Значение контроля в системе управления

 

Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Контроль – это непрерывный процесс, совпадающий в своем развитии с производственным циклом.

1. Контроль очень важен для успешного функционирования организации.

2. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно.

3. Контроль необходим для обнаружения и разрешения возникающих

проблем раньше сем они станут слишком серьезными.

4. Контроль используется для стимулирования успешной деятельности.                             

 5. Контроль необходим для борьбы с неопределенной ситуацией как внутренней, так и внешней. Неопределенность: изменение законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции и др.

6. Контроль предупреждает возникновение кризисных ситуаций. Функция контроля – это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Любая организация обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

7. Контроль поддерживает все то, что является успешным в деятельности организации.

8. Широта контроля. Контроль должен быть всеобъемлющим.

 

    1.4. Принцип организации контроля в организации

В процессе контроля есть три четко различимых этапа:

1.Установление стандартов и критериев.

2.Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами.

3.Принятие необходимых корректирующих действий.

На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

Первый этап процесса контроля

Стандарты – это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддаётся измерению. Эти цели явным образом выступают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации.

На первом этапе необходимо определить временные рамки и конкретный критерий, по которому оценивается работа. Это и есть результативность. Показатель результативности точно определяет то, что должно быть получено для достижения поставленных целей.

Второй этап процесса контроля

На этом этапе определяется, насколько достигнутые результаты соответствуют ожиданиям. При этом нужно принять еще одно очень важное решение: определить, насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. Такой этап контроля очень важен: определяется масштаб отклонений, измеряются результаты, передается и оценивается информация.

Определение масштаба  допустимых отклонений - вопрос кардинально важный. Если взять слишком большой масштаб, то возникающие проблемы могут приобрести большие угрозы. Но, если взять слишком маленький масштаб, то организация будет реагировать на очень небольшие отклонения, что весьма разорительно и требует много времени.

Для того, что бы быть эффективным контроль должен быть экономичным.

Измерение результатов - измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты, - это самый трудный и дорогостоящий элемент контроля. Для того чтобы быть эффективной, система измерения должна соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю.

 Передача и распространение информации - распространение информации играет ключевую роль в обеспечении эффективности контроля. Для того чтобы контроль был эффективным, необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя и доводится до сведения ответственных за соответствующий участок работников в виде, легко позволяющем принять необходимое решение и действия. Желательно также быть полностью уверенным, что установленные стандарты хорошо поняты сотрудниками. Это означает, что должна быть обеспечена эффективная связь между теми, кто устанавливает стандарты и теми, кто должен их выполнять.

 Оценка информации о результатах - заключительная стадия этапа сопоставления заключается в оценке информации о полученных результатах. Менеджер должен решить, та ли, что нужно, информация получена, и важна ли она. Важная информация – это такая информация, которая адекватно описывает исследуемое явление и существенно необходима  для принятия правильного решения.

После вынесения оценки процесс контроля переходит на третий этап.         

Третий этап процесса контроля

 Принятие необходимых корректирующих действий. Менеджер должен выбрать одну из трёх линий поведения:

1.ничего не предпринимать.

2.устранить отклонение.

3.пересмотреть стандарт.

Ничего не предпринимать – основная цель контроля состоит в том, что бы добиться такого положения, при котором процесс управления организацией действительно заставлял бы ее функционировать в соответствии с планом. Если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются, лучше всего ничего не предпринимать.

Устранить отклонения – проводимая корректировка должна концентрироваться на устранении настоящей причины отклонений. Смысл корректировки во всех случаях состоит в том, что бы понять причины отклонений и добиться возвращения организации к правильному образу действий.

Пересмотр стандартов - не все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться не реальными, потому что они основываются на планах, а планы – это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты.

Кроме того, иногда оказывается, что планы трудновыполнимы, поэтому стандарты необходимо пересмотреть в сторону понижения. Стандарты, требования которых выполнить очень трудно, фактически делают тщетными стремления достичь сформулированных целей.

 

                               1.4. Контроллинг

На современном этапе используется такая разновидность контроля, как контроллинг. Истоки контроллинга прослеживаются с 15-18 вв. Но популярным  контроллинг стал только в последние десятилетия за рубежом (США, Германия).  Слово контроллинг произошло от английского to control – контролировать, но в англоязычных источниках этот термин практически не употребляется. В Великобритании и США укоренился термин «управленческий учет». Термин «контроллинг» был принят в Германии, откуда он и пришел в Россию. Поскольку отечественная терминология пока не устоялась, в России используют оба термина:и «контроллинг»  и «управленческий учет». В России интерес к контроллингу стал проявляться в начале 1990гг. Система контроллинга была разработана как средство предотвращения кризисных ситуаций. Суть контроллинга – создание условий, препятствующих невыполнению управленческого решения.

Основные этапы построения системы контроллинга:

1.Определение объекта контроллинга

2.Определение видов и сферы контроллинга

3.Формирование системы приоритетов контролируемых показателей

4.Разработка системы количественных стандартов контроля

5.Построение системы мониторинга показателей, включаемых в контроллинг

6.Формирование системы алгоритмов действий по устранению отклонений.

Принципы эффективного контроля:

1. Разработка стандартов, которые воспринимаются сотрудниками, как объективные. Сотрудники должны понимать, что стандарты, используемые для оценки деятельности, полно и объективно отражают их работу. Помогают организации в достижении ее целей.

2. Двустороннее общение с подчиненными. При возникновении проблем с системой контроля у подчиненных есть возможность открыто обсудить их. Общение должно увеличивать вероятность того, что сотрудники поймут цель контроля и помогут установить скрытые упущения в его системе.

3.Отказ от чрезмерного контроля. Перегрузка сотрудников много численными формами контроля может привести к беспорядку и краху.

4. Разработка жестких, но достижимых стандартов, так как сотрудников можно мотивировать только на достижение реалистичных для них целей.

5.Вознаграждение за выполнение стандартов что бы мотивировать достижение установленных стандартов результативности.