Отчеты и анализ проекта

Эффективное взаимодействие по проекту заключается в регулярном получении, сборе и предоставлении информации заинтересованным лицам, прежде всего это участники команды проекта. Первым этапом управления взаимодействием в рамках проекта всегда является планирование. При планировании проекта важно определить требования к отчетам, а именно:

- получатели отчетов;

- информация, включаемая в отчет;

- частота подготовки отчетов.

Эффективность информационного взаимодействия между членами команды зависит от набора используемых средств – от регулярных собраний и рассылок по электронной почте до использования Microsoft Project Server и Web Access. Информация предоставляется в форме отчетов. В MS Project отчеты разделяются на шесть категорий – Обзорные, Текущая деятельность, Затраты, Назначения, Загрузка, Настраиваемые. Для вывода отчетности используется пункт Отчеты в меню Вид. В открывшемся окне (рис.17) выбираем категорию отчета.

Рисунок 17 – Окно выбора отчета

В категорию Обзорные, предназначенную для отображения общей информации по проекту, включаются отчеты:

- Сводка по проекту содержит основные сведения из плана проекта- длительность, трудозатраты, состояние работ и ресурсов и т.п. Позволяет сравнить фактические и планируемые данные;

- Задачи верхнего уровня содержит сведения о суммарных задачах проекта. В него входят результаты суммарных задач верхнего уровня, объединяющие данные по всем подзадачам;

- Критические задачи применяет к проекту фильтр, оставляющих только те задачи, которые могут повлиять на дату окончания проекта. Помимо сведений о критических задачах, этот отчет содержит сведения о последующих задачах, что позволяет определить на какие задачи проекта в первую очередь повлияет задержка критических задач;

- Вехи показывает отчетность по вехам проекта;

- Рабочие дни выводит сведения о рабочих и нерабочих днях каждого из базовых календарей, используемых в проекте. Каждый календарь отображается в отдельной таблице.

Отчеты по текущей деятельности показывают ход работ по проекту. В эту группу включены следующие отчеты:

- Неначатые задачи показывает те задачи, по которым не были введены фактические данные. Общее количество задач в данном отчете сокращается по мере выполнения проекта, поэтому данный проект становится особенно полезным при приближении сроков окончания проекта. Ресурсы, назначенные данным задачам, выводятся в отдельных таблицах;

- Задачи, которые скоро начнутся представляет собой сокращенный вариант отчета Неначатые задачи. При выборе данного отчета необходимо последовательно ввести начальную и конечную даты, по которым необходимо построить отчет;

- Выполняющиеся задачи показывает те задачи, которые в данный момент выполняются. Задачи группируются по месяцам, это позволяет оценить как объем начатых работ, так и отставание задач от графика;

- Задачи, которые должны были начаться показывает те задачи, которые должны уже были начаться по графику, но данные об их фактическом выполнении не приведены;

- Завершенные задачи отображает все задачи, для которых указан процент выполнения - 100%. Данные группируются по месяцам;

- Запаздывающие задачи используется только в том случае, если предварительно был сохранен базовый план проекта. В отчет включаются те задачи, которые уже начались, но должны закончится позже запланированной даты окончания. Это позволяет выявить задачи, для которых необходима перепланировка. В данный отчет включаются суммарные задачи, примечания, а также таблицы со сведениями о последующих задачах.

В категорию Затраты включены отчеты:

- Движение денежных средств – таблица с перекрестными ссылками, показывающая запланированную и фактическую стоимость каждой задачи. Данные группируются по неделям. В отчет выводятся сведения о накопленной стоимости, причем для задач суммируются все типы затрат;

- Бюджет содержит все задачи проекта, упорядоченные в порядке убывания общих затрат. В нем отражаются фактические и общие затраты, метод их начисления и оставшиеся затраты;

- Задачи с превышением бюджета позволяет быстро найти задачи, фактическая или запланированная стоимость которых превышает базовую. Задачи сортируются в порядке убывания отклонения. Для вывода отчета необходимо сохранение базового плана;

- Ресурсы с превышением бюджета содержит сведения о тех ресурсах, затраты на которые превышают или должны превысить базовые. Ресурсы сортируются в порядке убывания разницы. Для вывода данного отчета также необходимо сохранение базового плана;

- Освоенный объем выводит проектную информацию согласно концепции освоенного объема – метода сравнения фактических и планируемых затрат. Используемые в отчете термины приведены в таблице 1.

Таблица 1 – Термины метода освоенного объема

 

Термин	Пояснение
Базовая стоимость запланированных работ (БСЗР)	Изначально определенная стоимость работ по задаче до даты отчета о состоянии
Базовая стоимость выполненных работ (БСВР)	Изначально запланированная стоимость работ, помноженная на          рассчитанный процент завершения задачи.
Фактическая стоимость выполненных работ (ФСВР)	Затраты, понесенные в результате выполнения фактических работ по задаче, а

	также всех накопленных фиксированных затрат.
Отклонение от календарного плана (ОКП)	Разность         базовой         стоимости запланированных и выполненных работ.
Отклонение по стоимости (ОПС)	Разность базовой стоимости и фактической стоимости выполненных работ.
Предварительная оценка по завершении (ПОПЗ)	Сумма фактических и оставшихся затрат по задаче.
Бюджет по завершении (БПЗ)	Полная базовая стоимость задачи, включая стоимость ресурсов и все фиксированные затраты.
Отклонение по завершении (ОПЗ)	Разность запланированных и базовых затрат на задачу.
Индекс отклонения стоимости (ИОС)	Рассчитываемый индикатор освоенного объема по затратам. Отношение базовой к фактической стоимости выполненных работ
Индекс отклонения от календарного плана (ИОКП)	Отношение      базовой       стоимости выполненных работ и выполненных работ.
Относительное отклонение по стоимости (ООПС)	Отличие ожидавшейся стоимости задачи от фактической стоимости на дату отчета о состоянии. Выражается в процентах.
Относительное       отклонение       от календарного плана (ООКП)	Показывает опережение или отставание от графика выполнение задачи в процентах
Показание эффективности                  выполнения (ПЭВ)	Отношение незавершенных работ к запланированным                    неизрасходованным средствам для данной задачи.
Физический процент завершения	Пользовательская оценка завершения. Имеет приоритет перед расчетной на основании даты начала, окончания и отчета о состоянии.

 

В категорию «Назначения» включены следующие отчеты:

Дела по исполнителям содержит список задач, назначенных каждому ресурсу.

- Подробности о задаче и имя ресурса приводятся в отдельной таблице. В отчет также включаются индикаторы примечаний и необходимость выравнивания загрузки;

- Дела по исполнителям и времени уточняет сведения отчета Дела по исполнителям, дополняя их количеством часов, отводящихся на каждую задачу в каждый рабочий день;

- Ресурсы с превышением доступности включает сведения только о тех ресурсах, которым назначен объем работ, превышающий их возможности согласно календарю ресурсов. Отчет включает также сведения о назначенных ресурсам задачах.

В категорию Загрузка входят отчеты:

- Использование задач содержит данные о том, сколько времени ресурсы тратят на каждую из задач проекта. Итоговые значения выводятся по каждой недели и по каждой задаче проекта;

- Использование ресурсов показывает сведения о работе, осуществляемой каждым ресурсом. Для ресурсов выводятся названия недельные трудозатраты по каждому назначению.

Последняя категория отчетов называется Настраиваемая. В программе MS Project предусмотрено три метода создания настраиваемых отчетов:

- Создание нового отчета с нуля. Необходимо выбрать один из общих форматов отчетов: Задача, Ресурс, Месячный календарь или Перекрестная таблица. Создание отчета осуществляется путем ввода данных в поля на вкладках появляющегося диалогового окна.

- Выбор и редактирование существующего отчета. В этом случае редактируется существующий встроенный отчет.

- Копирование и редактирование существующего отчета. Создается копия встроенного отчета, в которую и вносятся изменения.

Все три метода начинаются одинаково. Необходимо выбрать категорию отчетов Настраиваемые. В открывшемся окне (рис.18) указываем вид отчета и нажимаем кнопку

Создать, Изменить или Копировать в зависимости от того, каким способом создается отчет.

Рисунок 18 – Настраиваемые отчеты.

После выбора метода создания в следующем окне (рис.19) необходимо определить содержимое отчета.

 

Рисунок 19 – Настройка пользовательского отчета

В связи с широким распространением сети Интернет имеет смысл публикация сведений о проекте на веб-странице. Для этого необходимо открыть представление данных которое мы хотели бы опубликовать и настроить его так, как он должен выглядеть на странице. После этого выбираем пункт Сохранить как Веб-страницу в меню Файл. В открывшемся окне выбираем место сохранения и имя файла. После нажатия Сохранить открывается окно мастера экспорта. Нажимаем кнопку Далее. В следующем окне выбираем пункт Создать новую схему. На следующем экране (рис.20) необходимо выбрать тип экспортируемых данных и параметры страницы.

Рис.20. Параметры экспорта

Для каждого типа экспортируемых данных мастер открывает свое окно сопоставления для выбора экспортируемых данных. Например, в форме сопоставления задач (рис.21) необходимо добавить поля задач проекта. Можно добавить все поля нажав кнопку Добавить все, выбрать конкретное поле, нажав Добавить строку или использовать в качестве образца таблицу, нажав На основе таблицы. После выбора необходимых полей нажимаем «Готово». Это завершает работу мастера.

Рисунок 21 – Окно сопоставления задач мастера экспорта.

В случае если анализ проекта предполагает интенсивную работу с числовыми данными, сложное форматирование или вывод диаграмм, полезно использовать MS Excel.

Для экспорта данных необходимо выбрать подходящее представление данных и выделить в нем экспортируемые данные. Если необходимо выделить таблицу целиком, то нажимаем на верхнюю левую клетку. После отбора данных выбираем пункт Сохранить как в меню Файл. В открывшемся окне Сохранение документа необходимо выбрать тип файла Книга Microsoft Excel (*.xls). После нажатия на кнопку Сохранить появляется окно мастера экспорта, аналогичное использовавшемуся для публикации в виде веб-страницы. Нажав кнопку Далее, выбираем формат экспортируемых данных. В данном случае необходимо выбрать

формат Выбранные данные. На следующих экранах выбираем создание новой схемы экспорта и типы данных для экспорта. Далее в окнах сопоставления данных (соответственно это может быть сопоставление задач, ресурсов или назначений) выбираем поля экспортируемых данных и указываем то, как они будут представляться в MS Excel. После нажатия на кнопку Готово работа мастера экспорта завершается.

Для некоторых видов анализа необходимо разделять данные по наиболее общим типам, для MS Project это задачи, назначения и ресурсы. Для этого необходимо при экспорте данных указать формат данных Шаблон проекта (Excel). В созданной книге MS Excel будет четыре листа: Таблица_ресурсов, Таблица_задач, Таблица_назначений и Таблица_сведений, содержащие данные, упорядоченные по типам.

В большинстве случаев анализ сведений о проекте осуществляется методом сравнения фактических параметров с базовыми. Сравнение показывает соответствие хода работ запланированному графику, либо отклонение одного от другого. В MS Project доступны следующие методы анализа отклонений:

- Освоенный объем;

- Индекс отклонения стоимости;

- Индекс отклонения от календарного плана;

- Предварительная оценка по завершении;

- Отклонение по завершении.

Метод освоенного объема – систематизированный метод вычисления этих характеристик выполнения проекта. Для отображения показателей метода освоенного объема (табл. 1) необходимо выбрать одно из представлений, отображающих задачи, например, диаграмму Ганта. Далее выбрать пункт Таблица/Другие таблицы из меню Вид. В открывшемся списке выбираем таблицу Освоенный объем. После этого в табличной части представления появляются поля характеристик проекта, рассчитанные по методу освоенного объема. Также, кроме таблицы Освоенный объем, можно выбрать таблицы Показатели календ. плана (освоенный объем) и Показатели затрат (освоенный объем). Данные таблицы предоставляют дополнительные поля для оценки выполнения соответственно задач и затрат по данному методу.