Структура управления персоналом на предприятии

В ресторанном бизнесе решение вопросов, связанных с управлением персоналом, осуществляет руководитель, который подбирает команду и определяет функциональные обязанности каждого работника.

Предприятие общественного питания имеет определенную организационную структуру, которая базируется на горизонтальном и вертикальном разделении управленческого труда. Вертикальное разделение труда включает несколько уровней управления, а горизонтальное основывается на четком определении функций, выполняемых каждым подразделением предприятия.

Состав помещений предприятий общественного питания и требования к ним определяются соответствующими СНиП. Различают пять основных групп помещений:

- складская группа – предназначена для кратковременного хранения сырья и продуктов в охлаждаемых камерах и неохлаждаемых кладовых с соответствующими режимами хранения;

- производственная группа – предназначена для переработки продуктов, сырья и выпуска готовой продукции; в состав производственной группы входят основные (заготовочные и доготовочные) цехи, специализированные;

- торговая группа – предназначена для реализации готовой продукции и организации ее потребления;

- административно-бытовая группа – предназначена для создания нормальных условий труда и отдыха работников предприятия (кабинет директора, бухгалтерия, гардероб персонала с душами и санузлами и др.).

Все группы помещений связаны между собой. Разработаны следующие требования к компоновке помещений: все группы помещений должны размещаться по ходу технологического процесса: вначале складские, производственные, затем торговые, с ними должны быть удобно взаимосвязаны административно-бытовые и технические помещения;

Под внешней средой организации понимаются все условия и факторы, возникающие в окружающей среде, независимо от деятельности конкретной фирмы, но оказывающие или могущие оказать воздействие на её функционирование и поэтому требующие принятия управленческих решений.

Однако набор этих факторов и оценка их воздействия на хозяйственную деятельность различны, причём не только у авторов научных публикаций по вопросам менеджмента, но и у каждой фирмы. Обычно фирма в процессе управления сама определяет, какие факторы и в какой степени могут воздействовать на результаты её деятельности в настоящий период и на

будущую перспективу, вывода проводимых исследований или текущих событий сопровождаются разработкой конкретных средств и методов для принятия соответствующих управленческих решений. Причём прежде всего выявляются и учитываются факторы внешней среды, оказывающие воздействие на состояние внутренней среды, оказывающие воздействие на состояние внутренней среды фирмы. Для предприятий общественного питания таких факторов очень много. В среде прямого воздействия можно выделить такие как: поставщики, законы и государственные органы, потребители и конкуренты.

И так для того, чтобы определить стратегию поведения организации и провести эту стратегию в жизнь, руководство должно иметь углублённое представление как о внутренней среде организации, её потенциале и тенденции развития, так и о внешней среде, тенденциях её развития и месте, занимаемом в ней организацией. При этом и внутренняя среда и внешнее окружение изучаются стратегическим управлением в первую очередь для того, чтобы вскрывать те угрозы и возможности, которые организация должна учитывать при их достижении. И поскольку каждая фирма, действующая в условиях рыночных отношений, постоянно подвержена воздействию внешней среды, наблюдение и анализ за состоянием среды требуют постоянного внимания и ведутся на систематической основе с применением методов системного анализа и компьютерной техники.

Отсюда следует, что между факторами внешней среды существует некая взаимосвязанность. Эта взаимосвязанность определяется как уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Также, как изменение любой внутренней переменной может сказаться на других, изменение одного фактора окружения может обуславливать изменение других. Например, если правительство введет лицензию на торговлю слабоалкогольными напитками, у всех магазинов, и предприятий общественного питания, торгующих алкогольной продукцией, появится необходимость оформления такой лицензии, что сопряжено с дополнительными издержками.

Внешняя среда обладает определённой сложностью. Под сложностью внешней среды понимается число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора. Если брать во внимание число внешних факторов, на которые организация вынуждена реагировать, то если на неё давят государственные постановления, частое перезаключение договоров с профсоюзами, несколько заинтересованных групп влияния, многочисленные конкуренты и ускоренные технологические изменения, можно утверждать, что эта организация находится в более сложном окружении, чем, например, организация, озабоченная действиями всего нескольких поставщиков, при отсутствии профсоюзов и замедленном изменении технологии.

Наравне с ранее перечисленными характеристиками, внешняя среда также обладает подвижностью и неопределенностью.

Подвижность среды – это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Многие исследователи указывают, что окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью.

Однако при том, что эта тенденция является общей, есть организации, вокруг которых внешняя среда особенно подвижна. Считается, что наиболее быстрые изменения во внешней среде затрагивают прежде всего такие отрасли, как фармацевтическая, химическая, электронная, авиационно-космическая, производство компьютеров, биотехнологии, а также телекоммуникации. Здесь оказывают воздействие прежде всего такие факторы, как изменения технологии и методов конкурентной борьбы. Менее заметные изменения во внешней среде происходят в машиностроении, производстве запасных частей к автомобилям, в кондитерской, мебельной промышленности, производстве тары и упаковочных материалов, пищевых консервов.

Кроме того, подвижность внешнего окружения может быть выше для одних подразделений организации и ниже для других. К примеру, во многих фирмах отдел исследований и разработок сталкивается с высокой подвижностью среды, поскольку он должен отслеживать все технологические нововведения. С другой стороны, производственный отдел может быть погружен в относительно медленно изменяющуюся среду, характеризующуюся стабильным движением материалов и трудовых ресурсов. В тоже время, если производственные мощности разбросаны по разным странам мира или исходные ресурсы поступают из-за границы, то производственный процесс может оказаться в условиях высокоподвижной среды. Учитывая способность функционирования в условиях высокоподвижной среды, организация или её подразделения должны опираться на более разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные решения относительно своих внутренних переменных. Это делает принятие решений более трудным процессом.

Существует ещё одна характеристика внешнего окружения, которую следует выделить – это её неопределённость. Неопределённость внешней среды является функцией количества информации, которой располагает организация (или лицо) по поводу конкретного фактора, а также функцией уверенности в этой информации. Если информации мало или есть сомнения в её точности, среда становится более неопределённой, чем в ситуации, когда имеется адекватная информация и есть основания считать её высоконадёжной. Поскольку бизнес всё более становится глобальным занятием, требуется больше и больше информации, но уверенность в её точности снижается. Таким образом, чем неопределённее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения.

При рассмотрении внешнего окружения на организацию важно понимать, что характеристики среды отличны, но в то же время связаны с её факторами.

Характеристики взаимосвязанности, сложности, подвижности и неопределённости описывают факторы как прямого, так и косвенного воздействия. Классификация факторов внешней среды вследствие их многообразия довольно различна и в её основу могут быть положены различные принципы. Но в менеджменте принята, и большинство придерживаются её, классификация факторов на факторы прямого и косвенного воздействия. В среде прямого воздействия на организацию общественного питания, будь то ресторан, кафе или бар, можно выделить такие как: поставщики продуктов и оборудования, законы и государственные органы, влияющие на деятельность заведения общественного питания, потребители и конкуренты (другие заведения). Факторы среды косвенного воздействия обычно не влияют на операции организаций также заметно, как факторы среды прямого воздействия. Тем не менее, руководству необходимо учитывать их.

Рисунок 5 – Структура управления персоналом.

Организационная структура шебби-кафе «Белый кролик» представляет собой вертикальную иерархию, где во главе стоит генеральный директор предприятия, а нижестоящие организационные звенья находятся в его подчинении. Управляющие высшего звена, определив предназначение и цели организации, формулируют конкретные задачи, необходимые для достижения этих целей.

Во главе предприятия стоит генеральный директор, который ставит перед своими сотрудниками задачи и направляет их по пути их достижения. Кроме того, он определяет политику заведения, обязанности сотрудников и устанавливает правила работы с гостями заведения.

В свою очередь директор или же управляющая кафе воплощает все намеченные планы в жизнь, контролирует работу всех подразделений и подчиняется всем указаниям генерального директора. Кроме того она добивается точного выполнения всеми сотрудниками оргполитики и технологии, решает юридические вопросы, набирает и обучает персонал, а также постоянно достигает идеального состояния зала и подсобных помещений, наличия необходимого инвентаря.

В подчинении у директора находятся бухгалтер, администратор и бар – менеджер.

Бухгалтер ведёт все финансовые дела предприятия, высчитывает расходы и доходы, которые приносит ресторан, а также ежемесячно выдаёт зарплату сотрудникам и начисляет при необходимости бонусы и премии.

Бар-менеджер контролирует бары заведения, составляет график работы барменов и раздаёт им указания согласно технологии обслуживания гостя. Помимо этого она следит за состоянием бара, следит за правильной подачей напитков и ведёт учёт товара.

Администратор держит в своём подчинении всех официантов, а так же даёт указания техническому персоналу (уборщицы и посудомойки). Она контролирует чистоту в залах и уборных для гостей, следит за соблюдением официантами всех правил хорошего сервиса при работе с гостями, составляет график работы, разрешает все конфликтные ситуации, а также ведёт учёт

посуды и составляет заявку на необходимый хозяйственный инвентарь.

Во главе производственного отдела стоит шеф-повар, который в свою очередь также подчиняется генеральному директору и управляющему. Он составляет под полным контролем директора меню кафе, предлагает новые идеи и держит под своим руководством поваров горячего и холодного цехов, су-шефа, а также ведёт учёт продуктов и составляет заявку.

Исходя из данных, полученных по итогам литературного обзора можно уверенно говорить о том, что на анализируемом предприятии используется линейная схема управления персоналом.

Линейная структура характеризуется тем, что во главе каждого структурного подразделения находится один руководитель, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками и сосредоточивающий в своих руках все управленческие функции.

При линейном управлении каждое звено и каждый подчиненный имеют одного руководителя, через которого по одному каналу проходят все управленческие решения. В этом случае управленческие звенья несут ответственность за результаты всей деятельности управляемых объектов.

Поскольку в линейной структуре управления решения передаются по цепочке «сверху вниз», а сам руководитель нижнего звена управления подчинен руководителю более высокого уровня, формируется своего рода иерархия руководителей конкретной организации.

Основными преимуществами данной схемы в шебби-кафе «Белый кролик» являются:

- Четкая система взаимных связей между подразделениями.

- Ясно выраженная ответственность.

- Быстрая реакция исполнителей на прямые указания вышестоящего начальства.

- Оперативность в принятии решений на одном звене управления.

- Простота организационных форм и четкость взаимосвязи.

- Минимальные затраты в производстве.

Недостатками линейной структуры управления являются:

- Большое время на реализацию управленческих решений.

- Малая гибкость и приспособляемость по отношению к внешней среде.

- Тенденция к волоките и перекладыванию проблем по решению вопросов, требующих участия нескольких подразделений.

- Повышенная зависимость результатов работы от квалификации, деловых качеств менеджеров.

В организации производственного процесса предприятия используется несколько схем организации графиков работы. Так, для барменов используется сменный график 2/2, то есть каждый из барменов работает по два дня и имеет два выходных дня.

Аналогичный график применяется и для двух администраторов.

Для организации работы официантов и поваров применяется комбинированный график, который в целом строится по двубригадному графику выхода на работу, но с учетом технологического процесса приготовления блюд и загруженности торгового зала некоторые работники выходят на работу по ленточному графику. Данный выбор обусловлен спецификой работы бара, максимальная нагрузка на который приходится в пятницу-воскресенье, преимущественно с 18:00 до 02:00 ночи.

Су-шеф бара работает по ленточному графику, а шеф-повар по свободному персональному графику.