (з обов’язковим посиланням на частину другу статті 7 Закону України “Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом”) і зазначає дату його повернення (це засвідчується підписами виконавця та відповідального виконавця, який приймає рішення щодо віднесення операції клієнта до операцій, які підлягають фінансовому моніторингу, і відбитком печатки (штампа) установи банку).

2.1.26. Якщо особи, які регулярно здійснюють операції від імені клієнта, раніше були ідентифіковані, то в прибуткових касових документах заповнення паспортних даних не є обов'язковим.

2.1.27. В установах банку замість окремих прибуткових і видаткових кас можуть бути створені прибутково-видаткові каси. Приймання і видача готівки прибутково-видатковими касами здійснюється в порядку,  встановленому відповідно для прибуткових і видаткових кас.