Основные этапы проведения аудита

Этапы проведения внутренних аудитов СМ представлены на Схеме

       

Схема 1

 

Этапы проведения внутренних аудитов СМ 

Схема 1-Этапы проведения внутренних аудитов СМ

 Планирование внутренних аудитов

Проведение внутренних аудитов СМ осуществляется в соответствии с Программой внутренних аудитов СМ Федеральной службы по аккредитации (далее - Программа аудита) и Планами аудитов. Форма Программы аудита представлена в Приложении 1 к настоящему Порядку. Форма Плана аудита представлена в Приложении 2 к настоящему Порядку.

 При составлении Программы аудита учитываются:

-место и значимость процессов, предполагаемых к внутреннему аудиту СМ;

-результаты предыдущих внутренних аудитов СМ;

-результаты анализа деятельности Росаккредитации за прошедший период со стороны руководства;

-данные систематического мониторинга функционирования СМ.

Программа аудита должна включать в себя информацию и ресурсы, необходимые для организации внутренних аудитов СМ и их результативного и эффективного проведения в установленные временные сроки, а также может включать в себя следующее:

-цели для программы аудита и отдельных аудитов;

-объем/количество/типы/места проведения аудитов;

-процедуры программы аудита;

-критерии аудита;

-методы аудита;

-формирование группы (групп) по аудиту;

-необходимые ресурсы, включая расходы на командировки и размещение аудиторов;

-процессы, связанные с соблюдением конфиденциальности, обеспечением защиты информации. 2.3. Периодичность и объём внутренних аудитов СМ определяется в том числе с учетом результатов предыдущих аудитов.

 Ответственность за общее руководство разработкой и согласованием программы внутренних аудитов СМ лежит на ПСМ. Планирование внутренних аудитов СМ может осуществляться в рамках общего планирования деятельности Росаккредитации на предстоящий период.

Программа аудита утверждается Руководителем Росаккредитации на каждый календарный год. После утверждения Программы аудита её электронный экземпляр размещается в сетевой папке Росаккредитации, если ПСМ не принято иное решение в целях обеспечения конфиденциальности.

План аудита составляется на основании Программы аудиа не позднее 30 дней до начала внутреннего аудита СМ.

Подготовка к проведению внутренних аудитов

План аудита должен включать в себя или содержать ссылки на:

- цели аудита;

- область аудита;

- критерии аудита и ссылочные документы;

- места проведения аудита, даты, ожидаемое время и продолжительность намеченных мероприятий по аудиту, включая совещания;

- используемые при проведении аудита методы, включая объем или степень выборочного контроля, необходимого для получения достаточных свидетельств аудита, и проект программы выборочного контроля, если она применяется;

- роли и обязанности членов группы по аудиту, а также сопровождающих лиц и наблюдателей;

- распределение соответствующих ресурсов по "критичным местам" проведения аудита.

При необходимости в План аудита следует также включить:

- определение представителей проверяемого структурного подразделения, территориального управления Росаккредитации для участия в аудите;

- содержание отчета по аудиту;

- материально-техническое обеспечение и коммуникационные средства, включая средства и необходимые подготовительные мероприятия на местах проверяемых подразделений;

- вопросы, относящиеся к конфиденциальности и сохранности информации;

- действия по результатам проверок, например, предыдущего аудита.

Объем внутреннего аудита СМ определяется исходя из целей проведения внутреннего аудита СМ.

План аудита должен включать оценку соответствия всем новым и пересмотренным с момента предыдущего внутреннего аудита СМ национальным и международным стандартам, применимым к деятельности Росаккредитации, международным требованиям, положениям, документам СМ Росаккредитации, применимым к объекту внутреннего аудита СМ.

ПСМ утверждает состав группы внутреннего аудита и План аудита грифом утверждения.

 Ответственность за подготовку и проведение внутренних аудитов СМ несет руководитель группы внутреннего аудита.

Копия утвержденного Плана аудита направляется руководителю группы внутреннего аудита, а также руководителю проверяемого структурного подразделения или территориального управления для сведения не позднее 15 дней до начала внутреннего аудита СМ.

В случае проведения внепланового внутреннего аудита План аудита руководителю проверяемого структурного подразделения или территориального управления может не направляться.

 Руководитель группы внутреннего аудита в ходе подготовки знакомит членов группы внутреннего аудита с Планом аудита, определяет ответственность и объект внутреннего аудита каждого члена группы в рамках внутреннего аудита СМ. Исходя из конкретных задач, стоящих перед каждым участником внутреннего аудита, руководителем группы внутреннего аудита готовятся необходимые рабочие документы.

Требования к компетентности внутренних аудиторов

Члены группы внутреннего аудита должны удовлетворять следующим критериям компетентности и обладать навыками для проведения внутренних аудитов:

-применять принципы, процедуры и методы внутреннего аудита СМ;

-эффективно планировать и организовывать работу;

-проводить внутренний аудит СМ в течение согласованного времени;

-устанавливать приоритеты и концентрироваться на важных вопросах;

-собирать информацию посредством эффективного опроса, выслушивания, наблюдений и анализа документов, записей и данных;

-понимать применимость и последствия использования метода выборки в ходе внутреннего аудита СМ;

-верифицировать точность собранной информации;

-подтверждать достаточность и приемлемость свидетельств внутреннего аудита СМ;

-обоснования выводов внутреннего аудита СМ и заключений по результатам аудита;

-оценивать те факторы, которые влияют на достоверность наблюдений аудита и заключений по результатам внутреннего аудита СМ;

-использовать рабочие документы для записей в ходе мероприятий внутреннего аудита СМ;

-документировать наблюдения внутреннего аудита СМ и подготавливать соответствующие отчеты повнутреннего аудита СМ;

-обеспечивать конфиденциальность и защиту информации, данных, документов и записей;

-придерживаться этических и моральных норм

-знать организационную структуру, функции и распределение полномочий структурных подразделений и территориальных управлений Росаккредитации.

-знать законодательство Российской Федерации об аккредитации в национальной системе аккредитации;

-знать стандарты ГОСТ ИСО/МЭК 17011 (ISO/IEC 17011), ГОСТ ISO 9001 (ISO 9001), ГОСТ Р ИСО 19011 (ISO 19011);

-знать руководящие документы IAF, ILAC;

-знать документы СМРосаккредитации.

 Руководитель группы внутреннего аудита должен дополнительно обладать следующей компетенцией для результативного управления внутренним аудитом СМ:

 а) быть способным уравновешивать сильные и слабые стороны отдельных членов группы внутреннего аудита;

 б) быть способным создавать гармоничную рабочую атмосферу среди членов группы внутреннего аудита;

 в) быть способным управлять процессом внутреннего аудита СМ, что включает:

-планирование внутреннего аудита СМ и эффективное использование ресурсов во время внутреннего аудита СМ;

-организацию и управление членами группы внутреннего аудита; 

-обеспечение управления и руководства аудиторами-стажерами;

-предупреждение и разрешение конфликтов.

г) быть способным представлять группу внутреннего аудита при взаимодействии с проверяемым структурным подразделением или территориальным управлением Росаккредитации;

д) руководить группой внутреннего аудита при вынесении заключений по результатам внутреннего аудита СМ;

е) подготавливать и оформлять отчет по аудиту;

ж) проводить вступительное и заключительное совещание и представлять результаты внутреннего аудита СМ.

Методы оценки компетентности внутренних аудиторов:

- приведенные методы представляют диапазон возможностей и не могут быть применимы во всех ситуациях;

- различные приведенные методы могут отличаться по своей надежности;

- обычно для обеспечения того, чтобы результат был объективным, согласующимся, беспристрастным и достоверным, необходимо выбирать сочетание методов.

Права и обязанности внутреннего аудитора 

Внутренний аудитор обязан:

-быть профессиональным;

-быть беспристрастным;

-обладать профессиональной осмотрительностью;

-соблюдать конфиденциальность;

-быть независимым от процесса;

-осуществлять подход, основанный на свидетельстве.

Внутренний аудитор имеет право запрашивать любую информацию, необходимую для проведения внутреннего аудита СМ, за исключением сведений, составляющих государственную тайну, если внутренний аудитор не обладает соответствующим допуском.