Поступающей корреспонденции

СОДЕРЖАНИЕ

 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.. 3

2. ПРИЕМ, ОБРАБОТКА, РЕГИСТРАЦИЯ И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ.. 4

ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ.. 4

3. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ.. 5

4. ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ.. 6

5. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 13

5.1. Приказ. 13

5.2. Положения, правила, инструкции. 15

5.3. Протокол. 16

5.4. Служебные письма. 18

5.5. Журналы.. 19

6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.. 19

6.1. Организация контроля исполнения документов. 19

6.2. Отправка исходящей корреспонденции. 21

6.3. Оформление и отправка телеграмм.. 22

6.4. Прохождение внутренних документов. 22

7. ОРГАНИЗАЦИЯ КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫХ И МАШИНОПИСНЫХ РАБОТ.. 22

8. РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН.. 23

9. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ.. 24

10. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ.. 25

11. ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ.. 28

12. ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.. 31

13. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ.. 31

14. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ.. 32

15. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ.. 33

 

 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

1.1. Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) ОГБПОУ ДТК (далее – колледж) разработана в целях обеспечения и совершенствования документооборота, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов (далее - документов), технологии работы с ними и обеспечения контроля их исполнения.

1.2. Инструкция по делопроизводству в государственных разработана в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034), а также в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами.Инструкции по делопроизводству Министерства образования Ульяновской области (2018 г.) и с учётом особенностей документооборота в колледже.

1.3. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в колледже, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием документов.

1.4. Руководство ведением делопроизводства в колледже и контроль над ним осуществляет заведующего канцелярией  колледжа.

Заведующий канцелярией контролирует состояние документооборота и проводит инструктаж работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях колледжа.

Требования Инструкции распространяются на документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами несекретного характера.

1.5. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех работников колледжа.

Работники колледжа несут ответственность за выполнение требований Инструкции, за сохранность находящихся у них документов. В случае утраты документов немедленно информируют об этом руководителя структурного подразделения и ответственного за архив колледжа.

Передача документов (их копий) сторонним организациям допускается с письменного разрешения директора колледжа.

Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов, их копий осуществляются на основании письменного разрешения директора колледжа.

При временном отсутствии работника, имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению.

В случае увольнения, перевода работника в другое структурное подразделение производится передача дел, о чем составляется приемо-сдаточный акт, который утверждается руководителем структурного подразделения и передается  ответственному за архив.

1.5. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение и сохранность документов в структурных подразделениях колледжа  возлагается на руководителей служб колледжа.

ПРИЕМ, ОБРАБОТКА, РЕГИСТРАЦИЯ И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ

ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

 

2.1. Доставка служебных документов в колледж осуществляется:

- почтовым отделением связи;

- непосредственно представителями различных организаций, учреждений, предприятий и т.п. (далее – нарочным);

- с использованием факсимильной связи, электронной почты, телеграфа.

Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация корреспонденции, доставляемой почтовым отделением связи, нарочным, а также с использованием факсимильной и телеграфной связи, производятся в централизованном порядке делопроизводителем колледжа.

При приеме корреспонденции, доставляемой нарочным, проверяется правильность доставки, целостность упаковки и соответствие номеров документов (пакетов) записанным в разносных книгах. В разносных книгах ставится дата и подпись делопроизводителя, принявшего документ.

2.3. Корреспонденция, адресованная в колледж, вскрывается в канцелярии, за исключением корреспонденции с пометкой «лично». При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним, наличие подписей. Об отсутствии или недостаче документов сообщается отправителю, некачественные документы возвращаются с указанием причин возврата. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю или пересылаются по назначению.

Передача ценных бандеролей, посылок производится под расписку.

Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме следующих случаев:

- дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;

- только по конверту можно определить адрес отправителя;

- при поступлении письменных обращений граждан.

2.4. Вся поступившая корреспонденция подразделяется:

- на входящую служебную;

- на обращения граждан.

2.5. Входящая служебная корреспонденция подразделяется на регистрируемую и нерегистрируемую. Регистрации подлежат письменные документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Входящая корреспонденция, определяемая примерным перечнем (Приложение 1), передается адресатам без регистрации.

Вся входящая корреспонденция передается директору колледжа, который распределяет  ее между руководителями служб, исходя из ее содержания. Корреспонденция, адресованная руководителям служб и структурных подразделений, передается непосредственно адресатам.

2.6. На поступивший документ в правом нижнем углу на первой странице ставится регистрационный номер и дата поступления. Отметка о поступлении документа проставляется также на всех приложениях к документу, в том случае если исполнители будут работать только с приложением. Также на всех поступивших документах обязательно указывается срок исполнения документа, отметка об исполнении и направлении его в дело.

Для документов, поставленных на контроль, в правом верхнем углу первого листа проставляется буква К.

2.7. Документы, поступающие в колледж, регистрируются один раз, в день поступления, в журналах регистрации входящих документов (Приложение 2), регистрации телефонограмм (Приложение 3).

2.8. При регистрации служебной корреспонденции проводится поиск на наличие:

- повтора регистрации одного и того же документа;

- документов, зарегистрированных ранее по данной теме;

- ответа на запрос колледжа.

При положительном результате поиска делопроизводитель (при наличии документа в текущем архиве колледжа) обязан приложить указанные документы и передать для рассмотрения директору колледжа. Вновь поступивший документ подлежит регистрации в соответствии с п. 2.6 Инструкции.

2.9. Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой «лично» и другие нерегистрируемые документы передаются по назначению, как правило, в день их поступления.

2.10. Документы, адресованные колледжу, поступившие, минуя канцелярию, в структурные подразделения, в обязательном порядке передаются в канцелярию для регистрации.

2.11. Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях колледжа, получают зарегистрированную корреспонденцию под роспись в журнале регистрации входящей корреспонденции.

2.12. Передача документов от одного исполнителя к другому осуществляется по согласованию с директором колледжа  через канцелярию, с отметкой о движении документа в журнале регистрации входящей корреспонденции, где производят переадресацию документов.

 

БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

       3.1.Документы колледжа должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

       Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

       Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

       Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

       20 мм – левое;

       10 мм – правое;

       20 мм – верхнее;

       20 мм – нижнее.

3.2. В колледже применяются следующие бланки:

       - бланк письма (Приложение 4);

       - общий бланк (Приложение 5)

       - бланк конкретного вида документа (приказ) (Приложение 6).

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой и продольный.

3.3. Бланки документов должны использоваться строго по назначению, и без соответствующего разрешения директора не могут передаваться другим организациям и лицам.